Düzenlemeler, ERP’nin itici gücü oluyor
Birçok başlıkta yasal düzenlemeler ve gereklilikler her ölçekte kurumu bağlayıcı özelliğe sahip. Bu da, özellikle KOBİ’lerin ERP odaklı yatırımlarında temeli oluşturuyor. Kurumsal bazda elde edilen faydalar, bu konuda yeniliklerin takip edilmesi demek.
Son yıllarda bilişim dünyasında iki büyük eğilim var: Sayısallaşma ve gerçek zamanlılık. Fiziki olan her şeyi sayısallaştıracağız ve sistemlerle bütünleştireceğiz” diyen Gartner Türkiye Yönetici Ortağı Halil Aksu’ya göre, yakın zamanda tüm işler gerçek zamanda olacak. ERP sistemleri de buna uygun hale getirilecek. Bunu yapabilenler avantaj elde edecek, yapamayanlar ise Aksu’ya göre, müşteri, itibar veya para kaybedecekler. “Aynı şekilde sensörlerle, makinelerle süreçlerini, işlerini, hizmetlerini sayısallaştıramayanlar müşteri, itibar ve para kaybedecekler” detayını paylaşan Aksu, klasik ERP dünyasında bile heyecan verici günlerin bizi beklediğini söyledi ve şu analizi ekledi: “Bulut, mobil, sosyal ve büyük veri eğilimleri var olmaya ve etkilerini sürdürmeye devam edecek. ERP dünyasına etkileri bulut tarafından, arayüzün mobil ortama kaymasıyla, sosyal ağların ve sosyal verilerin süreçlere dahil edilmesiyle ve oluşan büyük verilerden büyük sonuçların çıkarılmasıyla kendini gösterecek.”
ERP uygulamaları şirket içerisindeki operasyonel süreçlerin daha verimli olmasını ve şirket içi yapılan tüm aksiyonlardan ilgililerin çevrimiçi olarak haberdar olmasını sağlar. Link Bilgisayar ERP Danışmanı Hazal Gümüş’e göre, bunun nedeni ise, yapılan işlemlerin birbirleri ile senkronize bir şekilde çalışıyor olması. Bu açıdan bakıldığında, şirket içi verimin de artmasında olumlu rol oynamakta ve iş akışının daha hızlı olabilmesini sağlamakta.
Gündem konuları ERP’yi gerektiriyor
Türkiye’de KOBİ’ler ERP çözümlerine geçmiş yıllara göre daha fazla ilgi gösteriyor. Bu da günden güne artan rekabet ortamının bir sonucu. Gündem konuları olan TTK, e-fatura, e- defter uygulamaları, geniş bir açıdan ele alındığında ekonominin üretim karar birimleri olan firmaların yeni iş alanlarına yönelmelerinde önemli rol oynayacak. Teknosol ERP ve APS Satış Yöneticisi Filiz Kaşıkçı’ya göre, bu da KOBİ’lerde yeni bir yapılanma gerektirecek ve ERP sistemleri bu yapılanmaya büyük ölçüde destek olacak. ERP’nin bütünleşik faydasını Kaşıkçı şöyle özetledi:
“Firmalar, işletme içerisinde bir altyapı hazırlayarak satış, satınalma, üretim, depo yönetimi, sevkiyat, muhasebe, finansman vs. gibi tüm operasyonel birimlerini tek bir ERP uygulamasıyla bütünleştirecekler. Ayrıca web ve mobil cihazlar gibi dış ortamlardan veriler toplayarak tam bütünleştirme ile desteleyecek bir yapı kurduklarında müşteri ve dağıtıcılarını da sisteme dahil edecek ve yüksek verimlilik sağlamış olacaklar.”
Türkiye’de ciddi bir e-devlet dönüşümü yaşanıyor. Bu, küçük-büyük tüm işletmeleri etkileyen bir süreç. Workcube Başkanı Özlem Açıkel Turhan’ın da dikkat çektiği gibi, ERP sistemleri bu dönüşümün ve beraberinde gelen yasal düzenlemelerin odak noktasında. Örneğin yılsonu itibariyle e-Faturaya geçiş yapılıyor. Gelecek yıl e-Defter uygulaması devreye alınacak. Yeni TTK, web sitesini ve burada belli bilgileri paylaşmayı zorunlu hale getirdi. İzinli Pazarlama Yasası gündemde. “Daha pek çok yeni düzenleme sayabiliriz” diyen Turhan ekledi: “Son 1-2 yılda iş dünyasında ciddi değişiklikler ve yasal zorunluluklar gündeme geldi. Bunların hepsini düşündüğünüzde ERP, CRM adı ne olursa olsun, artık elinizde bir bilgi sistemi olmadan bu ekonomide var olmanız mümkün değil.”
Bu açıdan bakıldığında, her anlamda daha şeffaflaşan bir ekonomiye doğru gidiyoruz. Yani herkes, Turhan’ın belirttiği gibi, ERP sistemlerinin en büyük rakibi Word, Excel belgeleri ile iş yönetmekten kurtulmak, bilgiyi kişilerin bilgisayarlarına hapsolmaktan çıkarıp merkezileştirmek zorunda. Bu yönüyle iş yazılımı yatırımı, daha önce hiç olmadığı kadar KOBİ’lerin gündeminde. Turhan’ın dikkat çektiği bir unsur da, ERP yazılımını kiralama imkanı. Bu imkan, KOBİ’ler için ERP sistemlerini bir yatırım olmaktan çıkarıp hizmet haline dönüştürüyor. Bu da pazarı hem arz hem talepte tetiklemeler ile büyüme eğilimine sokuyor.
Veri kaynaktan, anında toplanıyor
Kurumların kullandığı ERP çözümlerinin değişimlere beklenen hızda uyum sağlaması, büyük önem taşıyor. Sektörel ve devlet kanalıyla yapılan düzenlemelerin takibi, çözümlere bu değişikliklerin müşterilerin talebinden önce, hatta hazır edilmesi de hayati öneme sahip. Anadolu Bilişim Satış Müdürü Sibel Bilgin, son yıllarda özellikle yeni TTK ile getirilen düzenlemelere, kurumların kullandığı çözümlerin hızlı uyumunun önem kazandığını belirterek, “UFRS, e-fatura, bu konuda güzel örnekler. Önümüzdeki dönemde e-defter, e-irsaliye gibi uygulamaların gündemde olması, belirtilen tarihlerde bu değişikliklerin kullanıma alınamaması nedeniyle alınabilecek cezalar önemli. Bu çözümleri sunan şirketlerin ise değişimi takip etmek, sistemlerine uyarlamak ve zamanında kullanıcılarını uyararak bu değişimleri yapmaları için bilgilendirme görevleri var” dedi. Bu açıdan bakıldığında, ERP çözümlerinin işletmelere getirdiği en önemli katkı, Bilgin’e göre, veriyi kaynağından toplamaları. Kaynaktan ve anında toplanan veriler ile operasyon daha yakın takip edilebilirken, aksaklıklar daha hızlı fark edilebilmekte, önlem almak daha hızlı olabilmekte.
Bu yönden ERP’nin sadece büyük kurumların yatırım yapabileceği bir çözüm olarak görülmemesi gerek. Modüler yapılar ve kurumların öncelikli ihtiyaçlarının tespiti ile birlikte küçük ve orta boy işletmeler de ERP projelerini gerçekleştirerek, büyüme süreçlerinde ve rekabette fayda sağlayabiliyor. İnnova İş Çözümleri ERP Çözüm Yöneticisi Yalçın Terlemez, bulut bilişimin yaygınlaşması ve SaaS altyapılarının KOBİ’lerin de ERP çözümlerine erişimini çok daha kolay hale getirdiğine dikkat çekti. Terlemez, kurumsal faydaları şöyle anlattı:
“ERP’yi tüm işleyiş altyapılarının belkemiği haline getiren kurumlar ciddi bir verimlilik avantajı ve fırsatı yakalıyorlar. Farklı operasyonel birimlerin kendi istek ve ihtiyaçlarına uygun modüllerin ERP altyapılarına bütünleştirilmesi ve anlık veriyi raporlar haline getiren anlık analiz araçları ile şirketlerin içerisinde işbirliği olanakları artıyor ve şirket içerisindeki birimler, diğer birimlerin işleyişi ve yaptıkları hakkında daha kolay ve hızlı bir şekilde bilgiye sahip olabiliyorlar.”
Maliyete değil, ihtiyaçlarına ve fonksiyona bak
Her sektör ve her ölçeği etkisi altına alan rekabet, Bizcon Satış Ve Pazarlama Direktörü Armağan Aydın’ın da belirttiği gibi, daha önce yoğun olarak büyük şirketlerden gelen taleplere karşılık, artık daha çok KOBİ’lerin rekabet avantajı kazanmak için ERP çözümlerine yöneldiği görülüyor. ERP uygulamaları tüm operasyonel süreçleri optimize etmek üzerine kurgulanıyor. Tüm süreçler yerel gereksinimler de düşünülerek elden geçirilirken, verimsiz süreçler ya akışlardan çıkartılıyor ya da dünya standartlarına göre yeniden düzenleniyor. Aydın ekledi: “Birbirinden bağımsız sistemlerde birbirinden bağımsız hareket eden departmanlar aynı işleri tekrar tekrar, verimsiz olarak yapabiliyor. ERP sistemine geçen şirketlerde ise tüm akış kontrollü ve gözlemlenebilir olduğu için bu tür verimsizlikler tamamen ortadan kaldırılmış ve maksimum verimlilik sağlanmış oluyor.”
Ülkemizde ekonominin temel taşlarından olan KOBİ’lerin rekabet ortamında ayakta kalabilme şartlarından en önemlisi ERP gibi sistemsel bilişim teknolojilerine yatırım yapmaktan geçiyor. Son yıllarda KOBİ’ler de ERP yazılımlarının faydalarını keşfetmeye bu doğrultuda ERP geçiş süreciyle ilgili çalışmalara başladılar. Yeni TTK düzenlemeleri ile KOBİ’lerde bu düzenlemeye paralel olarak gerekli değişimleri yönetebilmek adına teknolojiye ilişkin önemli yatırımlar yapmaya başladılar. TTK gereği yönetim raporlaması, yeni muhasebe sisteminin ve denetim mekanizmasının yönetilmesi, finansal planlama ve bütçeleme gibi konuların doğru raporlanması ve sunumu için tüm süreçlerine bütünleşik ve beklentilerine cevap verecek ERP yatırımları da bu teknolojik yatırımların başında geliyor. Set Software İş Geliştirme Direktörü Servet Gündüz, tüm bunların yanında KOBİ’lerin seçimlerini yaparken öncelikleri kendileri için en uygun ERP çözümünü sağlayacak şirketler olması gerektiğine dikkat çekti. Çünkü sadece maliyet odaklı seçimler, Gündüz’ün de dikkat çektiği gibi, yanlış ve başarısız projeler olarak rafta yerini alır. “Uygulamayı kullanan tüm operasyonel yapılar, çalışanlar ve karar verme mekanizmasındaki yöneticiler şirket içi tüm bilgileri aynı şekilde, gerçek zamanlı olarak görme şansına kavuşur” diyen Gündüz’e göre, operasyonel faaliyetlerini başarı ile yönetmek ve geliştirmek isteyen kurumların, iş süreçlerini, iş ortaklarıyla ve müşterileriyle ile olan işbirliklerini doğru ve etkili olarak sürdürmeleri son derece önemli.
HATA PAYI AZALIYOR
Türkiye’de özellikle yüksek miktarda üretim yapan firmalar ERP uygulamalarının sunduğu avantajların farkında. Birçok firma ihtiyaçları ve bütçesi çerçevesinde ERP yatırımı yaptı ve yazılım kullanma gücünü artırdı. Netsis Başkan Yardımcısı Medi Ventura’ya göre, TTK gibi zorunluluklar ise KOBİ’lerin ERP uygulamalarına yaklaşımında daha fazla etkili oldu. ERP uygulamaları sayesinde iş akışları, takip ve onay süreçleri merkezileştiriliyor, tüm veriler, tüm süreçler tek bir sistem üzerinde bütünleşiyor. Dolayısıyla Ventura’nın tabiriyle ‘akışlar sistematize ediliyor’. Böylelikle bir sistem dahilinde çalışmanın getirdiği kolaylık, hataya yer bırakmaması, işbirlikçi çalışma şeklini destekleme gibi avantajlar söz konusu oluyor.
SEKTÖRE YÖN VERECEK BEKLENTİLER
Pazardaki geçmiş 5 yıldaki değişim, üreticilerin ileriye dönük başlattıkları, sürdürdükleri çalışmaları ve kullanım açısından ERP bilincinin artmasını dikkate alan Trovarit Yönetici Direktör Muharrem Gezer, 2014 yılı için kullanıcı ve üretici açısından bazı öngörülerini şöyle sıraladı: ERP bilinci ve yetkin insan kaynağı ihtiyacı, geleneksel yazılımlardan vazgeçme, bütünleşik sistem arayışı, stratejik işbirliği, satın almalar ve yeni pazar, lokal destek ihtiyacı, yasal düzenlemeler, yeni teknolojilerin kullanımı, sahip olma maliyeti (TCO), yatırımın geri dönüşü (ROI), KOBİ’ler, devlet teşvikleri, uluslararası pazarlara açılma, danışman açığı ve proje süresi.
ÜÇ AŞAMALI YÖNTEM
Bir kurumun tüm fonksiyonlarını tek elden idare etmesini sağlayan ERP yazılımları, KOBİ’lerin karar destek sistemlerine en doğru bilgiyi sağlayarak kurumların işlevselliğini artırıyor. TTK’daki son düzenlemeler, genel itibariyle şeffaflığı, AB’ye ve uluslararası topluma uyumu hedefliyor ve şirketlerin sürdürülebilirliği için kontrol ve denetim mekanizmaları getiriyor. Dolayısıyla, itelligence Türkiye CEO’su Savaş Komban’ın da belirttiği gibi, ERP projeleri açısından da yoğun bir gündem söz konusu. Komban’a göre, bu değişiklikleri yaparken temelde üç aşamalı bir yöntem benimsenmesi gerekiyor. Birincisi bir ön analiz yapılması, ikincisi kurumun kendi kaynakları ile dış kaynaklarının fonksiyonları netleştirilerek dönüşüm yol haritasının hazırlanması, üçüncüsü ise birim testler ile bütünleştirme testlerinin yapılması.
TÜM BİRİMLER AYNI YAPIDA BULUŞUYOR
Türkiye’de KOBİ’ler ERP uygulamalarından çok uzak değiller. Detaysoft Satış ve Pazarlama Direktörü Evrim Akpınar’ın belirttiği gibi, TTK belli bir mali disiplini de beraberinde getirdiği için daha kurumsal ERP çözümlerine doğru bir eğilim söz konusu olacak. Gerçek anlamda bütünleşik bir ERP’de veri bir kere doğru birim tarafından girilir, ilgili tüm birimleri bu sonuç etkiler. Akpınar ekledi: “Proje aşamasından başlayarak daha fazla departmanların birbirlerinin önceliğini anladığı ve kendi aktivitelerinin diğerleri üzerindeki etkisini analiz edebildiği bir ortamı endüstri standardı ERP’ler sağlıyor.”
