Doküman yönetimi ve iş akış ve süreç yönetimi tek bir platformda olmalı
Dijital Yazılım Genel Müdürü Hakan Kaçar’a göre de bilgi ve doküman yönetim sistemlerinde, iş akışı ve süreç yönetimi modülü olmazsa olmaz özelliklerden biri olarak karşımıza çıkıyor. Doküman yönetimi ile kurumların kendi iş uygulamalarının mutlaka bütünleştirilmesi ve birlikte çalışabiliyor olması gerektiğini vurgulayan Kaçar, “Tabi ki burada doküman ve süreç yönetim sistemlerinin içerisinde standartlara uygun API, XML, Java ve .NET kütüphanelerinin de bulunması gerekiyor, aksi halde her bir bütünleştirme için ayrıca bir modül eklemek, modül geliştirmek kurumların proje bütçelerini artırıyor.
Özellikle kurumların kendi süreçlerini kendilerinin oluşturabilecekleri, çok hızlı şekilde süreçlerini çizip sisteme aktarabilecekleri, iş modellerini sisteme tanımladıktan sonra da kurumların kendi süreçlerine müdahale edip gerektiğinde değiştirebilmesi gerekiyor” diye konuştu.
Doküman yönetimi yazılımları her kuruma özel süreci tanımlayabilmeli
EES Genel Müdürü Haluk Safi’ye göre de kurumsallaşmanın en önemli destekçilerinden birisi olan iş akışı yönetim sistemini, ülke olarak henüz keşfedememiş ve kurumlarımıza bütünleştirememiş durumdayız. Doküman yönetimi yazılımlarının her kurum için o kuruma özel iş akışı ve süreçleri tanımlayabilecek yapıya sahip olması gerektiğini vurgulayan Safi, şöyle konuştu: “Özellikle kurumlar büyüdükçe ve süreçler daha belirginleştikçe bu yapılar çok daha önem arz ederler. Hem kurumsal yapının sistem içinde doğru tasarlanması, hem de gerektiğinde bu yapı içindeki değişikliklerin kolaylıkla doküman yönetimi içinde yapılandırılabilmesi gerekir. Kurumdaki tüm çalışanların bulundukları konuma bağlı süreçlerin de doküman yönetiminde tanımlanması gerekir. Kurumdaki fiziksel iş akışının elektronik ortamda da kurulması ve eskisinden farklı olarak kurum içinde koşturarak değil, masa başında işleri sonuçlandırabileceğimiz bir yapı kurulmalıdır. Tabi burada en önemlisi sistemin her yeni duruma göre şekillenebilmesi, yani esnek bir yapıya sahip olmasıdır.”
Kurumlar açısında gelinen noktada artık kurumların iş çözümlerinin ortak bir platform üzerinde yer almasının bir zorunluluk haline geldiğine işaret eden e-Güven Genel Müdürü Can Orhun da, süreçler ve doküman yönetim sistemindeki ilişkiyi şöyle değerlendirdi: “Her bir uygulama kendi süreçlerini geliştirirken bunu yaygın iş uygulamaları bütünleştirilme kapsamında da değerlendirmek zorunda. Günümüzdeki gibi hızlı ve optimum iş sürekliliğinin çok kritik olduğu bir dönemde tüm iş uygulamalarının özellikle karar mekanizmalarını harekete geçirmek için bütünleşik olarak çalışması gerekiyor.”
Geleneksel sistemlerde, doküman yapısının iş uygulamaları ile bütünleştirilmesi kronik bir soruna dönüştüğüne dikkat çeken Turkcell Global Bilgi İç Denetim ve Bilgi Güvenliği Müdürü Temel Tokgöz de, dokümanların güncellenme hızının iş süreçlerinde de değişimi gerekli kıldığını hatırlattı. Bu tarz dinamik veya doküman ihtiyacı çok büyük olan kurumların çareyi kendi ihtiyaçlarına göre şekillendirebilecekleri, standartların tüm ihtiyaçlarına uygun olarak hazırlanan, bilgiye erişimi, kullanılabilirliği ve güncel tutmayı kolaylaştıran hazır paket uygulamalar satın alıp kullanmakta gördüğünü ifade eden Tokgöz, “Bu tarz uygulamalar kullanıcıların ihtiyaçlarına göre rahatça ekillendirilebildiğinden her türden, her büyüklükte
ve sektördeki kuruma uygundur ve gün geçtikçe daha fazla ilgi görmekte” şeklinde konuştu.
Dokümanların yapısal biçimde sorgulanabilir olması önemli
Kurum hafızasının en büyük kaynağının kuruma gelen ve kurum içi üretilen dokümanlar olduğunu belirten Moreum Satış Temsilcisi Alp İnceiplik, dokümanların yapısal olmayan veri olduğundan doğru yönetilemezse ulaşılamaz bir hale dönüştüğüne dikkat çekti. İnceiplik şu değerlendirmelerde bulundu: “Doküman yönetim sistemlerinin bilgi güvenliği, rahat paylaşım sağlama gibi temel fonksiyonlarının yanında asıl fonksiyonu dokümanları yapısal bir şekilde sorgulanabilir kılmaktır. Tek bir uygulamanın, işlere temel teşkil edecek tüm veriyi sağlaması çok nadir görülen bir durumdur. Kurumların temel iş uygulamalarının verisine temel teşkil eden bilgiler çoğunlukla kurum dışından gelen e-posta, fakslar ya da kurumda üretilen belgelerde bulunur. Temel iş uygulamasında bir işi tamamlamak için çoğunlukla ilgili belgeye ulaşmak için büyük bir emek ve zaman harcanır. İş uygulamasının içinden doğrudan bu verilere ulaşabilmek, işlemleri basitleştirir ve zaman kazandırır. En ideal hali iş uygulamasının içerisinde ilgili belgeleri görecek şekilde tam bütünleştirme sağlanmasıdır. İş uygulamalarının bir kısmı tam bütünleştirmeye açık olsa da hepsinde bu olanak yoktur. Bu nedenle çoğunlukla doküman yönetim sistemine ait bir web servisi çağırmak ya da doğrudan doküman yönetim sisteminin kullanıcı tarafındaki uygulamaya parametre geçerek çağırmak suretiyle belgeler doküman yönetim sisteminin içerisinde görüntülenir. Bu da çoğunlukla ihtiyaca cevap verir.”
Öncelik analiz çalışmasının
İş akış ve süreç yönetiminin doküman yönetimi ile birlikte hareket etmesi önemini tekrarlayan Arşivist Dizayn Genel Müdür Yardımcısı Seval Tokay şu değerlendirmelerde bulundu: “Kurumların süreçlerini esnek ve servis tabanlı olarak tasarlayabilmeleri ve bu servisleri diğer uygulamalar ile bütünleştirilmeleri önem kazanıyor. Kurumlarda yaptığımız ilk çalışmalar doküman ve bilgilerin kurum bünyesindeki iş uygulamaları ile nasıl bütünleştirileceği konusunda öncelikle bir analiz çalışması oluyor. Bu analiz çalışmasının sonucunda ortaya çıkan ihtiyaçlar ile birlikte doküman yönetiminin kurumların bünyesinde kullanılan uygulamalar ile etkileşim içerisinde, servis tabanlı mimari ile bütünleştiriliyor.”
