Kanunlar yönlendirici rol üstleniyor

Son iki yıldır bilgi ve doküman yönetimi alanında göze çarpan en önemli gelişme, şirketlerin ve kurumların bilgiyi diğer paydaşlarıyla elektronik ortamda paylaşmaya dönük uygulamalara yönelmesi oldu. Daha önceki yıllarda bilgi ve doküman yönetimi, kurumun kendi iç işleyişini verimli kılmak, geliştirmek amacıyla yapılan uygulamalarla sınırlı kalıyordu. Son yıllarda ise şirketler özellikle internet kullanımının daha da gelişmesi sonucu, bilgiyi hem müşterileriyle, hem de tedarikçileriyle daha hızlı paylaşabileceği ortamlar oluşturmaya çalışıyor.
Bilgi ve doküman yönetimi yazılımlarının günümüzde kurumlar için ihtiyaç olduğunun daha da belirgin hale geldiğini ifade eden Aksis Satış ve Pazarlama Koordinatörü Burak Müjdeci, “Kurumların kriz sonrası daha da yoğunlaştığı bir başlık olan verimlilik ve maliyetlerin azaltılması konuları için bilgi ve belge yönetiminin ne kadar önemli bir bileşen olduğu fark edilmiştir. Kurumlar artık tüm dokümanlarını elektronik ortamda tek bir kurumsal içerik yönetim platformu üzerinde arşivleyerek, paylaşarak ve tek bir tuşla hızlı bir şekilde erişip yönetmeye başladı. Kurumlar artık günlük sorunlarını çözecek çözümler yerine, uzun vadeli büyük ölçekli yapıları yönetecek ve uzun yıllar tüm ihtiyaçlarını karşılayacak çözümlere yönelmektedir” şeklinde konuştu.
“Üretilmiş bilgi gerektiği anda ulaşılabildiği ölçüde vardır” diyen Arşivist & Dizayn Genel Müdür Yardımcısı Seval Tokay, konu hakkında şunları söyledi:
“Üretilen her bilgi ve doküman kurum için önem arz etmeyebilir. Doğru bilgilere ulaşabilmek gereksiz bilgilerden arındırılmış ve yönetilebilen sistemlerle mümkündür. Bilgi ve doküman yönetimi konusunda genel kanı belgelerin elektronik hale getirilmesi ile sınırlı maalesef. Ancak sadece elektronik belge üretmek veya belgeleri tarayarak sayısallaştırmak fiziksel arşivlerde karşımıza çıkan düzensizliğin elektronik ortama taşınması anlamına gelir. Son gelişmelerle bilgi ve doküman yönetim sistemi iş akış, içerik yönetim sisteminden ayrı düşünülmemektedir.”
“Gün gelecek tüm işler internet üzerinde olacak”
Portal projelerinin bir hayli arttığını belirten BBS Genel Müdürü Bekir Alp Sayın, “Tabii iş dünyasında bilgi ve doküman yönetimini gerçekleştiren uygulamalar arttıkça, elektronik ortam özellikle de internet ortamı bu uygulamaların oturduğu ortam olunca yasal düzenlemeler de arkasından geliyor. Bildiğimiz gibi Elektronik İmza Yasası yürürlüğe gireli epey bir zaman oldu. Şimdi TBMM’nde görüşülen Ticaret Kanunu içinde elektronik ortamda yürütülen görüşmelerin, haberleşmelerin belge sayılmasına yönelik çalışmalar var. Bugün Avrupa’da birçok ülkede e-posta haberleşmesi ticari anlaşma ya da anlaşmazlık süreçlerinde yasal belge olarak kabul ediliyor. Türkiye’de de bu uygulamaların yasal hale getirilmesi için çalışılıyor” dedi.
Bilişim Pazarlama ve Satış Müdürü İ. İlker Tabak ise bu konu hakkında şöyle konuştu:
“Belge Yönetim Sistemlerinin-BYS sağladığı yararların farkında olan kişiler, dolayısıyla kurumlar, bu sistemlerin kurumsal getirilerinin önemini fark etmişlerdir. Bu farkındalık ile yatırımlarını zamanında yaparak sistemlerini uygulamaya almışlardır. BYS’nin getirilerini ve e-Devlete dönüşümdeki önemini kavrayan kamu kurumları da, Temmuz 2008’de yayımlanan Başbakanlık Genelgesi’nin de zorlamasıyla, BYS edinme sürecine girmiştir. Kendiliğinden yararlı bir iş yapmak, kurumsal verimlilik elde etmek üzere atılım yapmak için öncelik kullanmaktan çekinen kurumlar, bunun nedeni olarak başarısız çözümleri öne sürmektedir. Ancak, Genelge kurumları BYS kullanmaya zorlamaktadır. Hem de, Temmuz 2010’a kadar.”

Kullanıcı merkezli yaklaşım

Bilgi ve doküman yönetim çözümlerinde, sistem ve teknolojiyi ön plana çıkaran BT merkezli yaklaşımdan, kullanıcı deneyimine öncelik veren kullanıcı merkezli yaklaşıma doğru bir geçiş yaşanıyor. Adobe Systems Akdeniz Ülkeleri Kurumsal Satış Müdürü Evren Arın
Bu konuda şunları söyledi:
“Kullanıcılar, sosyal paylaşım ağlarında, e-alışveriş sitelerinde, haber ve eğlence portallarında karşılaşıp alıştıkları zengin deneyimi ve kullanım kolaylığını, artık kurumsal uygulamalardan da bekliyor. Bu dönüşüm, büyük ölçüde zengin internet uygulamalarının kurumsal bilgi sistemlerine uyum sağlaması ile gerçekleşiyor. Yönetilen içeriğin kendisi için de benzer bir dönüşüm söz konusu. Yeni nesil dokümanlar, artık metin ve resimden ibaret olan kâğıt metaforunun ötesine geçerek, video, ses, etkileşimli formlar, mühendislik çizimleri, haritalar ve XML veri barındırabiliyor. Bu tip zengin dokümanlar, sigorta, sağlık, üretim, yayıncılık, savunma gibi pek çok farklı alanda şimdiden kullanım alanı buluyor. Yeni nesil bilgi ve doküman yönetimi anlayışında sadece kullanıcıların değil, BT personelinin üretkenliği de önemli.”

BPM ve doküman yönetimi

BPM şirket etkinliğini ve müşteri ilişkilerini geliştirmek için, iş süreçlerini/iş akışlarını aydınlatmak, yaratmak, icra etmek, belgelendirmek ve kontrol etmek için gereken disiplin edilmiş bir yaklaşımı. Günümüzde birçok şirketin kendi iş süreçlerini dokümanlarla kontrol ettiğini belirten Algorizma İş Yönetim Sistemleri  İş Geliştirme Sorumlusu Mehmet Arif Bay, “Şirketlerin amacı bu dokümanlarla eski bilgilere ulaşmak değil, potansiyel etkinsizliği ve yapısal bozuklukları ortadan kaldırmaktır. Yapılan araştırmalara göre geleneksel doküman yönetimlerinde gerçekleştirilen dokümantasyon uygulamalarında şirket çalışanları zamanlarının büyük bir kısmını bu dokümanları aramakla geçiriyorlar. Ayrıca bu dokümanların yüzde 7,5’i kayboluyor. Kaybolan bu dokümanların ise şirkete verdiği zararın telafisi bazen imkânsız olmaktadır” dedi.

Büyük balık devri kapandı

Artık her kurum ve kuruluş, en değerli yatırımın, bilgi ve dokümanlarını verimli bir şekilde yönetmek ve en doğru ve güncel bilgiye en kısa zamanda ulaşmak olduğunu kavramış durumda. Ortak bir kurum hafızası oluşturmak ve kurumun arşivinde bulunan bir dokümana saniyeler içerisinde ulaşabilmek kurumlara çok büyük değerler kattığını ifade eden Birikim Otomasyon Sistemleri Satış Yöneticisi Aysel Çetintaş Tezcan, “Dolayısıyla başta finans sektörü olmak üzere, Sigortacılık, Sağlık, İlaç, Enerji, Üretim ve Telekomünikasyon gibi birçok sektörde de bu sistemlerin kullanımı artmaktadır. Günümüzde büyük balıkların devri kapanmış, ancak hızlı balıkların varlığını sürdüreceğinden bahsedilir olmuştur. Zamanını iyi kullanan, müşterilerine en hızlı ve en doğru dönüşü sağlayan şirketler kalıcı olacaklardır” diye konuştu.