HepsiJet, Incorta ve MDSap ile birlikte gerçekleştirdiği “Lojistik Takip Sistemini” başarıyla hayata geçirdi.

Türkiye’nin önde gelen e-ticaret platformlarından Hepsiburada, dağıtım hizmetlerini yine kendi iştiraki olan HepsiJet ile yürütüyor. Türkiye’nin 81 ilindeki 7 operasyon merkezi, 172 sevkiyat noktası ve 16 transfer merkeziyle hizmetlerini sürdüren HepsiJet, dağıtım bölgesini  ve hizmet çeşitlerini her geçen gün büyütüyor. Bu gelişime paralel olarak teknoloji altyapısı konusunda önemli projelere imza atan HepsiJet, lojistik sevkiyat süreçlerinin her aşamasının ölçümlenebilmesi amacıyla Lojistik Takip Projesi’ni hayata geçirdi. Incorta’nın EMEA bölgesindeki distribütörü MDSap, veri toplama, depolama, analiz, görselleştirme ve raporlama için tek bir entegre platform olan Incorta’yı projede uyguladı.

“Lojistik teslimat, süreçlerinin her aşamada ölçülmesi gereken bir alan. Çünkü bir önceki aşamayı çözmezseniz sonraki aşamada problemler çıkıyor. O yüzden de bu KPI’ların ölçülmesi, buna uygun aksiyonlar alınması, bizim için çok önemli. Projemize 2021 yılının Eylül ayında başladık. İş yükünün oldukça yoğunlaştığı ‘Efsane Cuma – Black Friday’ dönemi öncesinde ise projeyi canlıya alarak, bu dönemi başarılı bir şekilde geçirdik” diyen HepsiJet CTO’su Deniz Tosun, projede Incorta çözümlerini neden tercih ettikleri ve MDSap ile oluşturdukları sinerji konusunda ise şu bilgileri verdi:

“Raporlama tarafında kendi geliştirdiğimiz bir aracımız da var ama MDSap ekibi ile tanışınca gördük ki kendi raporlama aracımızım belli limitasyonları var. Bunlar anlık veri işleme, yüksek ölçekli veri işlemede karşılaşılan zorluklar olarak özetlenebilir. Bu yüzden Incorta ile proje yapmaya karar verdik.

Temel hedefimiz Efsane Cuma dönemini hatasız geçirmek, stratejik kararlar almamızı sağlayacak raporlar oluşturmak ve bu raporlara göre anlık aksiyon alarak operasyonumuzu mükemmel bir şekilde tamamlamaktı. 4 haftada böyle bir proje yapabilmek oldukça kıymetliydi. İlk aşamada üst yönetimi hedef alan raporlamalarımız oldu fakat bütün sahayı gözlemleyebildiğimiz, tıkanmaları tespit edebildiğimiz ve uygun müdahaleleri yapabildiğimiz için süreç bütün iş birimleri tarafından otomatik olarak sahiplenildi. Bu başarının ardından sadece üst yönetime değil bütün birimlere yaygınlaştırma kararı aldık. Bu konuda da gayet iyi ilerliyoruz. Incorta’dan 4 hafta gibi kısa bir sürede, hızlı iş yapabilmemiz ve ayrıca sektör dinamiklerine yanıt verebilmesi nedeni ile çok memnun kaldık. Bizim için time to market çok önemli.  Ürünün kendi temel özellikleri ve MDSap yetkinliği nedeni ile de projeden çok memnun olduğumuzu söyleyebilirim. MDSap ekibi iş ihtiyaçlarımızı iyi anladı ve hep beraber tek bir ekip olarak hareket ettik. Incortanın başka özelliklerini de yavaş yavaş kullanıma açacağız. Ekiplerimiz bu sayede Incorta özelinde de uzmanlaşmış oldu. İş hedeflerimizi yakalarken, çalışan mutluluğu anlamında da artış sağladık. Projeden genel anlamda çok mutluyum, çok hızlı ilerlemesi gelecekte yapabileceklerimiz hakkında ayrıca heyecanlanmamıza neden oluyor. İş birimlerine zaten kendi yoğunlukları olduğu için yeni teknolojileri de kullanmaları/denemeleri için tatlı baskılar yapmamız gerekebiliyor ama bu projede özellikle operasyon ekipleri kendileri de ‘Power user’ konumuna geçtikleri ve ürünün özelliklerini gördükleri için ürünü desteklediler. Bu süreçte, operasyon, müşteri yönetimi birimlerinden çok ciddi destek aldığımızı söyleyebilirim.

Bundan sonra amacımız aldığımız çözümü yaygınlaştırmak ve performans metriklerinin artmasını sağlamak. Bu nedenle Incorta’yı sadece operasyonel KPI ölçümü için değil, aynı zamanda şirket içinde geliştirdiğimiz ürün ve teknolojilerin performansını ölçmek ve devreye alım sonrası kritik aşamaları izlemek için kullanıyoruz. OKR yaklaşımına uygun olarak ölç ve yönet stratejimizde ürünü kullanmaya devam edeceğiz.”

HepsiJet ve MDSap ekiplerinin başarısı

MDSap Türkiye Satış Müdürü Aykut Koç ise proje ile ilgili şu bilgileri verdi: “Distribütörü olduğumuz birleşik veri analitiği platformu Incorta sayesinde, özellikle e-ticaret sektöründe yoğun operasyonel faaliyetlerin oluştuğu “Efsane Cuma” kampanya dönemi başarıyla geçildi. HepsiJet ve MDSap ekipleri, 4 haftalık bir süreçte projeyi canlı ortama geçirebilme başarısını gösterdiler. Pandeminin etkisi ile giderek artan e-ticaret hacmi Efsane Cuma gibi özel kampanya dönemlerinde alanında hizmet veren kurumlar açısından çok daha kritik bir seviyeye ulaştı. Incorta’nın çevik bir çalışma ortamı sunması ile birlikte teknik ekiplerin ve iş birimlerinin uyum içerisinde çalışması bu katma değerli projeyi gerçekleştirmemizdeki en önemli etkenlerden biri oldu.”

Proje şu ihtiyaçları çözmek amacıyla hayata geçirildi

• Lojistik hizmetlerinin ve teslimat süreçlerinin karmaşık KPI’larını her aşamada (siparişin başlatılmasından teslimatın tamamlanmasına kadar), her aktöre (teslimat kuryesi, teslimat aracı, teslimat kaynağı ve hedef coğrafi bölge, müşteri, ürün vb.) göre izlemek ve ölçmek,
• Bu operasyonel KPI’lardan dar zaman aralıklarında olarak eyleme geçirilebilir içgörüler sağlayarak, dağıtım ağında tespit edilen sorunların mümkün olan en erken aşamada gerekli düzeltici eylemleri gerçekleştirmek,
• Tahmine dayalı ve düzeltici analitik hizmetleri gerçek zamanlı olarak sağlamak için farklı sistemlerden (finans, e-ticaret, ERP, lojistik takip sistemleri) yüksek hacimli ve frekanslı veri kaynaklarının entegrasyonu,
• Lojistik operasyon ve yönetim ekibine gerçek zamanlıya yakın ve self servis operasyonel analitik yeteneklerin sağlanması.

Elde Edilen Sonuçlar ve Faydalar

• HepsiJet, 4 haftalık çevik bir proje geliştirme süreci sonunda Incorta yolculuğunun birinci adımı olan Kasım kampanyası için gerekli hazırlıkları tamamlayarak ve kampanya süresince kesintisiz izleme altyapısına sahip oldu,
• Gönderilerin teslimat sürelerinde olabilecek tüm sapmaları, risk ve KPI’ları 10 dakikalık güncellenen data set ile anlık izlemeye yakın olarak takip edilmesi sayesinde, müşterilere herhangi bir gönderi problemi yaşatmadan, ön görücü (prescriptive) ve proaktif operasyonel süreçlerin hayata geçirilmesi sağlandı,
• Efsane Cuma gibi yoğun kampanya dönemlerinde dahi lojistik süreçler başarıyla yönetilerek, müşteri memnuniyeti sağlandı
• 4 haftalık proje geliştirme süreci içinde, HepsiJet BT ekipleri de çok hızlı bir şekilde çözümün destek ve geliştirme süreçlerine hakim oldu.

‘Efsane Cuma’lar HepsiJet’in gözünü korkutmuyor!