Çok çeşitli formattaki bilgileri yönetebilecek, sorgulayabilecek sistemlere ihtiyaç var
Günümüzde kurumların yapısal bilgilerinin yönetimi konusunda önemli mesafe aldığı görüşünü taşıyan Das Genel Müdür Yardımcısı Ramazan Koç’a göre hemen her kurum değişik düzeyde de olsa yönetim bilgi sistemleri ve bir kısım operasyonel verilerini yönetmekte ve tasnif ederek kullanmaktadır. Ancak gelinen noktada özellikle bir kurumun yönetim kademesinin ihtiyaç duyduğu bilgilerin büyük çoğunluğunun kurum içi ve dışında yapısal olmayan yazışma, e-posta, web sitesi içeriği, kağıt gibi çok çeşitli kaynaklarda olan belgeler üzerinde bulunduğuna dikkat çeken Koç, bunun da kurumlarda çok çeşitli formatlardaki ve kaynaklardaki bilgileri yönetip, sorgulayabilecek içerik yönetim sistemleri kurulmasını zorunlu hale getirdiğini vurguladı. İçerik yönetim sistemlerinin bir alt fonksiyonu olan ya da ayrı olarak da çalışabilen doküman yönetim sistemlerinin bu süreci yöneterek; hem evrak üretim süreçlerini kısalttığını hem de sistematik kurumsal hafızanın oluşmasına yardımcı olduğunu belirten Koç, şöyle konuştu: “Çok sayıda belgenin kağıt ortamında bulunması ve bu belgeler üzerindeki bilgilerin değerlendirilmesindeki güçlüklerdir. Kurumlar bu belgelerini sayısal ortama aktarıp, içeriklerini sorgulanabilir hale getirmedikçe kurumsal hafızalarını tam olarak kullanmaları mümkün değildir. Bu da OCR teknolojileri ile desteklenmiş sayısal dönüşüm sistemleri sağlanabilmektedir. Ancak işin yoğun emek ve özel teknolojiler gerektirmesi nedeniyle genellikle bu konuda dışkaynak kullanmayı tercih etmektedir. Bir diğer husus ise bilgi ve belgelerin çok farklı kaynakta olması ve her kişinin bilgi belge ve işlem ihtiyaçlarının farklı olmasıdır. Günümüzde bu da portal olarak isimlendirilen ve farklı kaynakları bir araya getirerek kişinin ihtiyacına uygun olarak özelleştirilmiş biçimde sunulmasını sağlayan uygulamalar tarafından gerçekleştirilmektedir.”
Değerli bilginin doğru şekilde işlenmesi ve değerlendirilebilmesi çok önemli
Aton Genel Müdürü M. Ali Onurgüder’e göre de, bilgi ve doküman yönetimi konusunda kurumların bir dizi soru sorması ve saptamalarda bulunması önemli. “Kurum ya da kuruluşunuzdaki herhangi bir üye bir diğerinin ürettiği dokümana kolayca ulaşabiliyor mu? Bilgisayar ağınızda ya da ofisinizin içinde dağılmış bulunan dokümanları kolayca toparlayıp sınıflandırabiliyor musunuz? Tüm belgelere; fiziksel konumlarından, ilgili konu ve şekilden bağımsız olarak ve tek bir noktadan erişebiliyor musunuz?” gibi soruların cevaplarının düşünülmesi gerektiğini belirten Onurgüder’in değerlendirmeleri şöyle: “Doküman yönetimi; mümkün olan en az kâğıt kullanımı düşüncesi ile bağlantılı olarak, bir şirketin ya da kurumun organizasyonu dâhilinde oluşturulan, tüm elektronik dokümanlarının ilk oluşturulma tarihinden son arşiv tarihine kadar ki, hayat döngüsü boyunca elektronik ortamda izlenmesi, saklanması ve yönetilmesidir. Bir kurum için en önemli değerlerden biri arşividir. Kurum içi ya da dışı evrakların içindeki bilgilerin nasıl saklandığı, nasıl ve ne kadar çabuk erişildiği ve tekrar kullanılıp kullanılamadığı ise arşivin ne kadar değerli olduğunu belirleyen unsurlardır. İşte bu nedenle tüm bu değerli bilginin doğru şekilde işlenmesi, saklanması ve değerlendirilebilmesi için bir doküman yönetim sistemi gerekmektedir.”
Microsoft Türkiye Bilgi Çalışanı Çözümleri Yöneticisi Onur Görür’e göre günümüzde belge yönetimi, farklı formatlardaki bilginin çalışanlar tarafından paylaşımı ve çoğaltılması çerçevesinde kapsamlı bir içerik yönetimine dönüşüyor. Belge yönetimi uygulamalarının kurum ve kuruluşlarda belgelerin yaşam döngüsünü yöneten ve denetleyen sistemler olduğunu belirten Görür’ün değerlendirmeleri şöyle: “Bilginin kurum genelinde yaygınlaşmasını ve yönetimini sağlayan bu sistemler aynı zamanda kurumsal kültürün önemli bir parçası. Bu nedenle belge yönetimi için kullanılan yazılım araçlarının kurumun amaç ve hedefleri doğrultusunda belgelerin yaşam döngüsünü denetleyebilecek özellikler taşıması, kurumunuzun gereksinmelerine uygun esnek bir kuruluma izin vermesi beklenir. İyi tasarlanmış bir belge yönetim sistemi, çalışanlar tarafından kurumsal bilginin çok kolay bir şekilde paylaşımına ve bulunmasına olanak sağlar. Kurumsal içeriğin mantıksal bir yöntemle organize edebildiği bu tür sistemler, kurum genelinde içerik yaratımını ve sunumunu da kolaylaştıracak çeşitli araçlara sahiptir. Belgenin yaşam döngüsünde; belgeyi kullanacak kişilerin yetkilendirilmesi, belgenin gözden geçirilmesi, yayınlanması, belgenin denetimi ve onaylanması, belgenin yok edilmesi veya saklanması gibi önemli aşamalar söz konusudur.”
Kağıt üzerindeki bilginin oluşturduğu maliyet fark edilmeye başlandı
Kurumların öncelikli ihtiyacının dolaplar dolusu kağıttan kurtulmak olduğunu belirten GGSoft Yazılım Genel Müdürü Tolga Eşiz, kağıt üzerinde gerçekleşen işlemlerin getirdiği maliyetleri kurumların fark etmeye başladığını işaret etti. Elektronik arşiv yapılarını kurmak için çaba gösterilmeye başlandığını dile getiren Eşiz, şöyle konuştu:
“Doküman yönetim sisteminin ilk fazı olan arşivlerin elektronik ortama aktarılması oldukça popüler hale gelmiş durumda. Kurumlar elektronik ortamda belge ile işlem yapma kültürünü edindikçe iş akışı gibi verimlilik arttırıcı uygulamalara daha kolay yönelecektir. Kurumlar kağıtlar üzerinde bulunan bilgiye çok hızlı erişmek istiyorlar. Bu da doküman yönetim sistemlerinin kurulması için itici güç oluyor. Artan rekabet hizmet kalitesinin yükselmesini ve maliyetlerin aşağıya çekilmesini gerektiriyor. Bu yeni düzende bilgi ve belgeye en hızlı ulaşan kazanıyor.
