ERP uygulamalarının avantajları
Stratejik Planlama ve Yönetim, Muhasebe ve Finans, Tedarik Zinciri, Üretim, Lojistik, Satış ve Pazarlama, İnsan Kaynakları gibi temel süreçleri kapsayan ERP yazılımlarının en önemli özelliği, şirketin bütün bölüm ve fonksiyonlarını tek bir sistem içinde birleştirmesi. Günümüz rekabetçi ortamının kurumlara birçok kritik görevi aynı anda üstlenmeleri gerekliliğini doğurduğuna dikkat çeken Microsoft Türkiye Dynamics Satış Direktörü Arzu Türker Yılmaz, ERP’nin bu noktadaki önemi şu sözlerle anlattı: “Kurumların bir yandan rutin iş süreçlerini doğru kullanmaları, bir yandan da karar süreçlerini doğru ve hızlı yönetmeleri gerekiyor. Bunun yanında varlık ve kaynaklarını da stratejik planlamalara dayanarak kullanmaları gerekiyor. İşte bütün bu süreçlerin iç içe ve hızlı gerçekleşebilmesi kurumsal kaynak planlama yazılımlarının varlığını kritik öneme taşıyor. ERP programları artık standart iş süreçlerinin yanı sıra sektörel ihtiyaçları da barındıran çözümler sunmaktadır. Örneğin kablo üretimi, tekstil dokuma ve boyama, inşaat proje yönetimi gibi eskiden daha çok müşteriye özel düşünülen ve proje sırasında özel geliştirilen süreçler de, ERP üreticileri tarafından programa dahil edilmektedir.”
ERP, günümüzün yoğun rekabet ortamında şirketlerin tüm operasyonlarını verimli şekilde yönetebilmesi için çözümler sunduğunu belirten Detaysoft Genel Müdürü Ozan Ersen, şirketlerin ERP sistemlerini tercih etmelerindeki temel nedenin, farklı iş süreçleri arasındaki bütünleşmenin sağlanması olduğunu söyledi. Ersen ERP’nin şirkete sağladığı avantajları ise şöyle anlattı: “ERP, bilgiye istenilen format ve detayda ulaşılmasına imkan tanıyarak bilgi akışını hızlandırır ve üst yönetime karar desteği sağlar. Ayrıca ERP’nin getirdiği avantajlar arasında; işletme maliyet ve yatırımlarının doğru analiz edilmesi, işletme kaynaklarının daha etkin planlanması ve pazar koşullarındaki değişikliklere kolay ve hızlı uyum sağlanması da sayılabilir.”
Gartner Türkiye Yönetici Ortağı Halil Aksu ise ERP’yi bir otomasyon çözümü olarak tanımlıyor: “Bu asırda bakkal dükkanı dahi defter ile yönetmek pek mümkün değildir. Ürün gamı genişlemiş, devinim hızlanmış, tedarikçi sayısı artmış ve faaliyet karmaşıklaşmıştır. Her şeyi tek tek anlatmamak ve her istisnai durumda bakkaldaki elemanın patronu aramaması için, bir sistem ve bir işleyiş gerekiyor. Bunun bir de otomasyon çözümü olursa, ne ala. Kurumun ölçeğine göre bu sistem bir ajanda, bir Excel tablosu, küçük bir ticari paket, büyük bir ERP çözümü olabilir. Asıl patronun, kurumun amirlerinin ne yapmak ve bunu neden yapmak istediklerine karar vermeleri gerekmektedir. ERP projesi de bu amaçlara hizmet edecek şekilde kurgulanmalıdır. ERP ne isterseniz onları kapsar. Kurumsal kaynak olarak ne görülürse, onların planlanması ve süreçlerinin yönetilmesini kapsar. En başta finansal verileri, müşteri verilerini, ürün verilerini ve lojistik verilerini kapsamaktadır. ERP sistemlerinin kalbi genelde defteri kebirdir. Zira her türlü hareketin mali bir yansıması vardır. Büyük ERP paketlerinin son 20 – 30 yılda başardıkları zaten bu bütünleşmedir.”
Mikro Yazılımevi ERP Ürün Sorumlusu Nur GÜNER, ERP’nin şirketin bütün bölüm ve fonksiyonlarını tek bir sistem içinde birleştirmesinin şirkete sağladığı faydalarla ilgili şunları söyledi: “ERP’nin ihtiyaç ve beklentileri birbirinden farklı olan çok sayıda bölümün aynı sistem içinde bir araya getirilmesini ve aynı bilgi tabanının paylaşılmasını sağlar. Bu bütünleşme, hem tasarruf sağlayacak hem de şirket verimliliğini ve çalışma hızını artıracaktır. ERP’nin anahtar kelimesi, kavram bütünleşmedir. Bölümler arası bilgi akışının hızlanması ile şirketin genel çalışma hızı artar, gün ve dönem içindeki rapor ve analiz olanakları bu sayede zenginleşir.”
Model Kurumsal Çözümler Genel Müdürü Atila Zeybek ise ”Kurumsal disiplin kazandırma hamlesi olarak gördüğümüz ERP sistemi, kurumların stratejik disiplin ve yönetim aracıdır; vücudumuzun sinir sistemi kadar gerekli ve önemlidir” diyor. Zeybek ERP’nin kurumsallaşmaya katkısına dikkat çekerek şöyle devam ediyor: “ERP uyarlamalarının gerçekleşmesiyle birlikte işletmeler, tüm iç ve dış ticari işlemlerini, doğru yönetim ve planlama aracı haline gelen ERP ile yönetmeye başlıyor. Sipariş, ürün, ürün grubu ve yönetim birimi bazında gerçekleşen maliyetlerle gelir-gider kalemlerinin pivot analizleri sonucunda daha doğru kararlar alınmasını sağlanıyor; dolayısıyla kısa zamanda giderlerde azalma ve gelirlerde artış elde edilebiliyor. Diğer yandan, tekrarlı ve kişilere bağlı işlemler ortadan kalkıyor, ortaya çıkan kurumsal hafıza sayesinde günlük işlemlerin takibi sorun olmaktan çıkıyor ve personel kaynağı daha verimli kullanılıyor. Verileri elde etme ve raporlama zorluklarının aşılmasıyla birlikte, yetkili yönetici kontrol, analiz ve karar verme süreçlerine odaklanabiliyor” ERP sistemlerini, “kaynaklarınızı planlamanızı, maliyetlerinizi takip etmenizi, değişen koşullara hızlı tepki verebilmenizi, etkin ve hızlı karar verebilmenizi sağlayan yönetim sistemleri” olarak tanımlayan Natica IT Consulting Satış ve Pazarlama Müdürü M.Göker Sarp, ERP sistemlerini sadece bir yazılım olarak değerlendirip sunduğu stratejik önemi gözden kaçırmamak gerektiğine şu sözlerle dikkat çekti: “Dünyadaki değişime karşın kendi içinde yenilenme fırsatı bulamayan şirketler için ERP projeleri bulunmaz bir fırsattır. Bu yüzden ERP sistemlerini yalnızca bir yazılım olarak değerlendirip, sunduğu stratejik önemi gözden kaçırmamak gerekir. ERP sistemlerinin başarısı, tüm süreçlerin bütünsel bakış ile kurulmasına bağlıdır: Mevcut iş süreçlerini anlayarak analiz etmek, basitleştirmek ve standartlaştırarak sisteme aktarmak gerekmektedir. Bu aşamada ERP’nin sadece bir bilgisayar yazılımı olduğu yanılgısına düşmemek gereklidir. Çünkü, ERP kullanımı ile müşterileriniz, tedarikçileriniz ve sizin için yepyeni bir değer oluşur. ERP projeleri, proje öncesi hazırlık, ERP’nin seçimi, mevcut durum analizi, kurulum & uyarlama, devreye alma – canlı kullanıma geçiş, yaygınlaştırma, sistem geliştirme, yeni süreçlerin ERP’ye uyumu gibi evreleri olan şirketle birlikte yaşamına devam eden olan projelerdendir.”
Elan Bilişim Genel Müdürü Ömer Cünbül de Sarp gibi ERP çözümlerinin sadece bir bilgisayar yazılımı değil, şirketler için doğru bilgiye ulaşmada, doğru verilere dayalı doğru adımlar atmada hız kazandıran bir çözümler bütünü olduğuna dikkat çekti.
Cünbül, “ERP doğru verilerle doğru kararlar almada şirketlere kazandırdığı hızla verimliliği önemli ölçüde artırmaktadır. Hem tüm karar alma verilerinin bir yapı içinde olması hem de işletmenin tüm faaliyetlerini zamanında yapmalarını sağlaması açısından ERP işletmeler için büyük kazançlar sağlar” dedi.
Teknosol Bilgisayar ERP Satış Yöneticisi Filiz Kaşıkçı, ERP sistemlerindeki temel amacı “Şirkette bir bütünleşme sağlayarak hedeflenen işleyişe geçebilmektir. Bu sağlandığında, istenilen bilgilere kısa sürede ulaşabilme, iş süreçlerinde koordinasyon, pazarlama ve satışın yönetilmesi, işletme maliyetlerinin analizi, etkin üretim planlaması ve anlık hızlı raporlamalarla yönetime bir perspektif oluşturması sağlanacaktır” diye açıkladı. Kaşıkçı, son yıllarda sadece büyük ölçekli şirketlerin değil KOBİ’lerin de uyguladığı ERP sistemleri ile oluşan bütünleşik yapının sayesinde çalışanların aynı bilgiyi farklı yerlere girişlerinin önlenerek oluşabilecek operasyonel kayıpların engellendiğini ve iş yükünün azaldığını belirtti.
Turkcell Global Bilgi Bilgi Teknolojileri Genel Müdür Yardımcısı A. Fahri Arkan, ERP yazılımlarının kapsamının kurumların sektör, büyüklük ve sistemsel özelliklerine göre değişiklik gösterdiğini, şirketlerin ERP’den en önemli beklentilerinin iş süreçlerinde iyileşmenin sağlanması, birimler arası k oordinasyonun arttırılması ve operasyonel akışta iyileşme sağlanması olduğunu söyledi. Arkan’a göre ERP’nin en önemli katkısı; insan kaynakları, finans, üretim, dağıtım, satış, satınalma gibi birbirinden tamamen farklı uzmanlık ve bilgi birikimi ihtiyacı olan birimlerin bütününü, tek bir platformda toplamaya, ortak bir model ile çalışmaya imkân sağlamasıdır.
IFS Genel Müdür Yardımcısı Göksel Sanbay ise büyümekte olan şirketler için ERP uygulamalarının önemini şu sözlerle anlattı: “Gün geçtikçe büyümekte olan KOBİ ölçekli işletmeler, rekabet ve pazar şartları nedeni ile kaynaklarını daha iyi kontrol etmek zorunda kalıyorlar. Küçükken bütün operasyonlarını ve bütün elemanlarını kontrol altında tutup, manuel olarak süreçlerini yönetebilirken eleman sayısı artıp, operasyonlar karmaşıklaştıkça ve pazar beklentileri de yükseldikçe hepsini tek bir merkezden kontrol etmek güçleşiyor. Şirketlerinde ERP kullanmayan yöneticiler bu karmaşıklığın farkında ancak bunu nasıl çözebilecekleri konusunda yeterli bilgiye sahip değiller. Birçoğu ERP sistemlerini muhasebe, stok ve üretim kayıtlarının tutulduğu bir yapı olarak görüyor. ERP sistemlerini de bu kapsamda kurmaya başlıyorlar. Eğer dar kapsamlı bir yazılım seçtilerse farkındalıkları arttıkça kullandıkları yazılım ihtiyaçlarını karşılamamaya başlıyor. Bu durumda daha büyük kapsamlı ve genellikle küresel bir yazılımı tercih ederek devam ediyorlar. Orta ve büyük denilebilecek işletmeler ise işlerini farklı farklı yazılımlarla bir süre yürütebiliyor. Ancak kontrol, bütünleştirme ve konsalidasyon kaçınılmaz hale geldiğinde ERP sinyalleri de çalmaya başlıyor. Büyük ölçekli şirketler mecburen ERP sürecine çoktan geçiş yapmış durumdalar. Aslında şu anda pazardaki küresel ERP oyuncularının hedefi büyük ölçekli şirketlerden KOBİ’lere doğru kaydı.”
KoçSistem Ar-Ge ve İş Uygulamaları Danışmanlık Direktörü Ömer Özgür Çetinoğlu, ERP’nin şirketlere sağladığı avantajlara dikkat çekti: “ERP ile kurumlar, iş süreçleri için sıfırdan kendi yazılımlarını geliştirmek zorunda kalmazlar. Yıllarca süren ve iş birimlerinin ihtiyaçlarını karşılamakta geç kalan projelerden kurtulurlar. ERP, kurumsal süreçlerin standartlaştırılarak uçtan uca yönetimini mümkün kılar. Kurumlarda ortak bilgi havuzu oluşturulması, süreçlerle ilişkili çevresel sistemlerde bütünleştirme ve otomasyon, iş optimizasyonu, ölçeklenebilirlik ve verimlilik gibi katkılar sağlar.”
Uniteam İş Geliştirme ve Satış Genel Müdür Yardımcısı Duygu Demiral, ERP uygulamalarının temelde iki amacı gerçekleştirdiğini belirtti ve şöyle devam etti: “Bu amaçlardan ilki, iş akışının düzenlemesi. ERP, öncelikle şirkette bütünleşik bir veri akışını sağlaması. Tekrarlanan ve çok sayıda girişlerle zaman ve bazen de doğruluğunu kaybeden bilgilerin giriş ve dolaşımını gerçek zamanlı ve güvenilir olarak sağlıyor. Maliyet; diğer konu. Günümüzde artan rekabet, daralan kar marjları şirketleri maliyetlerini doğru hesaplamaya ve düşürmeye zorluyor. İşte bu noktada elinizdeki en önemli ve tek araç ERP. Planlama, eş zamanlı takip, değerlendirme, gibi konu başlıkları hem personel hem de iş süreçleri için geçerli ve Kurumsal Kaynak Planlaması ile bunu da sağlıyorsunuz. Daha geride kalan ancak ilk konu kadar önemli olan diğer amaç ise; şirketin gözden geçirilmesi ve yeniden yapılanması. ERP projeleriyle birlikte şirketin stratejileri, hedefleri ve bunları gerçekleştirmek için izlenen iş akışları masaya yatırılıyor. Yıllardır kendi işlerini yapan ve sorunlar doğdukça birbiriyle konuşan birimler proje çalışmaları boyunca tüm şirkette işlerin nasıl yürüdüğünü diğer birimlerin nasıl çalıştığını, hangi noktalarda problem yaşadığını gözlüyor ve çözüm tüm şirket genelinde bulunuyor. Böylece ERP projesi bir yeniden yapılanma projesi haline geliyor. Disiplinli, kontrollü, iş akışındaki duraklamaların anında gözlendiği ve hem standart hem de fiili maliyetlerin kolaylıkla ve hızla raporlanabildiği bir sistem üzerinde çalışılıyor. Yönetimin istediği her türlü rapora anında ulaşılabilir.
Sentez Yazılım Genel Müdürü Bedri Dikici, ERP’nin avantajlarını şöyle anlattı: “Doğru kararı doğru zamanda verebilmek için gerekli sisteme sahip olmak, bir işletmenin ERP uygulaması ile sağladığı en büyük avantajdır. İyi bir ERP uygulamasına sahip olan işletmede departmanlar arası bilgi akışı ve koordinasyon sağlanmış, bu sayede bir noktada gerçekleşen işlemin bütün işletme içerisinde erişilebilir olması sağlanmıştır. İşletme satış tahminlemesi ve satış kanal yönetimi sistemleri sayesinde doğru ürünü, doğru zamanda, doğru fiyat ile piyasaya sunabilir. Etkin stok yönetimi ile maliyetlerin optimum seviyede tutulması sağlanabilir. Esnek yapıları sayesinde değişen piyasa koşullarına uyum sağlayabilir, işletmenin rakiplerinden daha çevik olmasını sağlayabilir.”
Departmanlar arası iletişimi güçlendiriyor
Anadolu Bilişim Kurumsal Uygulama Hizmetleri Müdürü Atakan M. Karaman, ERP yazılımlarının sağladığı avantajlarla ilgili şunları belirtti: “Kurumlar da ERP yazılımlarıyla işletme bütünsel bir bakış açısıyla, iç işleyişindeki tüm bilgileri kontrol edebilmekte, gerekli kararları almakta ve sonucunda maliyetlerinde önemli ölçüde azalma elde etmişlerdir. ERP’nin esneklik avantajıyla kurumlar sektörel süreç değişikliklerine kısa sürede uyum sağlıyor. Ayrıca, ERP kullanım kolaylığı ile gerekli insan gücünü en aza indirgeyerek kurumsal kârlılık ve verimliliğe katkıda bulunuyor. Süreçler arası güçlü bütünleştirme ile hataları en aza indirerek izlenebilirliği artırıp departmanlar arası etkileşimi güçlendirerek kurumsal bütünlük ile sinerji yaratıyor. Tüm şirket fonksiyonlarını ve birbiriyle etkileşimlerini ortak bir noktadan görmeyi sağlıyor ve karar alma sürecini hızlandırıyor.“
Tüm operasyonel süreçleri kapsamalı
“ERP bir şirketin yönetim organizasyonunda iş sorumluluğuna sahip çalışanların yürüttüğü tüm operasyonel süreçleri kapsamalıdır” diyen Arete Genel Müdürü Bahadır Balibaşa, ERP’nin şirkete sağladığı en temel faydanın bütünsellik olduğunu şu sözlerle vurguladı: “Bu bütünsellik içinde kullanıcılar, yöneticiler, paydaşlar bütünleşik süreçlerin kullandığı tek ve doğru veri yapısından faydalanabilirler. Bu bakış açısı ile sadece büyük şirketler değil tüm şirketler – ölçek ayrımı olmaksızın – ERP uygulamalarını tercih etmektedir. ERP yapısında çalışan şirketler arası ilişkilerin de daha yapısal ve verimli olması ölçek gözetmeksizin ERP’in tüm şirketlerde tercih edilmesine neden olmaktadır.
İyi bir çözüm ortağıyla çalışılmalı
itelligence Türkiye CEO’su Savaş Komban, SAP ERP çözümleriyle bölümler arası koordinasyonun en üst seviyeye taşınması için her türlü veriye hızlı ve gerçek zamanlı erişimin sağlanmasını hedeflediklerini belirtti ve ekledi: “SAP ERP çözümleriyle sunulan hizmetler finansal, operasyonel süreçler ve insan kaynakları uygulamaları olarak üç ana başlıkta toplanabilir. Şirketler, faaliyet gösterdikleri sektörün gerektirdiği en doğru çözümü seçmek için mutlaka iyi bir çözüm ortağıyla çalışmalılar. Tüm iş süreçlerini tek bir sistem üzerinden izleyebilmek, en küçük harcamadan en büyük yatırımlara kadar tüm işlem kalemlerini bütünleşik bir yapı üzerinde gerçekleştirebilmek verimlilik ve etkinlik katkısının ötesinde, yönetim vizyonu açısından hem büyük ölçekli şirketler hem de KOBİ’ler için büyük avantajlar sağlıyor.
“Verimliliği artıyor”
İşletme’nin son dönemde Müşteri İlişkileri Yönetimi (CRM), Tedarik Zinciri Yönetimi (SCM) ve İş Zekası (BI) kavramlarına ait temel özelliklerle içeriklerini geliştirdiğini belirten Link Bilgisayar Genel Müdürü Murat Kasaroğlu, bu durumun ERP sistemlerinin bütünleşik olarak her noktada çalışmasını sağlayan ERP sistemlerini de geliştirdiğini söyledi.
“ERP sistemleri şirket içinde verimlik ve maliyetlerde azalma avantajları sağlayarak tüm bölümlerin faaliyetlerini idare etmelerine yardımcı oluyor” diyen Kasaroğlu, ERP sistemlerinin stratejik avantajlarını “Verimlilikte artış, sağlıklı ve hızlı iletişim, düşük işletme maliyetleri, gelir artışı, kısa işlem zamanları, etkin işbirliği, yüksek kâr marjı” olarak sıraladı ve ekledi: “ERP sistemleri, iç koordinasyon ve dış iletişim maliyetlerini azaltarak karar alma sürecinde kullanılmak üzere bilgiyi zamanında toplar ve performansa katkı sağlar. Ayrıca çalışan performansını ölçmek amacıyla bir araç olarak kullanıldığında sağladığı katkı artmaktadır.”
Hızlı ve esnek çözümler üretilmeli
Netsis Yazılımdan Sorumlu Başkan Yardımcısı Medi Ventura, ERP çözümlerinin siparişten satınalmaya, üretimden satışa kadar tüm iş süreçlerini ile birlikte, bayiler, tedarikçiler gibi işletmeyi çevreleyen tüm sistemin bütünleşik bir yapı üzerinde çalışmasını mümkün kıldığını belirtti. Pazar koşullarına bağlı olarak sürekli değişen talepleri karşılayabilmek için şirketlerin hızlı ve esnek çözümler üretmesi gerektiğine dikkat çeken Ventura, ERP yazılımlarının bu noktadaki önemini şu sözlerle açıkladı: “Bu dinamizme ayak uydurmak isteyen kurumlar için ERP yazılımları vazgeçilmez bir araçtır. ERP uygulamaları ile tüm süreçlerini bütünleşik yapıya taşıyan şirketler sürekli değişen pazar koşullarına hızla adapte olurken, hatasız bir ortamda çalışma imkanı yakalıyor, zamandan, insana dayalı olası hatalardan ve stok fazlası gibi pek çok maliyetten tasarruf sağlıyorlar. ERP çözümleri, şirketlerin kurumsal yeteneklerini, verimliliklerini artıran ve kurumlara rekabet avantajı sağlayan temel bir sistem olarak karşımıza çıkıyor. Aynı zamanda şirketlerin kağıt üzerinde yürütmekte olduğu tüm işleri, e-ortamda çok daha hızlı, verimli ve tasarruflu biçimde gerçekleştiriyorlar.
