Doğru çözümlerin sırrı detaylı ihtiyaç analizi
ERP çözümlerinin bazı sektörlerde ve KOBİ’lerde yayılımının devam etmesi bekleniyor. Bu konuda adımlarını atmış olanların ise ERP yapılarından beklentileri değişiyor. Artık devir, kurumsal büyük veride analiz ve mobiliteye uyum devri.
ERP’nin öneminden, gerekliliğinden, sağladığı faydalardan bahsettik, ama en uygun ERP yapısını kurumda konumlandırmak belli adımları gerekli kılıyor. Yani buzdağının görünmeyen yüzünde şirketin sektörüne ve yapısına, ihtiyaçlarına, iç işleyişine göre, kendine uygun bir yapı modellemesi gerekiyor. Anadolu Bilişim Satış Müdürü Sibel Bilgin’in de dikkat çektiği gibi, şirketlerin olgunlukları aslında bu aşamada etkili oluyor. Daha öncesinde bir paket çözüm kullanmış, süreçleri tanımlanmış şirketlerde bu değişim daha hızlı olabiliyor. Bilgin ekledi: “Projeye başlamadan önce süreçlerin tanımlanmış olması, organizasyonların süreçlere göre oluşturulması, projelerin başarısı ve zamanında tamamlanması için önemli bir adım.”
Detaysoft Satış ve Pazarlama Direktörü Evrim Akpınar’a göre ise projelerin başarısında temelde 3 etken var. Seçtiğiniz çözümün yetenekleri, doğru danışman şirketi seçmek ve şirket içinde doğru ekibi oluşturmak. Çözümü seçerken; Akpınar’ın dikkat çektiği gibi, Türkiye’de ve ilgili sektörde en yaygın ve başarı ile uygulanmış yazılımı seçmek gerekliliği aşikar. Danışman şirketin deneyimi, kadrosu ve şirketle olası kan uyumu temel bakılması gereken kriterler.
Kurumsal öncelik ‘fiyat’ olmasın
ERP altyapısına geçiş, bir kurumun geleceğini kökten etkileyen bir karar. Dolayısıyla bu kritik karar alındığında, tüm sonucun zorluklar ile dolu olmaması için özen gösterilmesi gereken bazı başlıklar var. İnnova İş Çözümleri ERP Çözüm Yöneticisi Yalçın Terlemez’e göre, ERP projesine başlarken doğru bir ihtiyaç analizinin yapılması, başarıya ulaşmanın ilk adımı. Kurumlara birçok alanda yararlı yöntemler getirmekte olan ERP yazılımları mutlak bir metodoloji ile uyarlanmalı. ERP sistemi ile sorunsuz çalışacak olan donanım altyapısı ve üçüncü parti modüllerin seçimini de dikkat edilmesi gereken konular arasında gösteren Terlemez, şu uyarıyı yapmadan geçmedi: “Bu tür projelerde şirket üst yönetiminin desteğinin, proje sponsorluğunun alınmaması, karar alma süreçlerinde tıkanmalara sebep olacağından proje başarısını tehlikeye atar. Bu başlıklara yeterli özenin gösterilmemesi bazı ERP projelerinde sürecin çok uzamasına ya da istenilen verimin elde edilememesine yol açabiliyor.”
Terlemez’in dikkat çektiği bir konu da ERP projesi yaparken, doğru danışmanlık şirketi ve yazılım tedarikçisi ile yola çıkılması. Günümüzde gittikçe artan şekilde şirketlerin ERP projeleri yaparken kendi bünyelerine en uygun teklifi değil, toplamda en ucuz teklifi veren şirketler ile çalışma kararı verdiklerini gözlemliyoruz. Bu örneği paylaşan Terlemez’in de belirttiği gibi, ERP projelerinde fiyat, seçim kriterlerinden birisi elbette olacak. Ancak seçilecek iş ortağına ve yazılıma karar verirken, olaya tamamen fiyat odaklı yaklaşmak, zaten pek çok risk içeren ERP projesinin başarıya ulaşmasını daha da zorlaştırır.
Günümüz işletmelerinin kıyasıya rekabet yaşadıkları bir pazarda şirketlerin ERP sistemi kullanması artık ‘neden’den çok ‘sonuç’ halini aldı. Akınsoft ERP Sistem departmanı yetkililerine göre, ERP projesine yeni adım atacak bir şirketin sektörüne, yapısına ve yönetim kültürüne çözüm bulacak ERP sisteminin tespitini yapmaları gerek. Bunun için de öncelikle şirketin iş süreçlerini netleştirmeleri ve nasıl bir çözüm istediklerini tespit etmeleri şart. İşletmenin ciddi bir araştırma süreci ile işletmeye uygun olan, doğru program tespiti yapması önemli. İşletmelerin ERP sistemini seçim sürecinde ise önceliklerin en çok üç madde üzerinde yoğunlaştığı söylenebilir: Maliyet, satış sonrası hizmet ve destek, yazılım firmasının pazardaki durumu.
ERP projesi almaya karar veren şirketlerin öncelikle kendi iş süreçlerini mutlak gözden geçirmesi gerek. “Bu süreçlerden sonra öncelikli ihtiyaçlar belirlenmeli” diyen Teknosol ERP ve APS Satış Yöneticisi Filiz Kaşıkçı’nın da belirttiği gibi, ihtiyaçları belirleme noktasında şirketler kendi işlerinde şirket işleyişine her noktada hakim ve proje kurgulamasına katkıda bulunabilecek, yazılım şirketiyle ve kendi şirketi arasında koordinasyonu sağlayabilecek bir proje yöneticisi ile yapabilecekleri gibi danışmanlık noktasında dışarıdan bağımsız bir şirket ile de çalışmayı ve destek almayı tercih edebilirler. Sözün özü, şirket her şeyi tek başına üstlenmemeli ve yetkin danışmanlık desteğinin de faydalarını almalı.
Büyük veriyi analiz zamanı geldi
Sektörde genel beklenti; temel ERP süreçlerinin uygulanmasının gelişen bazı sektörlerde ve KOBİ’lerde sürmesi yönünde. 2014 yılında temel ERP süreçlerini çevreleyen ve kurulmuş sistemin şirkete faydalarının artmasını sağlayan çözüm alanlarında da artış beklentisi var. Uzmanlar bunları iş zekâsı, kurumsal performans yönetimi gibi karar destek sistemleri, analizlerin neredeyse anlık yapıldığı teknolojiler, mobil uygulamalar gibi veri erişimini ve kullanımını daha yaygın ve kolay kılan çözümler, hızlı bir uyum ve fayda elde etmeyi sağlayan bulut çözümleri olarak örnekliyor. Genellikle mali işler, finans, maliyet, üretim, satış, malzeme, İK gibi temel modülleri kapsayan ERP çözümleri büyük şirketlerde ve orta segmentteki şirketlerin büyük kısmında kullanılmaya başlandı. Bundan sonraki süreçte ise toplanan verinin daha sağlıklı inceleneceği yapıların kurulması önem taşıyor. Yani ortaya çıkan büyük veriyi, en hızlı şekilde işleyebilecek ortamların önemi artıyor.
Teknoloji, değişen iş modelleri ve uyum gibi çeşitli faktörler, ERP uygulamalarında yeni eğilimlerin belirleyicisi oluyor. Uzun yıllar üretim sektörü odaklı yapılanan ERP çözümleri, hizmet ve finans sektörlerinin küresel ekonomiyle bütünleşik bir şekilde tüm dünyada gelişimi ve gelir düzeylerinin yükselmesi ile birlikte, hayatın her alanını yönlendiren uygulamalar haline geldi. itelligence Türkiye CEO’su Savaş Komban, bununla birlikte, teknolojinin sürekli ve artan hızda gelişimiyle ortaya çıkan talepler ve çeşitli yöntem değişikliklerinin, ERP uygulamalarında sürekli bir güncellemeyi zorunlu kıldığına dikkat çekti. Endüstri özelinde standartlar oluşturmayı mümkün kılan esnek bir sistem olan ERP, bu anlamda kurumların gelişen ihtiyaçlarını, kendisi de sürekli gelişerek tümüyle karşılayabilme özelliği taşıyor. 2014 yılında da bu eğilimin artarak devam edeceği tahmininde bulunan Komban, “ERP çözümlerinin perakende, finans, enerji, hizmet gibi üretim dışı tüm sektörlerde yayılımının daha da hızlanacağını ve ERP çözümlerinin kendi gelişimlerine paralel diğer iş çözümlerine de alan açmaya devam edeceğini düşünüyorum” dedi.
Yeni çözüm beklentileri gelişiyor
ERP kullanan şirketler arttıkça, katma değerli servisler de artık raporlama, bütçeleme, analiz ve mobil çözümler gibi detay çözümlere doğru kaymaya başlıyor. Pazarı en hızlı ve en doğru analiz eden şirketler pazarda daha çok avantaj kazanıyor ve buna göre pozisyonlarını alıyorlar. “Bu durumda 2014’ün en önemli noktaları hız ve detaylı analiz olarak ortaya çıkıyor” saptamasını yapan Bizcon Satış ve Pazarlama Direktörü Armağan Aydın, bu noktada 2013 beklentilerinde olduğu gibi, 2014’te de Anadolu’daki küçük ve orta ölçekli işletmelerin ERP dönüşümlerine devam edeceklerini öngördü. Hâlihazırda geçişini sağlamış şirketlerin ise detaylı analiz ve mobil çözümler doğrultusunda yeni çözümlere yönelmesi beklentiler dahilinde.
Düne kıyasla bugün gelinen noktada ERP çözümlerinden beklenti; üretim süreçlerinin ötesinde şirketlerin insan kaynağından müşteri ilişkileri yönetimine, stok takibinden saha operasyonlarına tüm süreçlerinin ve bununla birlikte çok temsilcilikli yapılarda tüm ekosistemin tek bir sistemde daha da bütünleşik çalışabilmesi yönünde değişti. Bu tanımı yapan Netsis Başkan Yardımcısı Medi Ventura, bununla birlikte hızlılık ve esneklik gereksinimlerinin birbirine paralel olarak artarken, proje kurulum süreçlerinin birkaç aya, hatta proje ölçeğine bağlı olarak birkaç haftaya kadar kısalması beklentisinin ortaya çıktığına dikkat çekti.
DANIŞMANLIK HER ŞEYİN TEMELİ
Bir ERP yatırımı yapacak olan işletmenin, öncelikli olarak ihtiyaçlarını, bütçesini ve ne istediğini belirlemesi ve bu doğrultuda ihtiyaç analizi yapması gerek. ERP projesi seçiminde şirketler genellikle ERP yazılımının pazardaki durumu, satış sonrası desteği, Türkçe arayüzü olması, uluslararası destek sağlaması, esnek bir yapıya sahip olması, hızlı olması, sorunsuz çalışması gibi unsurları önemsiyor. Link Bilgisayar ERP Danışmanı Hazal Gümüş’ün de belirttiği gibi, danışmanlık süreci ise bir ERP projesinde büyük önem taşıyor. ERP projesinin şirket içerisindeki otomasyonunun sağlanması, kullanıcılara ilk eğitimlerinin verilmesi ve programa uyumlarının sağlanması, karşılaşılabilecek sorunların nasıl giderilmesi gerektiği gibi aşamalara işlevsellik kazandırılması yeterliliği, alınan danışmanlık hizmetinin kalitesi ile doğru orantılı. “Önümüzdeki süreç ERP uygulaması için bilgiye her yerden ulaşılabilmesini amaçlayan bir süreç” tespitini yapan Gümüş’e göre, zaman ve mekan bağımsız olarak istenen tüm analizlere uygun herhangi bir konumda anında ulaşılabilmesi, bir ERP projesi için en önemli hedef olmalı. Gümüş hatırlatmadan geçmedi: “Ayrıca yapılan kanuni değişikliklere uyum göstermek ve bu doğrultuda işletmelerin ihtiyaçlarına sorunsuz destek verebilmek önemli.”
ŞİRKETLER ESNEKLİK İSTİYOR
Şirketler büyüdükçe ERP ihtiyaçları da zorunluluk olmaya başlıyor. Kurumlar için değerli bilgiyi elde etmek, saklamak ve kullanmak her zamankinden daha önemli. Bilgi teknolojilerine, özellikle ERP’ye yatırım yapmayan şirketler değerli veriye ulaşamıyor ve önlerini göremez hale geliyor. TTK ve sektörel düzenlemeler ve ciddi teşvikler sayesinde KOBİ’lerin üretimde ve yönetimsel süreçlerde verimlilik artışı ile ilgili revizyonları ve dolayısı ile ERP süreçlerine bakış açısı da olumlu yönde değişmiş durumda. Özellikle e-fatura gibi uygulamalar içinde bulunduğumuz yıl içinde zorunlu ERP yatırım kararlarına destek oldu. “Bu konuda en önemli süreç seçim aşaması” tespitini yapan IFS Pazarlama Müdürü Öznur Tekiner, “Türkiye’de pek çok yazılım sağlayıcı mevcut. Şirketler kendi ihtiyaçlarına ve beklentilerine en uygun ERP yazılımını seçmek zorundalar. ERP çözümünün işlev yelpazesi ne kadar genişse, kuruma kattığı değer de o kadar zengin oluyor” dedi. Dünya mobiliteye doğru yönelmiş durumda. Buna ayak uydurabilen kurumsal yazılımlar da ERP alanındaki yeni eğilim ve Tekiner bu yorumunu şöyle detaylandırdı:
“Esneklik ve kullanıcı arayüzlerinin kolaylığı gibi özellikler şirketlerin ERP seçerken önem verdiği özellikler arasında. Artık kullanıcılar internet teknolojisine uyum sağladıkları için kurumsal yazılımdan farklı beklentiler gündeme geldi. Sosyal medya bağlantıları, şirket içi ERP yazılımınız üzerinden mesajlaşma, hatta konuşma özellikleri gibi eskiden aranmayan pek çok özellik kullanıcıların ilgisini çekiyor. Ürün geliştirmeleri yapılırken son kullanıcıların yorumları ve sektörlerden akan bilgi başrol oynuyor.”
MOBİL TEKNOLOJİ İLE BÜTÜNLEŞME VAR
ERP için yapılan bol sıfırlı yatırımlar düşünüldüğünde; yazılım seçiminde yapılacak bir hata, sadece önemli ölçüde maliyet ve zaman kaybına neden olmakla kalmayacak, sistem kurulduktan sonraki etkin ve verimli kullanımı da sıkıntı yaratacak. Bu nedenle, Set Software İş Geliştirme Direktörü Servet Gündüz’ün de belirttiği gibi, ERP seçim süreci çok iyi bir analiz gerektiriyor. Bu analizde, teknik konular dışında, firmanın bu konudaki tecrübesi, referansları, mali yapısı, projeye yaklaşımı ve en önemlisi arzusu da bulunmalı. Özellikle son zamanlarda mobil teknoloji gibi farklı haberleşme teknolojilerinin hızlı gelişimi Gündüz’e göre, sektörde iş yapış biçimlerinin de değişmesine neden oldu. Mobil teknolojinin ERP sistemleriyle bütünleştirilmesinin önemli avantajlar sağlayacağının farkında olan şirketlerin ERP çözüm sağlayıcılarından beklentileri de değişmeye ve artmaya başladı. Gündüz ekledi: “Ayrıca BPM uygulamaları ile ERP uygulamalarının artık birlikte düşünülmeye başlanması da önemli eğilimler arasında.”
E-DÖNÜŞÜM, PAZARIN BÜYÜMESİNİ SAĞLAYACAK
Şirketin ERP projesine bir BT projesi değil, bir iş ve dönüşüm projesi olarak bakması gerekiyor. Bu bir kurumsal kültür değişimi aslında. İş yapış biçimi, süreçler tekrar ele alınıyor ve en iyi haliyle ERP sistemi içerisinde uygulamaya konuyor. ERP projesinin başarısında yazılım şirketinin ekibinin yetkinliği kadar, projeyi uygulamaya alan şirketin de gerek iş gücü gerekse finansal olarak gerekli kaynağı proje için ayırması önemli. “ERP projeleri şirket içerisinde birilerinin yan işi olarak yönetilemeyecek derecede hayati projeler” diyen Workcube Başkanı Özlem Açıkel Turhan, son kullanıcıların projeyi sahiplenmesinin hayati önem taşıdığına vurgu yaptı. Turhan, 2014 yılına yönelik beklentilerini şöyle anlattı:
“ERP uygulamalarında en yeni eğilim, ERP sistemlerinin kiralanabilir hizmetler olarak SaaS modeli ile pazara sunulabilmesi. Pazarın tüm dünyada ve ülkemizde bu yönde genişleyeceğini öngörüyoruz. Daha çok şirket, daha az maliyet ile ERP sistemlerine geçiş yapacak. ERP yazılımlarının 2013’te ana gündem maddeleri e-Fatura ve e-Defter uygulamalarının yazılımla bütünleştirilmesi, SaaS çözümlerinin pazara hazır hale getirilmesiydi. Sosyal medyada hızla büyüyen bilgiyi de şirketlerin yönetmek zorunda kalması, sosyal medyanın da ERP sistemlerinin bir yerinde bütünleşmesini zorunlu kılıyor. Kurumsal iş çözümleri kurum dışında hızla büyüyen yapılandırılmamış bilgiyi de kurum için erişilebilir ve yönetilebilir hale getirmek üzere evriliyor. 2014 yasal düzenlemelerin daha çok hissedileceği ve pratiklerin oturacağı bir yıl olacak. Bu genel e-Dönüşüm hali, ERP pazarının büyümesini tetikleyecek.”
