Mektup Sepeti Projesi ile küçük işletmeler daha kolay müşterilerine ulaşacak

PTT Grup Başmühendisi Settar Ulu, Birleşik Posta Sistemleri’ni, müşteriye sundukları hizmet kalitesini ve Mektup Sepeti Projesi’nin nasıl doğduğunu anlattı. Birleşik Posta Sistemleri’nin yürütülmesinden sorumlu olduğunu söyleyen Settar Ulu, Birleşik Posta Sistemi’nin kurumun bünyesindeki; İstanbul, Ankara, İzmir, Mersin ve Erzurum illerinde bulunan baskı merkezlerinde, 2010 yılından beri baskı hizmeti veren bir sistem olduğunu kaydetti. Ulu, “Baskı sistemimiz; tam renk baskı yapabilen 7 adet baskı makinesi, farklı kategorilerde baskı yapabilen 14 farklı zarflama sisteminden oluşmakta. Kapasitemiz; yaklaşık günlük 2,5 milyon adet. Aylık da tam vardiya olarak çalıştığında, 60-70 milyon adet üretim yapabiliyoruz. Şu an kapasitemiz ise yüzde 20 civarında. Bizim 5 farklı ilde baskı merkezi kurmamızın sebebi; sadece farklı illerde baskı yapabilmek değil, gönderilerin taşıma ve ayrım sürelerinden tasarruf edebilmekti. Bu tasarruf da tabii ki müşteriye hizmet kalitesi olarak dönmekte” dedi.

Önce donanım altyapısı kuruldu
Settar Ulu, bugüne kadar Birleşik Posta Baskı Sistemi’nde; bankacılık ve iletişim sektörlerinden, kamu kurumlarından, sivil toplum kuruluşlarından müşterilerle çalıştıklarını dile getirerek hem ulusal hem de yerel çapta, ürünlerini müşterilerine tanıtmak ve dağıtmak isteyen müşterilere hizmet verdiklerini belirtti.  2010 yılından bu yana, baskı adetlerinin 370 milyona ulaştığını söyleyen Ulu, sözlerine şöyle devam etti: “Peki bu ihtiyaç nereden doğdu? PTT zaten e-Dönüşüm Projesi’nde görev almış, bu konuda projeler gerçekleştirmiş bir kurum. Birleşik Posta müşterilerimizin farklı talepleri önümüze bir fırsat açmış oldu ve bunun da karşılanması için mevcut altyapımızın da buna uyumlu olması sebebiyle, projeler ortaya çıkması zorunluluğu geldi. Bunlardan bir tanesi de; Mektup Sepeti Projesi… Bu proje; Birleşik Posta için tam uygun olmayan müşteriler için hazırlandı: Birleşik Posta Sistemi içinde günlük 2,5 milyon baskı yapılabilen bir sistemde; 500’lük, 100’lük, 250 bin adetlik talepleri karşılamak malumunuz ki verimli bir durum değil ama kurum olarak biz bunu bir görev addettik. Müşterilerilerimize cevap verebilmek için böyle bir sistem ortaya koyduk. Çünkü özel günlerinde davetiye vermek isteyen müşterilerimiz vardı; sünnet, düğün için bize sürekli talepler geliyordu. Sivil toplum kuruluşlarından da çok fazla talep vardı. Dolayısıyla tüm bunlara cevap verme ihtiyacı duyduk. Amacımız; yerel hizmet veren, ürünlerini daha geniş kitlelere tanıtmak isteyen özel, tüzel kurumların, kuruluşların, şirketlerin ve işletmelerin ihtiyaçlarına cevap vermekti. İlk başta; İstanbul, Ankara ve İzmir Baskı Merkezleri’nin hizmet verebilir hale getirilmesi planlandı. İlk yapılan şey donanım altyapısının kurulmasıydı. Donanım altyapısını kurabilmek için de mevcut yüksek kapasiteli makine parkına düşük baskı yapabilen, verimli çalışabilen makine ilave ettik. En büyük eksiğimiz; ofset baskı ihtiyacını dışarıdan sağlıyor olmamız. Bunu da kendi bünyemizde yapabilmemiz gerekiyor. Bu projeye mektupsepeti.gov.tr adresi üzerinden ulaşılabilecek. Müşteriler ekrandan ister bir tane, ister on tane, belli bir veri yükleyerek istedikleri görselleri kendileri oluşturabilecekler. İsterlerse biz hazır görsel de sunuyoruz. Sistemden müşterimize beyaz sayfa veriyoruz; istediği gibi resim de koyabiliyor yazı da yazabiliyor. Bunu her gün baskı merkezlerine yönlendirip, bastırıyoruz, zarflıyoruz. İster standart zarflarla, istenirse özel zarflarla olabiliyor. İçine ‘insert’ şeklinde tanıtım broşürü de konabilir. Son olarak da; hazırlanan gönderiler için tercih edilen gönderi tipine ve tercih edilen süreye göre, müşteri  sistem üzerinden “bir hafta sonra postaya ver” de diyebiliyor. 7×24 yurtiçinden, yurtdışından istenildiği an kullanıp gönderi oluşturabilecek bu sistemle, mektup göndermek için postaneye gitmeye gerek de kalmayacak. Şirketler; tek tek gönderi hazırlamak için harcanan emek ve çabadan, ayrıca personel giderlerinden kurtulmuş olacak. Küçük işletmeler daha kolay müşterilerine ulaşabilecek. Sivil toplum kuruluşları seslerini daha fazla ve daha geniş kitlelere duyurabilecekler. Sadece internet üzerinden işlem yapmak yetecek.”