Birçok avantaj, iş süreçlerinin doğal bir parçası olacak
Kurumsal ERP sistemleri ile uyumlu bir e-Fatura yapısına geçiş, ilerleyen süreçteki ‘e’ uygulamalara uyum adına da önem taşıyor.
e-Fatura sistemine geçmek için şirketlerin öncelikle GİB’e başvurması gerekiyor ve başvuruda şirket, ne şekilde e-Fatura sistemine girmek istediğini belirtiyor. Mükellefler, GİB tarafından TÜBİTAK’a yönlendiriliyor ve ‘mali mühür’ almaları sağlanıyor. e-Fatura sistemine geçiş için üç yöntem var: GİB portalı, bütünleştirme ve özel bütünleştirme yöntemi. Mükelleflerin mevcut faturalama süreçlerini bozmadan işleyişi devam ettirebilmesinin temelinde e-Fatura özelliklerine sahip ve kullanışlı bir yazılımı olan özel bütünleştirici seçmeleri geliyor. Bu arada, mükelleflerin, satın alacakları ya da kullanacakları yazılımların özelliklerini iyi anlamaları ve kendilerine katacağı katma değeri ölçmeleri şart. Kullanılan ERP programlarının seçilen bütünleştirici şirket ile tam uyumlu çalışmasına da dikkat etmek gerekiyor.
e-Fatura uygulamaları ile artık, çek, senet gibi ödeme ve teminat olarak kullanılan araçların geri planda kalacağını ve mali mühürle onaylanmış bir uygulama olan e-Faturanın, yeni dünya bankacılığının temelini oluşturacağı öngörülüyor. eFinans Genel Müdür Yardımcısı Okan Murat Dönmez, ileri vadede eklenecek uygulamalar ile zamanla tüm şirketlerin e-uygulamalar dünyasına katılacağı ve e-fatura üzerinden ticaretin finansmanın sağlanacağına inandıklarına vurgu yaptı. Dönmez bankalara bu tabloda ilk etapta düşen sorumluluğu da hatırlatmadan geçmedi: “Yakın vadede bankaların da, müşterilerin ihtiyaçlarını karşılamak ve şirketlerin kredi taleplerinden pay alabilmek adına bu hizmeti ürün sepetlerine eklemeleri büyük önem taşıyor.”
Geçiş için destek veriliyor
Zorunluluk kapsamındaki şirketlerin henüz hazırlıklarını tam olarak tamamlayamamış olmalarının getirdiği panik hali kısmen devam ediyor. Bu tespiti yapan İzibiz Bilişim Teknolojileri Satış ve Pazarlamadan Sorumlu Genel Müdür Yardımcısı Mustafa Levent İzgi, sistem içine girebilmek ve süreçleri buna uyumlu hale getirmek adına kurumların hızlıca dönüşümlerini devam ettirdiğine vurgu yaptı. Ancak bu yeni uygulama, temel fatura, ticari fatura ve bunların mevcut senaryolarının gündelik hayatta ne kadar geçerli olduğu ve sürdürülebilirliği konusunda bazı tartışmaları da beraberinde getirdi. GİB mevcutta kendisine yöneltilen uygulama esasları konusundaki öneri ve eleştirileri dikkate alıyor ve İzgi’nin de belirttiği gibi, bunları sırayla çözmek konusunda gerekli iradeyi gösteriyor. “Aynı zamanda kurumların karşılaştıkları zorluk ve özel durumlar için de ellerinden geldiği ölçüde çözümden yana ve kolaylaştırıcı davranmakta” diyen İzgi, 2014 sonuna kadar zorunluluk kapsamındaki firmaların bu süreci kolay bir şekilde öğrenebileceklerini ve e-Faturayı iş süreçlerinin bir parçası haline getireceklerini düşünüyor. Ancak sisteme katılan şirketler, sadece zorunluluk kapsamına giren şirketlerle sınırlı değil. “Büyük işletmeler, tedarikçi zincirleri ve bunu işleten kurumlar mevcut ekosistemlerinde e-Fatura sürecine geçişini özendirici teşviklerde bulunuyor” bilgisini veren İzgi, şu detayları paylaştı: “Bu teşvikler kimi zaman sürece katılımla ilgili maliyetlerin bu şirketler tarafından karşılanması, kimi zaman da ciro üzerinden indirim verilmesi gibi direkt mali menfaatleri de içerebilmekte. Buradaki temel düşünce; tedarik ve satın alma sistemlerinin daha kolay işletilebilir hale gelmesi, mutabakat kolaylığı ve nakit akışındaki gözle görünür faydalar.”
GİB kontrolleri önemli
2014 yılı içerisinde kullanım sıklığı ile birlikte e-Faturayı destekleyici yeni alanların ortaya çıkması kuvvetle muhtemel. Özellikle e-Arşiv uygulaması bu alanda ortaya çıkacak spesifik sorunları ortadan kaldırması ile birlikte kullanımı artırıcı ve destekleyici bir yapı oluşturacak. Bimsa Birim Yöneticisi Levent Şahin, ayrıca e-Fatura kapsamına dahil olan şirket artması genel olarak kapsam dahilinde olmayan firmaların da e-Fatura geçişini hızlandıracağını düşündüklerini vurguladı. e-Fatura konusunda sistem altyapısı, bütünleştirme süreçleri ile ilgili GİB tarafından işin standardizasyonu ile ilgili konuların önümüzdeki dönemde ortaya çıkarak, bu konuda hizmet veren şirketler tarafında da seçim kolaylığı oluşturabileceğini belirten Şahin’e göre, 2014 içerisinde karşılaşılabilecek önemli konulardan biri bu olacak. Ayrıca fatura tarih ve seri numara uyumu için en önemli gerekliliklerden olan ‘zaman damgası’ kullanımının da önümüzdeki günlerde gündeme gelmesi ve kullanılması 2014’ün ana başlıkları arasında yer alacak. 2014 yılı Nisan ayından sonra ise hizmet veren şirketlerde özellikle ‘Özel Entegratörler’ tarafında ortaya fatura iletişimleri, saklama hizmetleri gibi altyapısal sıkıntıların çıkmaması adına denetimlerin GİB tarafından daha sıkı yapılması hizmet veren şirketlerin sistemsel yapılarının denetimi Şahin’e göre önem taşıyor. GİB tarafında gerekli altyapının güçlü olarak desteklenmesi de her zaman önemini koruyacak.
Mükellefler kapsamlı rehberi izlemeli
e-Fatura kullanımına geçişte görüldüğü üzere, şirketler tarafında da birçok ilgili sürecin yeniden gözden geçirilmesi ve güncellenmesi gerekiyor. Diğer yandan, e-Fatura platformlarının, GİB tarafından yayınlanan teknik kılavuzlara uygun olarak işletilebilmesi için mükelleflerin bu kılavuzlara tamamı ile uygun bir yapı kurmaları şart. Bu hatırlatmayı yapan Bizofis Yönetici Ortağı Tarkan Güyük’e göre, genel işleyiş içinde buna aykırı durumlar ile karşılaşılabildiğinden, doğruluk (schematron) kontrollerinin detaylı olarak yapılması, tanımlı yapıya uygun çalışmayan platform veya çözümlerin belirlenerek, ilgili tarafların GİB tarafından bilgilendirilmesi ve uyarılması önem taşıyor. Bu konuda gerekli adımları atan GİB kadar, mükelleflerin de bu konuya özen göstermesi gerektiğinin altını çizen Güyük, “Aksi durumda, en temel fayda olan izlenebilirlik ve otomasyon büyük sekteye uğrayabilecek. Dolayısı ile 2014 senesinin daha çok işleyiş verimini artıracak çalışmalara ayrılmasında fayda olduğunu düşünüyoruz. Diğer yandan, UBL-TR’nin yeni 2.1 sürümüne geçişin bu yıl olması da beklenmekte” bilgisini paylaştı.
Bankaların uygulama ilgisi artacak
2014 yılında faturaların elektronik ortama alınması, kurum içi fatura operasyonlarında süreç yönetimi ve e-imza kullanımının önemi artacak. Kamu denetimlerinde ‘uzaktan denetim’ dönemi başlayacak. Bu noktada İşNet Genel Müdürü Selim Selvi’ye göre, gerek bütünleştirme yapan gerekse özel bütünleştirici olarak hizmet veren şirketlerin e-Fatura uygulamalarında oluşan verilerin bütünlüğünü kontrole yönelik denetim araçlarının geliştirilmesi ihtiyacı doğacak. Bankaların e-Fatura uygulamalarına ilgisi de giderek artacak ve ödeme sistemleri ile bütünleşmeleri de gündeme gelebilecek. Ortaya çıkan tabloda mükelleflerin ticari faaliyetlerindeki zaman maliyetleri azalacak ve kurumların konuyla ilgili operasyonlarında standardize olması kolaylaşacak. Selvi, pazara bakacak olursak; taleplerle ilgili kısa vadede patlama beklemediklerine dikkat çekti. Ancak fatura operasyonları için güvenli ve yüksek kalitede hizmet veren özel bütünleştirici şirketlerin sayısının artacağı ve GİB’in portal çözümünün zaman içinde daha az mükellef tarafından kullanılacağı da öngörülüyor. Kurumların e-Fatura gönderim ve alımı dışında bu alanda yan hizmetlere de ihtiyaç duyacağını belirten Selvi, bu nedenle özel bütünleştirici şirketlerin vereceği hizmetlerin çeşitleneceği kanısında. Her yeni uygulamada olduğu gibi, önümüzdeki yıl mevcut altyapı ve düzenlemelerde iyileştirmeler olması bekleniyor. Bu tabloda Selvi şu yorumu yaptı:
“Tamamen kağıt faturasız bir ortama geçişin sağlanması ülke genelinde çok zor olsa da, GİB’in e-Fatura yaygınlaştırmasına devam etmesinin öneminin altını çizmek istiyoruz. Dolayısıyla fazlandırılmış şekilde gelişen, gelişirken geriye dönük uygulamada değişiklikler yapılan bir durum oluşacağını öngörüyoruz. GİB’in değişikliklerini hızlı şekilde ve tüm müşterilerde hayata geçirmenin hizmet kalitesinde kilit nokta oluşturacağına inanıyoruz.”
Seçim yaparken dikkat edin
Bu noktada e-Fatura, şirketlerin aralarındaki bütünleşik yapıyı kuvvetlendirmek için önemli bir araç olacak. Hatta Netsis Müşteri İlişkileri Direktörü Tolga Gören’e göre e-Fatura uygulamasının ana şirketlerin tedarikçilerinden istediği ilave bilgileri almaları için bu yapı vesile oldu diyebiliriz. Satın alma süreçlerinde elektronik onay sistemlerine talep artışı bekleniyor.
Gören’e göre, arşivcilik ve bütünleştiricilerin saklama hizmetleri önem kazanacak. Bu gelişim, bulut modeline dayalı depolama sistemlerine de talebi artıracak. Bu değişim ile Gören, şirketlerin gerek satış, gerek satın alma süreçlerinde revizyonlara gideceği, dolayısı ile uyarlama ve yazılım alanlarında da yeni fırsatlar söz konusu olacağı kanısında. e-Fatura, belirttiğimiz gibi, e-Dönüşüm projelerinin ilk halkasını oluşturuyor. “İlerleyen zamanlarda e-Defter, e-Arşiv, e-Ödeme, e-İrsaliye gibi daha birçok e-dönüşüm projesi, ticari hayatımızı yeniden şekillendirecek” diyen Uyumsoft e-Dönüşüm Kanal Yöneticisi Volkan Şahin bu noktada şu hatırlatmayı yaptı: “Özel bütünleştirici seçimi yapacak mükelleflerin, e-Fatura dışında kapsama gireceklerini düşündükleri diğer e-dönüşüm projelerinde de, bu süreçte seçtikleri bütünleştirici şirketten hizmet alabilecek olması önemli.”
Bilgi güvenliği açısından ise, gerek kamu, gerek özel sektörde ticari iş sistemlerinin merkezinde olan köklü bilişim şirketlerinden hizmet alınması gerek. Çünkü Şahin’e göre, sadece e-Fatura hizmeti vermek için kurulan bilişim şirketlerinin, operasyonel maliyetlerden dolayı, sektörde çok uzun soluklu olamayacağı öngörülüyor.
KAPSAM GİDEREK GENİŞLEYECEK
e-Faturaya geçiş sürecinin ilk aşamasında 20 bin şirketin bu kapsama gireceği tahmin ediliyor. Ancak Veriban Genel Müdürü Nükhet Kocameşe’ye göre, önümüzdeki süreçte e-Fatura kapsamının genişletilmesi de bekleniyor. Yasal kriterlerin değişmesi ile e-Fatura kapsamına girecek olan şirketlerin sayısının artacağı öngörülüyor. Ayrıca e-ticaret şirketlerinin ve nihai tüketicilere yönelik işlemlerin de e-Fatura kapsamına girmesi konusunda Maliye Bakanlığı’nın bir çalışması olduğu biliniyor. Kocameşe, bu şekilde kapsam genişlemesi ile birlikte e-Arşiv, e-Defter gibi süreçlerin ön plana çıkacağı kanısında. “Bu alanlarda hızlı bir yapılanmanın gerekli olduğunu düşünüyoruz” diyen Kocameşe ekledi: “Yasal düzenlemelerin zamanında ve hızlı bir biçimde hazırlanması hem sektörel şirketler için hazırlık yapma imkanı tanıyacaktır, hem de şirketlerin yeni süreçlere uyumu sorunlarının çözümüne katkı sağlayacak.”
PÜRÜZLER KISA ZAMANDA AŞILACAKTIR
Şirketler, sisteme girmeden önce münferit olarak GİB’le iletişimi ve veri alışverişini test edebilmişti. Ancak, KoçSistem Ar-Ge ve İş Uygulamaları Danışmanlık Direktörü Ömer Özgür Çetinoğlu’nun da belirttiği gibi, işletmeler arasında yapılan iletişimde, kabul veya reddedilen fatura bilgisinin dönülmemesi, karşı tarafın yazılımı tarafından uygulanmaması gereken kontrollerin yapılması gibi sorunlar yaşandığı olabiliyor. Bunlar, teknik kılavuzların farklı yorumlanmasından ya da firmaların ihtiyacı olan veri alanlarının dikte edilmesinden kaynaklanan, ancak çabuk aşılabilecek pürüzler. Çetinoğlu, sistem oturdukça, taraflar iletişim ve veri alanları olarak birbirlerinden beklentilerini paylaştıkça, pürüzlerin aşılacağı hatta gelen faturaların belli iş akışlarını sağlayacak, e-Fatura sisteminin faydalarını daha da artıracak çözümlerin önünü açacağı kanısında. Ayrıca, ödeme sistemleri ve nakit akışının e-Fatura hareketleri üzerinden yönetilmesi de söz konusu olacak.
GELİŞTİRİLMESİ GEREKEN ALANLAR VAR
E-fatura çözümleri 2014 yılı içerisinde de artmaya devam edecek. Bu çözümler içinde maliyet avantajı, bütünleştirme ve kullanıcı uyumu Detaysoft Ürün Geliştirme Yöneticisi Onur Pekerten’e göre asıl önemli olacak başlıklar. Özel bütünleştiricilik bu yıl da önemli iş modellerinden bir tanesi olmaya devam edecek. Fakat Pekerten’e göre önemli bir nokta da faturaların UBL dönüşümünün yapılması, imzalanması, işlenmesi ve arşivlenmesi. Bütün bu süreçleri bütünleşik bir yapı içinde yapan ve toplam sahip olma maliyetine baktığınızda kendisini 3-4 ay içinde amorti eden sistemler kazanacak. Pekerten şu eklemeyi ve hatırlatmayı da yapmadan geçmedi: “2014 yılında e-Faturaya istinaden UBL formatında değişiklik yapılarak iskonto alanının birden fazlaya çıkarılması beklenmekte. e-Fatura sistemi içerisinde ret olan faturaların harici yöntemlerle ele alınması veya aynı irsaliyeye ait fark fatura kesilmesi ihtiyacının 7 günlük fatura onay/ret sürecine takılması sistem üzerinde düşünülmesi ve geliştirilmesi gereken noktalar.”
ÜLKE EKONOMİSİNE KATKI
“Faturaların elektronik ortamda gönderilmesi şimdilik sadece büyük mükellefler arasında olmasına rağmen, gelecekte bu kapsamın daha da artmasını bekliyoruz” diyen Login Yazılım Projeler Müdürü Zeynep Gürdal’a göre, kurumların büyük bir çoğunluğunun bu sisteme geçmesi fayda demek. Bu, önümüzdeki 5 sene içerisinde gerek kayıtdışı oranındaki düşüş ile gerek yaratacağı iş kolları ile ülke ekonomisine büyük pozitif etki sağlayacak.
DANIŞMANLIK DESTEĞİ ÖNEM TAŞIYOR
2014 yılı e-Fatura ile ilgili başlangıç yılı. “Biz müşteri şirketlerimize bu konuda önemli ölçüde hizmet ve bilgi desteği sağlıyoruz” diyen Mikro Yazılımevi Genel Müdür Yardımcısı Koray Keserli, bir ölçüde iş ortakları ile birlikte danışmanlık sağladıklarını da ekledi. Keserli, bu yıl için en önemli hedeflerini de e-Belge konusunda e-Fatura ile birlikte başlayan süreçleri iyi değerlendirmek, müşterileri bu sürece hazırlamak olarak gösterdi. Keserli, 2013 yılı içinde yazılımları uygun hale getirdiklerini, şu anda ağırlıklı olarak müşterileri fiili uygulamaya geçirdiklerini sözlerine ekledi.
PAZAR İSTİKRARLI BÜYÜME SERGİLEYECEK
2014 yılında e-Fatura zorunluluk kapsamının Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından genişletilerek, daha fazla şirketin e-Faturaya geçeceği öngörülüyor. Ayrıca Türkkep Genel Müdürü Yüksel Samast’ın da belirttiği gibi, limited veya anonim şirketler zaten e-Tebligat almak amacıyla KEP adresi edinmek zorunda olduklarından, e-Fatura süreçlerinde, örneğin fatura itirazlarında, KEP ve e-İmza gibi diğer e-hizmetleri de kullanmaya başlayacaklar. Şirketlerin, 433 Sayılı Tebliğ’e göre e-Faturaya geçtiklerinde, kendi nüshalarını e-Fatura olarak düzenleyebilme ve vergi mükellefi olmayanlara faturayı isterse kağıtta, isterse herhangi bir elektronik yolla verme imkanı bulunuyor. Samast bu başlıkta büyüme beklentisini şu sözlerle örnekledi: “2014 yılında e-Fatura pazarının 500 milyon TL, 2015 yılında da 1,5 milyar TL civarında büyüklüğe ulaşacağını öngörüyoruz.”
YENİ UYGULAMALAR GÜNDEME GELECEK
Yeni Ticaret Kanunu’na göre mükelleflerin saklaması gereken defter ve faturaların elektronik ortama taşınması zorunlu hale getirildi. E-fatura sistemine dâhil olan mükellefler, GİB sistemi üzerinden e-fatura mükelleflerini gerçek zamanlı sorgulayabilmekte ve sisteme kayıtlı mükellefler de birbirlerine anında fatura düzenleyebilmekte. Oytek Kıdemli Satış Yöneticisi Cenk Tekin’in de belirttiği gibi, mükellefler arasında düzenlenen tüm e-Fatura trafiği aynı zamanda GİB ve yetkili “özel entegratörler” tarafından kayıt altına alınıyor. 1 Eylül 2014’te zorunlu e-Defter geçişi ile birlikte mükelleflerin muhasebe kayıtları, devlet yetkilileri tarafından anında denetlenebilir hale geleceği için kayıt dışı ekonomi gibi süreçler ortadan kalkacak. Tekin, e-Fatura uygulamasına geçilmesi ile birlikte, 2014 yılının ilk yarısına kadar 30 bin işletmenin e-Faturaya geçmesinin ardından, kademeli olarak tüm işletmelerin sisteme dâhil edilmesinin beklendiğine işaret etti. Tekin ekledi: “e-Fatura ‘e-‘ uygulamaların sadece bir tanesi ve 2014 yılında e-Fatura süreciyle ilişkili e-Defter ve e-Arşiv gibi yeni uygulamalar da gündeme gelecek.”
KOBİ’LER SÜRECİ TAKİP ETMELİ
e-Faturaların iş hayatında yerini alması, iş hayatının daha modern, verimli ve şeffaf hale getirilmesinde etkili olacak. e-Fatura uygulamasıyla sisteme belirli bir standart getiriliyor ve faturaların taraflar arasında güvenli ve hızlı dolaşımı sağlanmış oluyor. “Uygulamanın, Türkiye’nin kayıt dışı ekonomiyle mücadele hedeflerine giden süreçte önemli bir adım olacağına inanıyoruz” diyen Logo Yazılım CEO’su M. Buğra Koyuncu, diğer taraftan, e-devlet uygulamalarının çevreye duyarlılık yönünün önemini de görmezden gelmemek gerektiği kanısında. Bu uygulamalarla ciddi bir kâğıt tasarrufu elde ediliyor ve maliyet açısından da avantajlar sağlanıyor. GİB tarafından yayınlanacak yeni tebliğlerle, zorunluluk kapsamlarının genişletileceği ve daha çok şirketin e-Fatura ve e-Defter uygulamalarına geçiş yapmak durumunda kalacağı sıkça konuşulan konular arasında. Koyuncu’nun da belirttiği gibi, yine yakın dönemde e-Arşiv Uygulamasına İlişkin Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğ Taslağı da hazırlanarak GİB tarafından duyuruldu. “Şu an taslak aşamasında olsa da, yakın zamanda yürürlüğe gireceği tahmin ediliyor” bilgisini paylaşan Koyuncu, e-arşiv örneğinde olduğu gibi, yeni uygulamaların gündeme gelmeye devam edeceğini ve e-dönüşümün kapsam ve yönteminin genişletilmesini beklediğini söyledi. Koyuncu, tüm bu nedenlerle, KOBİ ölçeğindeki işletmelerin de konuya uzak durmayarak süreci takip etmelerini öneriyor.
