Dikkat e-posta çıkabilir!!!
Trafik ağır da olsa ilerliyordu. Yanındaki aracın sürücüsü trafikten çok elindeki akıllı telefon ile meşguldü. Sürücünün sabah işine giderken e-postalarını yanıtladığını düşündü. Çok geçmeden beklenen oldu. Sürücü gözlerini ekranından ancak öndeki aracın tamponuna vurması ile çıkan gürültü ve sarsıntı ile ayırabildi.
Bu minik kaza onu 1983 yıllarına geri götürdü. E-posta, TCP/IP kullanımının 1983 yılında yaygınlaşmaya başlamasının sonra 90’lı yılların ortasında Hotmail ve Yahoo’nun ücretsiz e-posta hizmetlerini vermesi ve ardından da mobil iletişimle tartışmasız en fazla kullanılan uygulama programı olmuştu. Kurumsal şirketler dâhil toplantılarda katılımcılar diz üstü veya tablet bilgisayarlarından veya akıllı telefonlarından e-postalarını kontrol ediyorlar, toplantı konusundan çok e-postalara odaklanılıyordu. İnsanla yürürken, trafikte, yemekte, eğlencede patronundan, müşterisinden veya arkadaşından gelen e-postayı en hızlı yanıtlamanın peşindeydi. Böylelikle çalışma günleri hafta sonu ve tatiller dâhil uzamış çalışma saatleri ise hemen hemen 24 saat olmuş hatta bazı şirketlerde gecenin geç saatlerinde veya sabaha karşı e-posta yollayanlar performansı yüksek çalışanlar olarak kabul edilmeye başlanmıştı.
Yazarımız, hayatımıza bu denli giren direksiyon başında bile yazdığımız e-postalarda ne gibi iletişim kazaları yapıyoruz diye düşündü. Altın veya gümüş kurallar yoktu ancak uygulandığında iletişimi güçlendirecek bazı püf noktaları vardı. Onları okurları ile paylaşmaya karar verdi;
I. Gönderilen (To) satırına birden fazla isim yazıldığı durumlarda konunun üstlenilmesinde sorun olabilir. Bu nedenle bu satıra birkaç isim yazmak yerine konuyu üstlenmesini beklediğiniz kişinin ismini yazmakta fayda vardır.
II. E-posta mektup gibi fazla kişiye yollanıldığında pul masrafları nedeniyle maliyetlerin arttığı bir ortam değildir. Bu nedenle konuyu paylaşılan isimler için cimri davranılmaması önerilir. Konuyla ilgili olup da isminin o e-postada olmadığın öğrendikten sonra küsen kişilere çok rastlanmıştır. Bununla birlikte ilgili ilgisiz çok kişiyi e-postaya eklemenizde e-posta kirliliği yaratacaktır.
III. Birkaç kez iletilmiş (forward) veya yanıtlanmış (reply all) şirket içi e-postalar uzun olduğu için sonuna kadar okunmadan şirket içi bilgiler hatta önemli finansal ve özel bilgiler içeren e-postaların şirket dışına yollanıldığı çok olmuştur. Çok dikkat edilmesi gerekir, çalışan işinden olabilir.
IV. Yazılı iletişimde mimiklerimiz görülmediği ve ses tonumuz işitilmediği unutmamalıdır. Bu nedenle yazılı iletişimde ifadelerimize sözlü iletişimden çok daha dikkatli olmamız gerekir. Kırıcı olabileceğini düşündüğünüz ifadeleri kullanmaktan sakınılmalıdır.
V. E-postanızın hemen altında isminizin, unvanınızın ve iletişim bilgilerinizin olması iletişimi güçlendiren önemli faktörlerden biridir
VI. E-postalarda bağlı olduğunuz kurumun varsa standart font ve karakter büyüklüğünü kullanmaya özen gösterin.
VII. İstatistiklere göre mesajların yüzde 0,4’ünde ek 2. seferde yollanmaktadır. Eki unutmayı.
VIII. Tatil veya özel günler gibi e-postalarınıza ulaşamadığınız veya ulaşmak istemediğiniz zamanlar için ofis dışınayım (Out of office) otomatik yanıtını set etmeniz ve mümkün olan en kısa zamanda yanıt vereceğinize dair bir notu ilave etmeniz tavsiye edilir.
IX. Mesajlarımızın başındaki hitap ve sonundaki sevgi ve saygı sözcüğü için bir kural olmamakla ve e-postayı yollayacağınız kişi veya kişilere bağlı olmakla birlikte her ikisinin de kullanılması önerilir.
X. E-posta yolladım okusaydı yaklaşımı projemizi, işlerimizi hatta çalışma hayatımızı olumsuz etkilemektedir. Bu nedenle önemli gördüğünüz konularda siz yine de konuşmayı tercih edin.
Yakın gelecekte iletişimimiz nasıl olacak? Onu da gelecek haftalardaki yazılarımıza saklıyoruz.
