Bulut bilişim, bilgi ve doküman yönetimini de yeni araçlarla tanıştırıyor
Son dönemlerde üzerinde en fazla konuşulan konulardan bir tanesi olan bulut bilişim kavramı, doküman yönetim sistemleri kullanımı biçimlerini de değiştiriyor. Bulut bilişim, bilgi ve doküman yönetim sistemlerini kendi bünyelerinde kullanan kurumlara yeni modeller sunulmasına yardımcı oluyor.
Birçok çözümü aynı anda sunan tedarikçiler tercih ediliyor
Xerox Türkiye Hizmetler ve Stratejik Hesaplar Operasyonları Satış Direktörü Gülçin Uysal’a göre kurumlar artık bilgi ve doküman yönetimini, birçok çözümü aynı anda sunan tedarikçiler ile gerçekleştirme eğiliminde. Uysal, sistemin çerçevesi hakkında ise şöyle konuştu: “Bu anlamda verilen hizmetler, şirketlerde kullanılan çok fonksiyonlu ofis cihazlarının bakım ve yönetimi, kağıt ve sayısal ortamdaki dokümanların sınıflandırılması ve yönetilmesi, şirketlerin müşterilerine gönderdiği her tür basılı ya da elektronik dokümanın üretilmesi ve iletilmesi, müşterilerinden gelen dokümanların işlenmesi ve şirket dokümanlarının sayısal ya da fiziksel ortamda saklanmasına yönelik çözümleri kapsıyor.”
Kağıtsız ofis için çözümler çeşitleniyor, bütünleştiriliyor
Uzun yıllardır konuşulan kağıtsız ofis için teknolojik gelişimle birlikte çok yol alındığını belirten Luna Teknoloji CEO Sinan Oymacı da, geliştirilen doküman ve kurumsal içerik yönetimi yazılımlarının kurumlardaki finans uygulamalarına, kurumsal kaynak planlama, müşteri ilişkileri yönetimi gibi programlara bütünleştirildiğini ifade etti. Bilgiyi elektronik ortamda, kolay erişilebilir biçimde kullanmaya olanak verecek doküman yönetimi sistemi çözümlerinin başlangıcındaki ‘Doküman tarama, ayrıştırma ve otomatik tanımlama’
sistemleri ile şirketlerin verimliliğine katkıda bulunulduğunu ifade eden Oymacı, iş akışı takip sistemlerinin de uygulamaya alınan modeller arasında yer aldığını belirtti. Treo Bilgi Teknolojileri Genel Müdürü Evren Ballı da, yeni teknolojiler konusunda hem Microsoft hem de IBM’in bu konuların üzerinde oldukça uzun süredir çalıştıklarını ve her iki teknoloji geliştiricinin de farklı isimlerde ama öncelik olarak şirketlerin iş akış ve süreçlerinde otomatikleşme, bunun yanında da kağıt dökümanları elektroniğe taşıyacak çözümleri geliştirdiğini belirtti.
Bilgi ve doküman yönetimi birçok bilgi kaynağından çoklu arama olanağı sunuyor
Sigma Genel Müdür Yardımcısı Sırma Ataç’a göre bilgi ve doküman yönetiminin kapsadığı alan nedeniyle kurum ve şirketlere sağladığı önemli olanaklar var. Bilgi ve doküman yönetimi sistemlerinin tek bir arayüzden, kullanıcıların Outlook, Microsoft Exchange Server, web siteleri, dosya depoları, doküman yönetim sistemleri, çoklumedya kütüphaneleri, farklı veritabanları ve kurumsal işletim sistemleri gibi birçok bilgi kaynağından tek veya çoklu arama yapabilmesini sağladığını belirten Ataç, şöyle konuştu:
“Kurum çalışanları, kendi aralarında veya müşterileri, sağlayıcıları ve diğer iş ortaklarıyla gerçek zamanlı işbirliği ortamı yaratabilirler. Asenkron/senkron iletişim yöntemleri olan mesajlaşma, tartışma, forum odaları, groupware fonksiyonlarını gerçekleştirebilen bir platforma sahip teknolojik altyapı önem kazanmakta.”
Ataç’ın verdiği bilgilere göre; bilgi ve doküman yönetimi mimarisi ise temelde uygulama esnekliği prensibine dayanan 3 temel özelliği barındırıyor.
Modüler yapı: Her bileşen kendi içinde bütündür ve gerektiğinde kendi başına çalışabilir şekilde uygulanabilir.
Bütünleştirme ve birlikte çalışabilirlik: Bileşenlerin tümü dilenen kombinasyonda diğerleri ile birlikte çalışmak üzere bütünleştirilebilir.
Genişleyebilirlik: Açık ve standartlara dayalı mimari, gerektiğinde dış kaynaklı yazılımlar ile farklı uygulamaların bütünleştirmesine olanak verir.
Bulut bilişim kavramı ile bilgi ve doküman yönetimi de yeni yöntemlerle sağlanabilecek
Bugüne kadar profesyonel anlamda bilgi ve doküman yönetimi kullanan kurumların genelde kendi bünyeleri içersinde kullandıkları küresel veya yerel uygulamalar ile ihtiyaçlarını gidermeyi tercih ettiğini belirten Kets Kurumsal Satış Yöneticisi Zeynep Küpoğlu, şu değerlendirmelerde bulundu:
“Bu yapıda fiziksel dokümanları ya maliyeti düşük kendi depolarında tutmayı veya fiziksel evrak depolama hizmetini veren şirketlerle işbirliği yapmayı seçtiler. Fiziksel olarak tutulan arşivlerde evrakların yasal ömürleri boyunca saklanması için halen bu iki yöntem geçerli. Ancak 2010 yılı itibari ile konuşulmaya başlanan bulut bilişim kavramı ile kurumlar bilgi ve doküman yönetimi uygulamalarını yeni yöntemlerle sağlayabilecekler. Bulut bilişim kısaca ihtiyaç duyulan verilerin kurumların lokasyonlarındaki bilgisayarda değil, uzaktaki diğer bilgisayarlarda tutulması yöntemi. Böyle bir durumda oluşturulan verilere dünyanın herhangi bir noktasından erişim sağlanabileceği gibi, kurumlar sadece ihtiyaçları olan çözümleri edinebilirler.”
