Etkinlik yapmayan kalmasın!
Gün geçmiyor ki etkinlik yapılmasın. Ben şirket ve markaların, etkinlik yapma hevesi ve yarışını heyecanla takip ediyor ve bazı konuları gerçekten de çok merak ediyorum. Aslında etkinliklerin çok olması bilişim sektörü için büyük kazanç, farkındalık artıyor, ilgi alaka çoğalıyor ve sektörün büyümesine ortam sağlıyor.
Peki gerçekten “sağlıyor” mu acaba?
Klasik ve mizahi ifadeyle “Ben yaptım biliyorum” lafından hak alarak sorgulamak istiyorum. Bütün bu etkinliklerde bizim geçirdiğimiz sıkıntılar ve zorluklar yaşanıyor mu yoksa biz mi yanlış yapıyoruz?
Bizim çalışmamız şöyle
Etkinlik konusu, yeri ve tarihi uzun görüşmeler sonucunda etkinlik katılımcı sayısı ve sponsor adaylarının yeterliliği incelenerek karar verilir. Bu bazen günler hatta haftalar sürebilir.
Etkinlik yapılacak şehirdeki katılımcıların bilgilerinin bilgi bankamızda yeterli olup olmadığı araştırılır, yeterli değilse çağrı merkezimiz marifetiyle bankadaki bilgiler yeterli sayıya erişene kadar geliştirilir.
Sponsorların hedefledikleri profildeki doğru katılımcılar için özel çalışmalar yapılır.
Uygun konferans merkezi veya otel araştırılır, ziyaret edilip uygunluğu netleştirilir ve bütçeye göre pazarlık yapılır.
Sahip olunan bilgi bankasındaki uygun profile önce “save the date” yani etkinlik tarihi bilgilendirmesi amaçlı ilk e-posta ile başlanan bilgilendirme çalışması, etkinlik gününe kadar içeriği sürekli geliştirilerek devam eder.
Etkinliğe ait web sayfası yoksa hazırlanır, varsa güncellenir.
Etkinliğe özgün logo ve tema çalışmaları yapılır.
Teknoloji Medyası ana sponsorumuz BThaber gazetesi ve eklerinde, web sayfalarında ve geniş kitlelere sahip sosyal medya hesaplarından etkinlik anons ve duyuruları hem içerik olarak hem de ilan olarak yayımlanır ve çok geniş kitleler ile paylaşılır.
Genellikle kiralanan yerlerdeki standartlar düşük olduğundan sahne, ses sistemi ve ikram konularındaki üçüncü parti firmalar ile anlaşmalar tamamlanır.
O bölgeye ait, STK veya güçlü bir bilişim firması ile ortak çalışmalar yapılır.
Uzun süren bölgeye ve konuya özel içerik çalışmaları sonucunda içerik konuşmacıları belirlenir, konuşmacı davetleri ve toplantıları sonucunda pazarlama çalışmaları ile duyurulur.
Etkinlik günü öncesi katılımcılar aranır, gelip gelmeyecekleri öğrenilir.
Etkinlik öncesi günde sahne – mimar, ses sistemleri – teknik ekipler ile kurulumu sağlanır, test edilir ve hazır hale getirilir.
Son dakika gelen sunumlar yayın akışına sokulur.
Tüm gece süren kurulum çalışmaları esnasında ön provalar alınır.
Sabahın erken saatlerinde etkinlik alanına giden ekipler tüm kontrolleri yapar ve son provalar tamamlanır.
Etkinlik sırasında katılımcılar ve sponsor firmalar ile özel ilgilenilir. Girişte kayıt alınır, konuşmacılar ayrı bir şekilde ağırlanır. Protokole uygun biri varsa VIP odasında konuk edilir.
Etkinlik sonrasında katılımcı raporları hazırlanır, sponsor firmalara iletilir
Kapsamlı rapor isteyen firmalara katılımcılar arasında yapılan anket ile görüşler aktarılır, etkinlikten sonraki süreçler takip edilerek etkinliğin firmaya faydası raporlanır
BThaber ve online sitelerimizde bu etkinlik sponsorları tanıtılır, etkinlikte konuşulanlar ve verilen mesajlar herkese ulaştırılır.
Biz bu çalışmaları 15 kişilik ekiple yapıyoruz. Eğer bu kadar etkinlikte bizim bu sıralamadaki işleri küçük ekiplerle yapabilenler varsa lütfen gelip öğretsinler. Çünkü önümüzde 4 büyük etkinlik var:
Bilişim 500 ödül töreni 28 Temmuz
Teknoloji Platformları Iot Nesnelerin İnterneti ve M2M 25 Ağustos
Çocuk Bilişim Zirvesi ICT Summit NOW for KIDS 21 Kasım
Bilişim Zirvesi 2016 ICT Summit NOW 22-23 Kasım
Bir de şu soruyu soralım; Bir şirket neden etkinlik yapar?
Bizce 3 nedeni olabilir
Güç gösterisi; bütçe genellikle büyük olur, amaç rakiplere ve müşterilere “Büyük yapı” mesajı vermektir. Katılımcı sayısı çok fazla olur. Bu etkinliği düzenleyen kişiler kendi üslerine “ne kadar büyük iş yaptım”’ı gösterme mutluluğu içinde olurlar ama milyonlar sokağa dökülür.
Bayi toplantısı: Firma kendi ekosistemine mesaj vermek amaçlı yapar. Katılımcıları kendi bayi ve tanıdıklarıdır. Dostlarla beraber olup hoş vakit geçirmek de bu etkinlik türünün faydalarından sayılabilir
Bizim anladığımız: Amaç , sektör oyuncularını biraraya getirerek, birlikte olmalarının yarattığı sinerji ile yeni potansiyel müşteri kitlelere ulaştırmak, bu esnada bilişim sektörüne yol haritası çizilmesinde paydaş olmalarını sağlamaktır. Çünkü sektörün buna ihtiyacı vardır.
Hiçbirine diğerinden daha iyi demek kolay değil ama herkesin neyi hedeflediğini bilememesi de büyük kayıptır.
Mutlu ve güvenli günler dilerim
