CIO’lar buluta temkinli yaklaşıyor
“Bilgi ve Doküman Yönetimi” başlıklı BThaber Platform toplantısında “Bulutta Dokümanlarınız Ne Alemde?“ konulu panel düzenlendi. Bulut bilişime henüz temkinli yaklaşan şirketler, teknolojik gelişmeleri yakından takip ederek BT yatırımlarına hızla devam ediyorlar.
Novida Danışmanlık’tan Işık Deliorman Aydın’ın moderatörlüğünde gerçekleştirilen panelde eğitim, sağlık, ilaç gibi farklı sektörlerden konuklarla şirketlerin yaşadığı teknolojik gelişmeler ve bulut bilişime yaklaşımları konuşuldu.
İstanbul Büyükşehir Belediyesi (İBB) Veri Tabanı ve Orta Katman Sistemler Grup Yöneticisi Turgut Şeren’in paylaştığı verilere göre, 15 milyon nüfusuyla dünyanın sayılı büyük şehirlerinden biri olan İstanbul’da Büyükşehir Belediyesi’ne bağlı 50 bin çalışan ve 30’a yakın iştirak bulunuyor. 15 milyara yakın olan bütçesi ile İBB’nin yönetim anlayışı ve teknolojiyi kullanma açısından diğer kamu kurumlarından ayrıştığını ve daha çok özel sektöre yakın olduğuna dikkat çeken Şeren, İBB’de bilgi ve doküman yönetimi alanında 2008 yılında yaşadıkları dönüşüm ile ilgili şu detayları paylaştı: “İBB’de tarihi evraklar, haritalar, proje çizimleri gibi çok çeşitli dokümanlar var. Tüm bu evrakların yönetimi, saklanması için İBB’de Yazı İşleri ve Arşiv Müdürlüğü bulunuyor. 2008 yılına kadar arşiv yönetimi sadece gelen giden evrakların kayıtlarının numaralandırılarak tutulduğu bir yazılım kullanılıyordu. 6 ay süren çalışmamızın ardından kurumsal yazışma ve arşiv yönetim sistemi yazılımı kullanmaya başladık. 5 bin kullanıcı bu uygulamayı kullanmaya başladı ve günlük 6 bin yazışma bu uygulama üzerinden yapılıyor. Kullanıcılar zaman ve mekan bağımsız dokümanlara ulaşabiliyorlar. Kendi geliştirdiğimiz uygulamalarla fiziksel arşivimizi de taramaya başladık. Bu proje sonuçlandığında 100 milyon doküman elektronik ortama aktarılmış olacak.”
“Kağıt ve matbaacılık sektörlerinde BT alanında ilkleri gerçekleştirdik”
Uluslararası konsorsiyuma ve farklı sektör örgütlerine bağlı oldukları için, tedarikçiden son kullanıcıya kadar ulaşan süreçte farklı sürümlerde farklı tipte verileri ve evrakları saklamak durumunda olduklarını belirten Gelbul Kağıtçılık Matbaacılık Bilgi İşlem Müdürü Cenk Karabulut, “Son kullanıcı FSC (Forest Stewardship Council) tarafından belirlenen sürdürülebilir orman yönetimi kapsamında bulunan ürünlerden satın almak istediği anda bu bilgi ve evrak akışı süreci başlıyor. Bağlı olduğumuz sertifika kurumları bu zincirin her aşamasını saklamamızı istiyor. Teftişte hata yakalanırsa FSC’den ayrılmamız gerekir” dedi.
Karabulut, kağıtçılık ve matbaacılık sektöründe teknoloji anlamında ilkleri yaptıklarına şu sözlerle dikkat çekti: “Son teknolojileri her zaman takip ediyoruz. Sektöre ilk masaüstü bilgisayar kullanımını getiren, kendi yazılımlarını kullanan, ilk muhasebe programlarını kullanmaya başlayan, hep ilk beşte yer alan bir şirketiz. Saha otomasyonunu kendi yazan tek şirketiz.”
Acıbadem Üniversitesi Bilgi İşlem Daire Başkanı Hülya Karayazı’nın belirttiğine göre, Acıbadem Hastaneler Grubu’nun 5 milyon hastası, 35 milyon fiziksel dosya arşivi ve 105 milyonda sayısal belgesi bulunuyor. Tüm bu belgeleri yönetebilmek için Karayazı kendi doküman sistemi yönetimi yazılımlarını yazdıklarını söyledi: “İki yıldır kendi yazdığımız doküman yönetim sistemini kullanıyoruz. İnsan kaynakları, mali işlerle ilgili tüm evrakları takip ettiğimiz web tabanlı bu yazılımla 16 bin veriyi sisteme taşıdık. Üst düzey yöneticilere ve başhekimlere e-imza olanağı verdik. Öncelikli hedeflerimiz arasında hekimlerin e-reçeteye geçmesiyle e-imzayı yaymak yer alıyor.”
Karayazı 2007’de kurulan ve 2009’da bünyesinde Tıp Fakültesi açılan Acıbadem Üniversitesi’nde kullandıkları doküman yönetimi sistemleri ile ilgili şu detayları paylaştı: “Acıbadem Üniversitesi bünyesinde nitelikli sağlık profesyonelleri yetiştirmeyi hedefleyen 11 bölüm bulunuyor. Bu yapı altında 13 bin çalışana sahibiz. Öğrenci otomasyonunu satın alıp kurguladık. Sonrasında öğretim görevlilerinden öğrencilerle doküman paylaşımı için kurumsal bir mecra oluşturmamız talep edildi ve arayışa girdik. Dokümanların paylaşımı, dokümanlara müdahale yetkisi belirlenebildiği bir portal oluşturduk.”
Ar-Ge oranının yüksek olduğu ilaç sektöründe veri hızla büyüyor
Novartis Türkiye Bilgi Teknoloji Müdürü Kaan Marangoz ilaç sektöründe çok fazla verinin ortaya çıktığını belirtti. Çünkü Marangoz’un da belirttiği gibi en çok Ar-Ge yapılan sektörlerden biri ilaç sektörü, dolayısıyla uzun vadeli çalışma gerektiren ilaç Ar-Ge çalışmalarında ortaya çıkan veri ve bilginin yönetimi oldukça önemli.
Novartis’in BT çalışmalarıyla ilgili Marangoz şu detayları paylaştı: “Bilgi yönetiminin üzerinde son 2 yıldır daha da yoğun çalışıyoruz. Tüm birimlerdeki bilgiyi sınıflandırdık. Hangi bilgiye nasıl ulaşacağız, nasıl saklamalıyız, süresi dolduğunda nasıl yok etmeliyiz sorularıyla ilgili bir ekip çalışması yapıldı. Yan etki bilgilerinin çok kısa sürede bildirilmesi gerekiyor buna yönelik sistemler geliştirdik.”
Bilgi ve doküman yönetimi sistemlerinin yoğun kullanıldığı bir başka sektör ise sigortacılık. Sigortacılığın hizmet sektörü olarak çok yoğun bilişim teknolojilerini kullandığını belirten Aksigorta BT Sistem Organizasyon Müdürü Ozan Kaan Karamık, 2009 yılından beri yaşadıkları dönüşümle ilgili şunları söyledi: “Türkiye’de sigortalı olma oranı ABD ve Avrupa’ya göre düşük olduğundan, sigortacılık sektörü büyüme potansiyeline sahip. Biz de teknolojiyi yoğun kullanan bir şirket olarak büyük dönüşüm projeleri üzerine çalışıyoruz. 2009 yılından itibaren hayata geçirdiğimiz bilgi doküman portalı projesi sigortacılık sektörünün yapısı gereği hasar odaklı olarak temellendi. Sigortacılıkta dokümanın en yoğun olarak kullanıldığı süreç hasar süreci. Kullandığımız doküman yönetim sistemini kendimiz geliştirdik. Fiziksel dokümanların sayısala aktarımını gerçekleştirdik. Fiziksel dokümanlar taranarak ya da portaldan alınarak elektronik ortama aktarıldı. Böylelikle hem operasyonel verimlilik sağlandı hem de maliyetlerimiz çok düştü.”
Bulut bilişim konusunda tereddütler var
Farklı sektörlerden uzmanların bulut bilişime bakış açıları ise temkinlilik yönünde benzerlik gösteriyor. Özellikle yerel şirketler buluta temkinli yaklaşıyor ancak Novartis gibi uluslararası şirketler buluta daha sıcak bakıyor.
Geçen hafta başladığımız bir projeyle CRM (müşteri ilişkileri yönetimi) sistemlerini bulutta çalıştıracaklarını belirten İsviçre merkezli Novartis Türkiye Bilgi Teknoloji Müdürü Kaan Marangoz, “Bulut bilişimin çok faydalı tarafları olsa da riskleri olduğunu da düşünüyorum. Büyük şirketlerin daha uzun vadede buluta geçeceğini, küçük şirketlerin yapıları daha küçük olduğundan buluttan daha çabuk faydalanacak. Uluslararası bir şirket olduğumuzdan Novartis’in kendi içinde bulut yapısı zaten var” dedi.
