EASY SOFTWARE ile Pegasus’un Tüm Evrak Süreçleri Emin Ellerde

EASY SOFTWARE, sunduğu çözümlerle Pegasus’un ihtiyaç duyduğu bütün basılı evrakların dijitalleştirilmesini ve tek bir havuzda toplanmasına yönelik çalışmalarını sürdürüyor. Bu sayede süreçler hızlanırken, çalışan verimliliğinin artması hedefleniyor.

EASY SOFTWARE, 1990 yılından bu yana elektronik arşivleme, doküman yönetimi, iş akışı ve kurumsal içerik yönetimi alanlarında çözümler geliştiriyor. Dijital fatura işleme, sözleşme yönetimi, insan kaynakları gibi hizmetlerin yanı sıra çok sayıda diğer kurumsal birim ve departmanlar için doküman tabanlı özel çözümler üretiyor. Dünyada 12 binden fazla müşteri kurulumuna sahip olan EASY SOFTWARE, elektronik belge yönetimi, dijital arşivleme ve iş akışı konusunda Pegasus’taki süreçlerin yeniden tasarlanmasını da üstlendi.

EASY SOFTWARE Türkiye Genel Müdürü Yunus Emre Yıldız, Pegasus’un büyük ve çok boyutlu bir operasyonu olduğunu, buna bağlı olarak da farklı iş süreçlerine ait çeşitli format ve içerikte çok sayıda evrakla çalışmak gerektiğine dikkat çekti. Bu sürecin iyi yönetilememesinin darboğazlara neden olabileceğine dikkat çeken Yıldız, bunu şöyle açıkladı: “Büyük ve hızlı operasyonlarda evrakların hızlıca ve hatasız olarak dijitalleştirilmesi ve ilgili iş birimlerine aktarılması, gerektiğinde arşivde kolayca bulunarak kullanıcıya sunulması hayati öneme sahiptir.

Bu evraklar farklı kaynaklarda ve farklı yöntemlerle üretildiği için, merkezi bir yapıda sistematik olarak tasnif edilmediği takdirde süreç akışkanlığını engelleyerek darboğazlara neden olabilir. Bunları tespit eden ve teknolojiyi en etkin şekilde kullanma alışkanlığında olan Pegasus, hızlı şekilde çözüm geliştirme isteğindeydi.” Yıldız, EASY SOFTWARE olarak Pegasus’ta doküman yönetim sürecine yaptıkları katkıyı şu sözlerle aktardı: “Etkin bir çalışma yapabilmek adına, projeye başlamadan önce Pegasus iş birimleri ve IT ekipleriyle, kapsamlı bir ihtiyaç analizi yapıldı.

Bu çalışmalar ortak proje yönetim yaklaşımına ulaşmak ve proje kapsamı ve takvimini karşılıklı olarak takip etmek açısından önemliydi. Bu çalışmaların verimli geçmesinde, Pegasus’un özellikle dijitalleşme ve teknoloji kullanımına yönelik projelere büyük önem veriyor olması da etkiliydi. Analiz sonunda, projenin kapsamı ve gereklilikleri en sağlıklı sonuca ulaşmak üzere proje yönetim planına dahil edildi. Süreç sahipleriyle yaptığımız çalışmalarda, EASY SOFTWARE uygulama ve yazılımlarında Pegasus için yapılacak özelleştirmeler belirlendi.”

Süreç Tanıma ve İyileştirmede Uluslararası Bilgi Birikimi Türkiye’ye Taşındı

EASY SOFTWARE’in Pegasus ile birlikte yürüttüğü projede iş akışı için EASY Workflow, doküman yönetim sistemi olarak EASY DMS, OCR (Optical Character Recognition- Optik Karakter Tanıma) teknolojisi ve dijital arşiv uygulamaları bir arada kullanıldı. Tüm bu uygulamaların uygun şekilde konumlandırılması ve aralarında EASY SOFTWARE Türkiye Proje Yöneticisi Selçuk Ertürk Çıkın, EASY SOFTWARE Türkiye Genel Müdürü Yunus Emre Yıldız 43 kurulan sinerji sayesinde verimlilik, müşteri memnuniyeti ve tedarikçi yönetiminde fark yaratan sonuçlara ulaşılması hedefleniyor. “Bu sonuçları elde etme hedefinin önemli bir koşulu da projeyi uyguladığımız kurumun kültürünün ve çalışanların yaklaşımının buna uygun olması.

Bu anlamda Pegasus’un havacılık sektörüne ve pek çok sektöre örnek olabilecek bir noktada olduğunu rahatlıkla söyleyebiliriz. Her projede yaptığımız gibi, süreç tanımlama ve iyileştirme adımlarında uluslararası tecrübemizi ve en iyi uygulama örneklerini müşterimizle paylaştık” diyen Yıldız, bir anlamda iş akışlarının dijitalleştirilmesi, doküman yönetim sisteminin etkin kurulumu ve kullanımına yönelik bilgi birikimini aktardıklarını söyledi. Yıldız, EASY SOFTWARE ile sunulan faydayı da şöyle özetledi: “EASY SOFTWARE çözümleriyle sunduğumuz fayda, bütün basılı evrakların dijitalleştirilmesi ve tek bir havuzda toplanması olacak. Ayrıca EASY çözümlerinin otomatik entegrasyon yeteneğiyle, her evrak otomatik olarak ilgili iş birimine aktarılabilir hale gelecek. Bu sayede süreçler hızlanırken, çalışan verimliliğinin artmasına da katkı sağlamış olacağız.

Hedeflere başarıyla ulaşılmasında, Pegasus’un dinamik ekibinin uyum yeteneği ve kendi sistemleri içinde hem yazılım alt yapısı hem de kullanıcı yeterliliği anlamında teknolojiyi üst seviyede kullanmalarının katkısının büyük olacağını düşünüyoruz. Proje sonunda bilgi teknolojileri ekibine sunacağımız backend eğitiminin yanı sıra kullanıcılara da sistem kullanım eğitimi vererek, çözümlerimizin en yüksek verimlilikle kullanılmasını sağlayacağız.” Hayata geçirilen projenin kendileri için önemine değinen Yıldız; “Bu projeye verdiğimiz önem ve Pegasus Hava Yolları’nın “Türkiye’nin Dijital Havayolu” olma vizyonu birleştiğinde, ortaya çıkan proje sadece EASY SOFTWARE Türkiye olarak bizim için değil, aynı zamanda EASY GROUP için de farklı bir noktaya gelecek.

11-12 Eylül tarihlerinde Mülheim, Almanya’da, dijital dönüşüm temasıyla düzenlenen uluslararası EASY WORLD etkinliğinde Pegasus Hava Yolları Kurumsal Çözümler Müdürü Filiz Koçhan’ı aramızda görmek, bu anlamda bizi memnun etti. Dünya genelindeki EASY SOFTWARE çalışanları ve müşterilerinin katıldığı etkinlikteki sunumunda, Sayın Koçhan yürüttüğümüz projenin Pegasus’un dijitalleşme stratejisindeki yerini ve gelecek planlarını paylaştı. Bu verimli işbirliğinin giderek güçlenmesini umuyoruz.” dedi.