BT yatırımlarında rota doküman yönetimi
Kurumların değişik tür ve kategorideki tüm dokümanlarının sistematik biçimde yönetilmesini sağlayan doküman yönetimi sistemleri giderek önem kazanırken, bu konu Türkiye’deki şirketlerin BT yatırım gündemlerinde de daha fazla yer almaya başladı. Kurum içerisinde oluşturulan ve farklı kullanıcılar tarafından kullanılan değişik tür ve kategorideki tüm dokümanların, sistematik olarak elektronik ortamda saklanması, yönetilmesini kapsayan doküman yönetimi kurum içi iletişim ve kurum hafızasının etkinliği açısından büyük önem taşıyor. Ortak çalışmalarda kullanılan tüm dokümanların kolay bulunur, kolaylıkla güncellenebilir, hızla erişilerek paylaşılabilir halde bulunmasını sağlayan ve iş süreçleri ile bütünleşebilen bu çözüm kurum ve şirketler ekseninde her geçen gün daha fazla önem kazanırken, BT yatırım planlarında giderek daha fazla gündeme geliyor.
İnterpromedya Araştırma Hizmetleri Grubu’nun Mart ayında gerçekleştirdiği “Doküman Yönetimi” başlıklı araştırması da doküman yönetimi konusuna ülkemizdeki şirketlerin bakış açısı, stratejisi ve yatırım planları hakkında önemli bulgular taşıyor.
Çalışan sayısı 250 ve üzerinde olan 201 kurumun katılımıyla gerçekleşen araştırma, şirketlerdeki mevcut doküman yönetimi uygulamalarının durumunu da gözler önüne seriyor.
Araştırma örneklemini çalışan sayısı 500- 999 kişi arası yüzde 35, 250-449 kişi arası yüzde 13, 1000-4999 kişi arası yüzde 45 ve 5 bin kişi üstü yüzde 7’lik kısmı teşkil eden şirketlerin oluşturduğu araştırma sonuçlarına göre hali hazırda doküman yönetimi yazılımı kullanım oranı yüzde 41’i gösterirken yüzde 59’luk kesim henüz doküman yönetim yazılımı çözümlerini kullanmaya başlamamış gözüküyor. Araştırmanın en önemli bulgularından biri ise önümüzdeki süreçte şirketlerin yüzde 30’unun doküman yönetimi yatırım bütçelerinin hazır olması ve bir doküman yönetimi yatırımı yapmayı planlamaları. Yüzde 4’lük bir kesimin de doküman yönetimi yatırımları bütçesinin onay aşamasında olduğunu ortaya koyan araştırmaya göre şirketlerin doküman yönetimi yatırımı yaparken en fazla dikkat ettiği unsur ise güvenilir bir marka olması. Araştırmanın ortaya koyduğu bir başka önemli bulgu da şirketlerin yüzde 61’inin bir yıl içinde doküman yönetimi yatırımı yapacağını beyan etmesi.
BT yatırım bütçelerinde doküman yönetimine yer var
Uzmanlar, önümüzdeki dönemde doküman bilgi ve doküman yönetimi yatırımlarının iş süreçleri yatırımlarından ayrı düşünülemeyeceğini ve en önemli verimlilik yatırımlarından biri olacağını vurgularken araştırma sonuçları da Türkiye’de şirketlerin hareket yönünün bu olacağını doğruluyor. Araştırma, şirketlerin yüzde 30’unun doküman yönetimi yatırım bütçelerinin onaylandığını, yüzde 4’ünün onaylanma aşamasında olduğunu, yüzde 57’sinin de doküman yönetimi yatırım bütçesini planlama aşamasında olduğunu gösteriyor. Nitekim doküman yönetimi yatırım süreci hakkında da önemli bulgular ortaya koyan araştırma sonuçları, şirketlerin yüzde 13’ünün üç ay içinde, yüzde15’inin 4-6 ay içinde, yüzde 33’ünün de 7-12 aylık süre içinde doküman yönetimi yatırımlarını hayata geçireceklerini gösteriyor. Bu konuda yanıt vermeyen yüzde 9’luk kesimin dışında kalan yüzde 30’luk kısmında bir yıl sonra yatırım yapmaya başlayacağı görülüyor. Şirketlerin 2011 BT bütçelerini de sorgulayan araştırmanın sonuçlarına göre bu yıl şirketlerin yüzde 26’sı 250 bin TL’nin altında BT bütçesi ayırırken, yüzde 11’i 250-500 bin TL arası, yüzde 10’u 500-1000 TL arası, yüzde 18’i 1 milyon TL üstü BT bütçesi ayırıyor. Yüzde 7’lik kesim ise 2011 yılı için BT bütçesi ayırmayacağını beyan ediyor.
