Smartmind uzmanlığı ile raporlama süreçlerinde devrim! 

Eczacıbaşı Yapı Ürünleri bünyesinde Smartmind işbirliğinin devamı olarak HANA üzerinde gerçekleştirilen Microstrategy Projesi, raporlama süreçlerinde kolaylığı ve etkinliği beraberinde getirdi.

Eczacıbaşı Yapı Ürünleri’nin Smartmind ile işbirliği 2020 yılına, raporlama odaklı yetkin çözüm arayışlarına dayanıyor. Eczacıbaşı Yapı Ürünleri, dijital dönüşüm yolculuğunda 2019 yılında önemli bir adım atarak S4/HANA projesi için kolları sıvadı. Bu proje, Eczacıbaşı Yapı Ürünleri için sistemsel bir değişimden çok daha fazlası oldu. Eczacıbaşı Yapı Gereçleri Proje Müdürü Buket Akçetin Uğur’un tabiriyle aynı zamanda stratejik bir dönüşüm projesi için adımlar atıldı. “Önümüzdeki yılların grup stratejilerini oluştururken neleri iyi yapıyoruz, nelere devam etmeliyiz, hangi konularda iş yapış tarzımızı değiştirmeliyiz, hangi süreçlerimizi iyileştirmeliyiz gibi sorulara verdiğimiz yanıtlarla yol haritalarımızı belirledik” detayını paylaşan Uğur, böylece yatırım rotasının netlik kazandığını vurguladı. 2019 yılının sonunda modül çalışmalarına başlanan noktada, ulaşılmak istenen çıktıları da göz önünde bulundurarak raporlama tasarım çalışmaları için düğmeye basıldı. Böylece Smartmind ile yollarının kesiştiği bilgisini veren Uğur, şu detayları paylaştı: “Smartmind`ın sunduğu çözüm önerileri, yaklaşım tarzı ve ekip yapılanması ile beklentilerimiz örtüştü, enerjimiz uydu ve beraber yoğun şekilde çalışmaya başladık. 2020 yılından bu yana da işbirliğimiz devam ediyor.”

Mimari yetkinlik, kurumsal sahiplenme ile buluştu  

Raporlama odaklı yatırım için net planların ortaya konulmasının paralelinde, 2012 yılından beri aktif olarak kullanılan Microstrategy`nin kapsamı genişletilerek kurumsal yapıda etkinliği artırıldı. Kullanıcı dostu, pratik ve hızlı bir araç olması nedeniyle genel raporlama yapısının belkemiği olarak konumlandırıldı. Buket Akçetin Uğur, raporlama mimarisinin güçlendirilmesi odaklı süreci şöyle anlattı:

“S4 modül çalışmaları paralelinde, Vitramax projemizde görev alan arkadaşlarımızla beraber, ihtiyaç duyulan raporların ana listelerini oluşturduktan sonra kavramsal ve teknik tasarım çalışmalarımızı başlattık. Bu süreçlerin tamamını iş birimlerimizle beraber yürüttük ve çıktılarımızın testlerini yine iş birimindeki arkadaşlarımızın yapmasını sağladık. Bu sayede rapor sahipliğini güçlendirip, MSTR kullanımını yaygınlaştırmayı hedefledik.”

Birçok veri aynı çatı altında!

Smartmind ve Eczacıbaşı Yapı Ürünleri işbirliğinde gelinen noktada SAP HANA verileri alınıp Microstrategy ile son kullanıcılara ulaştırılıyor. Ama dahası da var… Sadece S4 Hana modül verileri değil, aynı zamanda non-SAP sistemlerin de entegrasyonu sağlandı. “Böylece birçok veriyi aynı çatı altında birleştirdik” vurgusunu yapan Buket Akçetin Uğur, bu sayede veriye merkezi, tekil bir platform üzerinden erişim sağlayarak, standartlaştırılmış rapor katalogları oluşturduklarının altını çizdi. Bu amaçla,

kullanıcının veri ambarı olarak kullanabildiği ve analizlerine detay çıktı sağlayan, self servis olarak adlandırılan raporlar, her gün otomatik gönderimi gerçekleştirilen ve sistemde altyapısına ulaşılarak analiz yapılabilen özet tablo şeklinde çıktılar ve stratejik yönetim kararlarına baz olacak dashboard’lar hazırlandı.

Yola çıkarken hedef; Eczacıbaşı Yapı Gereçleri raporlarının optimizasyonuyla daha etkili ve verimli bir raporlama sistemi kurmak, farklı kaynak sistemlerin verilerini tek bir ortamda konsolide edebilmekti. Modüller üzerinde daha önceden yapılmış olan birçok ‘standart dışı’ raporlar devre dışı bırakilarak, MSTR´de daha yalın ve standart bir yapılanmaya ulaşıldı.

Veri oluşturmak pratik hale geldi

Yatırımda bu başarılı sonuçların hızlı biçimde elde edilmesinde kullanıcıların, yani şirket çalışanlarının bilgilendirilmesi de önemli bir paya sahip oldu. Grupta yurtiçi ve yurtdışı kullanıcılara yönelik birçok eğitim seansı düzenlendi. Ek soruların olması durumunda kullanıcılarla her zaman bir araya gelerek çalışmalara devam ediliyor. Kullanıcı dostu ve pratik bir araç olan MSTR, yurtiçinde ve yurtdışında kullanımda, çalışanların olumlu geri dönüşleri paralelinde hızlı bir yayılım sergiledi. Gelinen noktada, Buket Akçetin Uğur, S4 modülleri ve MSTR raporlamasını aynı anda canlıya geçirdikleri için iyileştirme çalışmalarının da devam ettiğine işaret etti. Yani geliştirmeler yapılıyor, yeni taleplerin alınmasına devam ediliyor, yatırım sürecinde süreklilik hakim oluyor. Tüm bu çalışmaların ışığında, “Önümüzdeki dönemde hayatımıza yeni dashboard’lar da girecek. Altyapısal geliştirme çalışmalarımız sürecek” vurgusunu yapan Uğur, hedeflerini ve raporlamada ulaştıkları noktayı şöyle anlattı:

“Hedefimiz; iş birimlerimizin sistemden aldıkları faydayı mümkün olduğunca yükselterek, veri oluşturmak için harcadıkları zamandan tasarruf etmelerini sağlamak, bu sayede verimliliklerini arttırmak. MSTR kullanımı ile beraber grup raporlamasında yepyeni bir yapıya geçmiş olduk. Eskiden açılması 20-25 dakika süren raporlara 1-2 saniye içinde erişim sağlanabiliyor, hazırlaması saatlerce sürebilecek veriler birkaç dakika içinde oluşturabiliyor. Farklı kaynaklardan gelen ve uzun zaman harcanarak birleştirilen veriler, tek bir model çatısı altında toplanıp tablolara, grafiklere dönüştürülebiliyor. Dolayısıyla burada oldukça güçlü bir yapı oluşturduk. Bazı alışkanlıkların bırakılması ve yeni yapıya adaptasyon, elbette bazı birimler için biraz daha zaman alacaktır; ama çıtamız yüksek ve hedeflediğimiz noktaya da hızla ilerliyoruz. Yapımızı tüm grubun kullanacağı şekilde oluşturduk. Henüz S4 kapsamında olmayan şirketlerimizin verilerini de entegre ettik. Aktif olarak S4’da bulunan tüm şirketlerimiz aynı mimariden besleniyor. Elde ettiğimiz bu başarı ve olumlu sonuçlar ışığında, 2020`den beri olduğu gibi 2022`de de Smartmind ile işbirliğimiz sürecek. Planladığımız farklı modeller var. Bu modelleri hayata geçirmek için yine aynı şekilde omuz omuza çalışmaya devam edeceğiz.”