Doğru Yetkilendirmeler Temel Oluyor

Pandemiyle beraber beyaz yakalı işgücü büyük oranda evden çalışmaya geçiş yaptı. Bunun sonucunda operasyonların parçası olan onay süreçleri de eski usul kağıt imza yöntemlerinden dijital onay yöntemine doğru daha hızlı geçiş yapma zorunluluğu ile karşılaştı. Bu onay süreçleri, onaylanacak konulara ve bunun arkasındaki kanun, yönetmelik ve düzenlemelere bağlı olarak zaman zaman kurum içi basit uygulamalarla gerçekleşebilse de izin kullanımında bazı onay süreçleri için kanunen kabul edilmiş onay süreçlerini kullanmak önem taşıyor. Bu değerlendirmeyi yapan BugBounter Kurucu Ortağı Arif Gürdenli’nin dikkat çektiği gibi, pandemi dönemi son bulsa bile birçok şirketin evden çalışma yönetime devam edeceği aşikar. Bu noktada, uzaktan çalışmanın ve dijitalleşmenin artmasıyla onay süreçlerinin sadece uzaktan yapılabilmesi değil, Arif Gürdenli’nin belirtiği üzere, mobil cihazlar üzerinden yapılabilmesi de bir gereklilik haline geldi.

Kurumsal onay süreçlerinin, iş süreçlerinin doğal bir parçası olan yönetici onayı, talep eden onayı, karar onayı, bütçe onayı, hukuk onayı gibi gerekli işlemlerin dijital ortamda gerçekleştirilebilmesi şeklinde ilerlediğini vurgulayan Gürdenli, “Onay süreçleri; kanuni süreçler ve yetki devirleri gibi işlemleri kapsıyor” dedi. Buna örnek olarak, bir kişiye kullanıcı hesabı açılacaksa, iş ihtiyacı ve hakları açısından yöneticisi tarafından, teknik uygulama açısından bilgi güvenliği departmanı tarafından gözlemlenmesini ve uygunluk verilmesini onay süreci olarak değerlendirebiliriz. Onay süreçlerinde hız önemli olduğu kadar, doğru yetkide kişilerin ve doğru onay aşamalarının kurgusu da önem kazanıyor. “Dijital onaylarda akışın olabildiğince yedekli, konulan kurallara uyulabilen, şeffaf, denetlenebilir ve hesap verebilir biçimde tasarlanması ve kişilerin de dijital kültüre uyumlanması önemli” hatırlamasını yapan Arif Gürdenli, onayın iş süreçlerinin doğal bir parçası olduğunu da vurguladı. İş ve süreçler dijitalleştikçe bunların parçası olan onay işlemleri de dijitalleşme yoluna doğru ilerliyor. Burada üç çeşit yaklaşım görüldüğünü belirten Arif Gürdenli, şunları söyledi:

“Birincisi, süreçler dijital ilerliyor, ama onay süreçleri eski usul, dijital dışı yöntemlerle, yani kağıt ve elle atılan imza şeklinde gerçekleşiyor. İkincisi, sadece onay süreçlerinin dijitalleşmesi için bazı araçlar kullanılıyor. Bunun en tipik örneklerinden bir tanesi, kurumlar arası sözleşmelerin imzalanması için 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu’na bağlı olarak çalışan elektronik imza servis sağlayıcıları ve şirketlerinin çözümleri verilebilir. Üçüncüsü, iş süreçlerinin daha doğal ve daha iyi ilerleyen bir parçası olarak, en ileri seviye diyebileceğimiz dijital süreçleri yöneten yazılımların kullanılması. Dijitalleşme yatırımını da onay ve iş süreçlerinin dijitalleşmesinden kesinlikle ayrı düşünmemek gerek.”