Dijital dağınıklığa karşı akıllı belge yönetimi

Bugünün iş dünyasında, bilgi akışının hızı ve hacmi her zamankinden daha fazla. Ancak bu bilgi yoğunluğu, beraberinde büyük bir sorunu da getiriyor: belgeler dağınık, takibi zor ve ihtiyaç duyulduğunda bulunamıyor. Bir e-postada sözleşme, bir ERP sisteminde fatura, İK portalında özlük belgesi… Kritik veriler birbirinden kopuk sistemlerde adeta kayboluyor. Bu durum, zaman kaybına, operasyonel hatalara ve en önemlisi, bilgi güvenliği risklerine yol açıyor. Tam da bu noktada, tüm bu dağınıklığı tek bir çatı altında toplayarak verimliliği ve güvenliği artıran merkezi belge yönetim sistemleri devreye giriyor.

Bu noktada PaperWork; HR, ERP, CRM, IK ve portallar gibi tüm sistemlerle entegre çalışıyor. Tüm belgeleri merkezi bir yapıda birleştiriyor. Ama sadece toplamakla kalmıyor: Belgeleri otomatik olarak sınıflandırıyor (Intelivus), kişisel verileri gizliyor (ISDD), içerikleri güvenli ve versiyonlu olarak saklıyor, gerektiğinde ise size sadece ihtiyacınız olanı gösteriyor ve bunu yapay zeka destekli çözümlerle, insan müdahalesine gerek kalmadan yapıyor.

Günümüzde artık belgeleri tek tek açıp dosyalamak, isim vermek, doğru klasöre koymak hem zaman alıyor hem de hata riski taşıyor. Intelivus IDP sayesinde bu işler artık otomatik yapılıyor. Bir form, bir fatura ya da bir teklif dosyası geldiğinde sistem:
• Ne olduğunu tanıyor,
• Nereye ait olduğunu anlıyor,
• Gerekli alanlara otomatik olarak yerleştiriyor.
Eğer belgede kişisel veri varsa, ISDD modülü bu verileri otomatik olarak maskeliyor.

Böylece hem hız kazanılıyor hem de KVKK ve GDPR gibi yasal zorunluluklara uyum sağlanıyor. Tek merkezden yönetim önemli. Çünkü belge aramakla geçen zaman, işinize ayırmanız gereken zamanı çalıyor. Ayrıca dağınık belgeler, yanlış kararlara ve uyumsuzluklara yol açıyor. Çünkü bilgi kaybolursa, hatanın telafisi çok zor olabiliyor ve veri güvenliği her geçen gün daha da kritik hale geliyor.