ONAY SÜREÇLERİ DİJİTALLE EVRİLİYOR
Pandemi, birçok sektörde birçok iş yükünü eve çekti. Uzaktan çalışma konusunda birçok kural ve sektör spesifik regülasyon var ve finans, telekom, sigorta gibi sektörler de burada ilk akla gelenler. Ama pandemi, regülasyonları bu sektörlerin dışına çıkardı, tüm sektörlerde düzenlemelere uyumun yanında iş süreçlerinde yepyeni alışkanlıkların belirlenmesini gerekli hale getirdi. Bazı sektörler bütünüyle evden çalışabilir, bazıları ev ve ofis arsında hibrit modeller benimserken, bazı sektörler ve bazı iş grupları ise ofiste olmak durumuna. Bu da onay süreçlerinde bütünselliği, dijitale ve mobile aktarımla güvenli bir işleyişi gerekli kılıyor. Konu kurumsal onay süreçlerinin tüm bu yeni iş yapış modellerine uygunluğu olduğunda, kesintisiz bağlantı sadece finans veya telekom için değil tüm sektörler için kritik ve tüm iş süreçlerinin bu yeni iş yapış biçimlerine aktarılması da yeni yol haritalarının oluşturulmasını gerekli kılıyor. Yani iş sürecinde bir başlığın onay süreçlerini dijitale aldıysanız bile bu sürece herkesin, en azından yetkilendirilmiş kişilerin kesintisiz ve güvenli biçimde ulaşabildiğinden emin olmanız da şart.
Doğru departmanda doğru çalışana doğru yetki
Ofiste fiziksel onay süreçlerinin ne kadar zaman aldığını görmek için pandemi etkisiyle evlere çekilmek, işleri de eve almak gerekti. Aradan geçen 1 yılda dijital onay için belirlenen süreçlerinin otomatize edilmesinin sağladığı kontrol, şeffaflık ise net biçimde görüldü ve kurumsal iş birimlerinin de tercihi olan bir hıza ulaşıldı. Onay süreçlerinde hazır şablonları kullanarak onay süreçleri için yeni iş akışlarını kolayca oluşturmak mümkün. Bu da belirttiğimiz gibi hız demek. Onay başlıklarından birinde iş akışını dijital merkezli tasarlamak departman veya çalışan bazlı süreçleri dijitale taşımak sektörel düzenlemelere ve kurumsal iş prosedürlerine uyumu gerekli kılıyor. Oluşturulan dijital onay süreçlerinin her birinde gerekli zamanlarda değişiklik, güncelleme veya entegrasyon sağlayabilmek ise otomatize onay mimarisinin temeli. Onay süreçlerinin otomatize edilmesi her yetkili kişinin adımlarının takip edilebilirliğini artırıyor. Bu da kurumsal denetim süreçlerinde önemli bir kolaylık ve hesap verebilirlik demek. Ayrıca, sadece ilgili süreçte görev alan kişileri doğru ve net belirleyerek onlara doküman onayı erişimi sunmak da kurum bütününde güvenlik mimarisini daha da geliştirme imkanı demek.
Onay süreçlerinde hibrit etkileşim
Karmaşık onay süreçlerinde ise doğru yetkilendirme ekstra bir öneme sahip. Farklı seviyelerdeki onay süreçlerinin takibi, yetkili farklı kullanıcıların takibi gibi adımlar da otomatize onay süreçlerinde işi kolaylaştırıyor. Bu yapıda ister sürükle-bırak olarak, ister otomatize olarak inşa edilebilen onay süreçleri hem iş sürekliliğini sağlıyor hem veri güvenliğini… Departman ve iş bazlı dijital onay süreçlerini belirleyip bunlara uygun altyapıyı kurgulamak, bir iş akış haritası oluşturmak ve çalışanlar için kullanımı kolay bir mimariyi tercih etmek, tüm bu adımlarda yetkilendirmeleri her zaman gözeterek ilerlemek kritik.
Pandemi ile eve çekilen kurumsal onay süreçleri, kurumsal olduğu kadar çalışan adına da çeviklik demek. Geçen son 1 yılda birçok şirket ya dijital ve iş stratejisini buluşturdu ya da bu yolda çalışmalar yapma çabasında. İşverenler çalışanlara evden çalışabilmeleri için bir dizüstü bilgisayardan daha fazlasını sunmaları, iş süreçlerinin devamlılığı için onay ekseninde birçok başlığı da göz önüne almaları gerektiğini biliyorlar. Bu yolda bazı şirketler yeni uygulamaları edinip var olan sistemleri ile entegre etti, bazıları var olan onay mekanizmalarının kapsamını genişletti. Çalışanların da tüm bu süreçler konusunda departman bazında bilgilendirildiği görülürken, genel kanı da hibit çalışma modelinin ‘yeni normal’ olarak hayatımızda yerini güçlendireceği. Bu nedenle dijital onay mekanizmalarını doğru oluşturmanın geçici değil sürekliliği olan kritik bir adım olduğu aşikar.
