Bilgi ve doküman yönetiminde ana amaç bilgiye hızlı erişim
Günümüzde kurumların en büyük ihtiyacı aradıkları bilgiye zamanında ulaşabilmek, bilgiyi doğru zamanda ve mekan bağımsız olarak elde edebilmek. İşte bu noktada temel yönetim sistemlerini hayata geçiren kurum ve şirketler, kendilerine bu konuda yardımcı olacak araçlara ihtiyaç duyuyor. Navigator Müşteri Müdürü Nihat Dikçe’ye göre de bilgi ve doküman yönetim sistemleri bu gereksinimi adresleyen en önemli çözümü oluşturuyor. Pek çok kurumun, kağıt ortamında ilerleyen süreçlerini – onay, işbirliği, arşivleme gibi – hem maliyet hem de verimlilik açısından optimize etme arayışı içerisinde olduğuna dikkat çeken Dikçe, kurumlarda sürekli artan doküman yükünün, CRM, ERP gibi temel sistemlerin adresleyemediği tamamlayıcı sistemlere olan ihtiyacı tetiklediğini vurguladı. Bilgiye hızlı erişme isteğinin aynı zamanda bulunulan mekândan bağımsız olmayı da beraberinde getiren bir süreci adreslediğini belirten IBM Türk Kurumsal İçerik Yönetimi Ürün Grubu Satış Yöneticisi Fatih Kayadelen de, “Eğer siz müşteri hizmetleri veya herhangi bir satış organizasyonu olarak, müşterinize anında cevap vermek zorundaysanız, tüm lokasyonlarınızda bulunan dokümanlara ve verilere anında erişebilir olmak zorundasınız. Bu yüzden de, kurumlar bu konuda çok daha fazla esnek olmalı ve son kullanıcı için çözümler üretmesi gerekmeli” diye konuştu.
Fiziksel arşivin yerini elektronik arşiv alıyor
Günümüzde tüm iletişimin elektronik ortamda gerçekleşmesi ve gelen ve giden evrakların çoğunlukla e-postalar üzerinde yürüyor olması kurumları yeni arayışlara itiyor. Bu doğrultuda, fiziksel arşiv ihtiyacının elektronik arşiv çözümleri ile giderildiğini ifade eden Anadolu Bilişim Hizmetleri Ürün Geliştirme ve İş Sistemleri Müdürü Atakan Karaman’a göre de burada önemli nokta dokümanın saklanması, yönetilmesi noktasında en uygun yazılımla birlikte desteklenmesi. Özellikle gelen ve giden evrak sayısı yoğun olan şirketlerin kağıt ortamındaki bilgilerin, daha sonra rahat ulaşabilmek açısından elektronik ortama aktarılmasına gerek duyulduğunu belirten Karaman, “Bu noktada sadece belgenin kaydedilmesi değil, içindeki bilgilerin de bir şablon olarak sistemde saklanması ihtiyacı doğmaktadır. Böylece aramalarda dokümanlara hızlı bir şekilde erişmek kolaylaşırken, söz konusu bilgilerin de yeni belge üretimlerinde kullanımı mümkün hale gelir” değerlendirmesinde bulundu.
Fiziki ortamda bulunan bilgi ve belgelerin fazla sayıda olmasının bu dokümanların bir sistem kullanılmadan yönetilmesini neredeyse olanaksız hale getiriyor. Sigma Genel Müdür Yardımcısı Sırma Ataç da, “Dokümanların elektronik ortamda, güvenli ve sistematik bir şekilde arşivlenmesi; bilgi ve belgelere hızlı ve güvenli ulaşımın sağlanmasını, artan uyumluluk gereksinimlerinin karşılanmasını ve bilgiye erişimde fiziksel belgelere bağımlılığın azaltılmasını sağlamaktadır. Hız, güvenlik ve uyum kriterlerini karşılayabilmek için kurumlarda bilgi ve doküman yönetimi konusunda bir sistem kurulması ve elektronik arşivleme yönteminin hayata geçirilmesi büyük önem kazanmıştır” diye konuştu.
İndeksleme ve
doküman kalitesi standartları da önemli
Canon Hızlı Doküman Tarayıcı Grubu Ürün Destek Uzmanı Sinan Karabacak’a göre de bilgi ve doküman yönetiminin ilk adımı olan arşiv kısmında dikkat edilmesi gereken noktalar var. Genellikle kurumların ilk etapta nemli, tozlu arşiv odalarında sakladıkları dokümanları elektronik ortama aktarıp, daha sonra bu belge ve bilgilerin yönetilmesini talep ettiğini dile getiren Karabacak, şu uyarıda bulundu: “Fakat elektronik ortama aktarma aşamasında indeksleme ve doküman kalitesi gibi gerekli standartları sağlayamadıkları için yazılım bütünleştirme gerektiğinde aynı belgelerin tekrar tekrar taranması gibi ilave zaman ve maliyet problemleri ile karşılaşılabilir.”
Luna Teknoloji CEO’su Sinan Oymacı’ya göre de şirketlerde çalışanlar zamanlarının ciddi bir kısmını evrak arayarak veya işletmeye gelen evrakları ilgili birimlere dağıtma, gereken onayları alma ya da işletmeden giden evrakları birim onayları aldıktan sonra göndermek için harcıyor. Bunun sonucunda da; arama, düzenleme, benzer evrakları tekrar oluşturma, ciddi bir iş gücü maliyeti getiriyor. Bu süreyi minimuma indirgemek isteyen kurumlar da, bilgi ve doküman yönetimi ile hem iş gücü kaybını engelliyor hem de hızlı ve kaliteli hizmet olanağı sağlıyor.
Bilgi ve doküman yönetim sistemi oluşturulmasında temel ihtiyaçlar
l Dokümanların ortak bir veri deposunda toplanması ile de yönetilebilir, kolayca arşivlenebilir güvenli ortak bir kurum hafızası oluşturmak.
l Oluşturulan dokümanların kontrolü ve veri tekrarlarını önlenmesi ile gereksiz doküman yığınlarını engelleyerek, içerik açısından doküman kalitesinde artış sağlamak ve maliyetleri düşürmek.
l Kurum içi işlemlerin tüm aşamalarında, bilgi akışına olanak veren iş akışı yönetimini sağlamak.
l Tanımlı iş akışı yolları ile aşama aşama dolaşım esnasında tıkanan, onaylanmayan noktaları dahi izleyerek, gerektiğinde müdahale ederek dokümanların zamanında doğru kişiye ve en kısa yoldan ulaşımını sağlamak.
l Kritik iş uygulamalarında daha güçlü ve verimli takım çalışması oluşturarak kurum hizmet kalitesini arttırmak.
Önemli olan doğru çözümü, doğru kurumda konumlandırmak
Dijital Yazılım Genel Müdürü Hakan Kaçar’a göre bilgi ve doküman yönetimi söz konusu olduğunda gereksinimler kurumların yapıları ve işleyişlerine göre farklılık gösteriyor. Bu noktada önemli unsurun, doğru çözümü doğru kurumlarda konumlandırabilmek olduğunu belirten Kaçar, şöyle konuştu: “Birçok kurum tüm evraklarını kullanıcı yetkilerine uygun bir biçimde tek bir platformdan yönetmek için doküman yönetim sistemine ihtiyaç duyuyor. Kurum içerisinde istedikleri dokümanlara ulaşmakta sıkıntı çektiklerinde çözüm arayışına gidilmekte. Kurumsal altyapısı hazır olan kurumlar ise verimliği artırmak için tüm süreçlerini doküman ve süreç yönetimi ile birlikte yönetmek için bu sisteme ihtiyaç duyuyor. Bu ihtiyaçlar her bir kuruma göre değişiklik gösteriyor.”
