Fatura kayıtlarından çok daha fazlası…
e-Devlet ve e-ticaret yapısında önemli bir adımı oluşturan e-Fatura, her ölçekte şirketin hesap verebilirliğini sağlarken, kurumsal arşivlerine de sahip olmalarına kapı açıyor. Bu görünen hedefler. Ama buzdağının görünmeyen yüzünde ticaret hayatının tüm paydaşları için kolaylıklar söz konusu.
e-Faturanın hem alıcı hem de satıcı için oldukça yüksek bir tasarruf imkanı sağlayacağı aşikar. e-Fatura düzenlemek satıcı için kağıt faturaya göre yüzde 57, alıcı için ise yüzde 62 daha fazla tasarruf sağlayacağı, işletmelerin e-fatura için yapmış oldukları harcamaları ise 6 ay ila 1,5 yıl arasında amorti edecekleri ve toplamda cirolarının yüzde 2’si oranında tasarrufta bulunacakları araştırmalar sonucunda ortaya çıkıyor. Bu bilgiyi paylaşan Veriban Genel Müdürü Nükhet Kocameşe’ye göre, bu da cironun yüzde 2’si kadar ek kâr ve yatırım imkanı ortaya çıkması anlamına geliyor. Sistemin genişlemesi ile kağıt ortamında düzenleme sayısı hızla azalacak.
“e-Fatura düzenlendiği anda işletmenin bütünleştirme sistemi elektronik bir paket oluşturur ve bu paketi Gelir İdaresi Başkanlığı’na (GİB) ve diğer işletmenin bütünleştirme sistemine ulaştırır. Bu işlem sadece birkaç saniye sürer” diyen Kocameşe’nin de belirttiği gibi, yani günlerce faturanın kargoda, postada yol almasına, kaybolmasına engel olunmuş ve hız kazandırılmış oluyor. e-Faturayı alan şirket elektronik ortamda faturayı kabul ediyor ya da diğer kağıt ortamlardaki gibi faturayı reddedebiliyor. Kabulü ya da reddi halinde, bir mesajla durum yine bütünleştirme sistemi aracılığı ile önce GİB’e, sonrasında e-Faturayı düzenleyen şirketin bütünleştirme sistemine ulaştırılıyor. “Yine birkaç saniye içerisinde işlem tamamlanıyor” diyen Kocameşe’nin de belirttiği gibi, e-fatura kullanımına geçen şirketler tarafından düzenlenen faturalar, düzenlendiği an itibariyle alıcı şirkete iletilmiş kabul edilmekte. Dolayısıyla fatura teslim sürecinin beklenmesine gerek yok. Aynı şekilde iade, iptal gibi durumlarda da işlemler, çift yönlü olarak elektronik altyapı sayesinde çok daha hızlı sonuçlandırılabilmekte. “Tüm bu süreçler sonucunda ülke ekonomisi öncelikle dolaylı olarak etkilenecek, iş-zaman-emek tasarruflarıyla verimlilik artışı meydana gelecek ve toplamda üretim artışı meydana getirecek” yorumunu yapan Kocameşe, ekledi: “Yani aynı miktardaki işçilik zaman ve ücret maliyetiyle daha fazla üretim ile verimlilik artışı ülke ekonomisine katkıda bulunacak. Kağıt tüketiminin azalması ise ormanların korunması ve yaşanabilir bir ülke olmamıza katkıda bulunacak. Elektronik fatura ile kayıtdışı ekonominin engellenmesi adına önemli bir adım atılmış olacak.”
e-Fatura sayesinde, şirketler kağıt faturalardan kurtulacak, faturaların gönderilmesi, alınması ve saklanması kolaylaşacak, ticari işlemler çok daha hızlı, verimli ve düşük maliyetli hale gelecek. “Ülkemizde yılda 6 milyar civarında fatura olduğu değerlendiriliyor. e-Fatura’ya dönüşüm doğrudan yüzde 50-90 arasında tasarruf demek olduğundan, e-Fatura ile yıllık birkaç milyar TL tasarruf sağlanacak” analizini yapan Türkkep Genel Müdürü Yüksel Samast’ın da belirttiği gibi, e-Fatura doğası gereği kayıtdışılığın azalması, uluslararası sistemlere, ödeme sistemlerine, iş akışlarına uyum açısından önemli faydalar sağlayacak.
Kurumlar ve bireyler arasında geçerli olacak
e-Fatura süreci, mevcutta belli sektörlerde ciro limiti ile zorunluluk kapsamı ile gündemimize girdi. Ancak sürece dahil olan şirket sayısının fazla olması ve hazırlıkların tamamlanamaması üzerine 1 Nisan 2014 tarihe ertelendi. Yine de İzibiz Bilişim Teknolojileri Satış ve Pazarlamadan Sorumlu Genel Müdür Yardımcısı Mustafa Levent İzgi hatırlattı: “Ancak ertelemenin 1 Nisan 2014 tarihi olması, kurumların sadece e-Fatura göndermesi ile sınırlı olduğu gerçeğini de gözardı etmemek gerekiyor.” Bu çerçevede GİB’in 2014-2015 dönemini içeren projeksiyonunda daha fazla kurumun bu sürece katılacağı dikkate alındığında, bu sürecin orta ve küçük işletmeleri kapsayacağını düşünebiliriz. e-Arşiv tebliğinin yayınlanması ile de küçük ve orta boy işletmelere de e-Fatura kapsamı dışında mevcutta kestikleri faturaların elektronik ortamda saklamalarının önü açılmış oluyor. İzgi, “Önümüzdeki günlerde özellikle e-ticaret siteleri için de bu sürecin zorunluluk haline geleceğini düşünürsek, e-Faturanın sadece kurumlar arasında değil, kurumlarla son kullanıcı arasında da kullanılacak yaygın bir kıymetli evrak dönüşümü olacağı anlaşılmakta. Bu kapsamda, önümüzdeki günlerde e-Fatura kavramı hayatımıza girmenin ötesinde, yaygın bir araç olacak.”
e-Fatura sistemi, bilişim altyapısındaki gelişim zincirinin en büyük halkalarından biri olacak. İşletmelere, faturaların basımı, postalanması ve arşivlenmesi konusundaki sağlayacağı tasarruflar bir yana, günümüzde en değerli kaynaklardan biri olan zamanı da geri verecek. Login Yazılım Projeler Müdürü Zeynep Gürdal’a göre, faturalama süreçlerinin hızlanması operasyonlar arasında kaybedilen zamanı kurumlara geri kazandıracak. Fazla üzerinde durulmayan operasyonel kazanım, Gürdal’ın da belirttiği gibi, aslında bu sistemin perde arkasındaki en büyük artısı olabilir. Gürdal bu yapıda şirketlere şu öneriyi yaptı:
“Kurumların e-Fatura sistemlerinden çekinmemeleri ve cesur hamlelerle gelişmiş bir sistem kurmalarını öneriyoruz. Bu sistem henüz yeni olmasına rağmen, önümüzdeki yıllarda gelişmiş bir altyapısı olan şirketler e-Fatura yapısının nimetlerinden en güzel şekilde yararlanacaklar. e-Fatura sisteminin, bizim gibi kendi yazılımlarını geliştiren şirketlere çok büyük faydası dokunacak.”
e-Dönüşümde ilk büyük adım e-fatura
e-Fatura makro açıdan ele alındığında ticarette şeffaflığı artıran ve ekonomiyi standart iş modeli ile sağlam temel üzerine oturtan bir yapı. Merkezinde GİB’in olduğu ortak bir veri platformu olan bu yapı üzerinden gerçekleşen işlemlerin, belirlenen ticari mevzuat doğrultusunda sistemsel olarak kontrolünün kayıtdışı işlemlerin azalmasında büyük rol oynayacağı beklentisi tüm kesimlerde hakim. Detaysoft Ürün Geliştirme Yöneticisi Onur Pekerten’in de dikkat çektiği gibi, e-Fatura ‘e-Dönüşüm’ projelerinden yalnızca bir tanesi. Önemli olan tüm ticari bileşenlerin merkezi bir yapı içerisinde bütünleşik ve doğru olarak konuşabilmesi. Bu noktada yasal değişiklikler de çok büyük önem taşıyor. Bütünsel bir elektronik sistem üzerinde çalışan ticari bir yapı, ekonominin çok daha hızlı ve verimli döngüsüne olanak tanıyacak. “e-Fatura bu bütünsel yapının önemli yapı taşlarından bir tanesi” diyen Pekerten, bu kapsamda düzgün vergilendirme ve değişen ticari alışkanlıkların ekonomiye büyük katkı sağlayacağı kanısında.
Şirketler özelinde e-Fatura, bir açıdan da yeni ekonominin dinamiklerine uyabilmek için önemli bir adım. Ticarette şeffaflık ve hızlı aksiyon alabilmek, mikro bazda düşünüldüğünde, şirketler e-Faturayı kendi süreçlerini yürüttükleri ERP platformlarıyla bütünleştirebildikleri sürece gerçekleşecek. “ERP ile tam bütünleşmemiş bir e-Fatura sistemi, şirketlere yarardan çok yük getirir” uyarısını yapan Pekerten’e göre, buna karşılık ERP ve e-Fatura tecrübesini doğru olarak birleştirebilen firmalar bu konuda çok kısa yatırım amortisman sürelerini görecekler. Bir faturanın işleme konulmasından muhasebeleşme sürecine kadar olan her adım ve olası her fonksiyonun e-Fatura kapsamında değerlendirilmesi ve bunu sağlayan yapıların kullanılması bu yönüyle önemli. Pekerten’in de belirttiği gibi, ancak bu şekilde diğer e-Dönüşüm projeleri de devreye alındığında bütünsel bir yapıya ulaşılabilir.
e-Faturada dünyanın izinde
Biz bu yapıya geçiş için kolları sıvar, elde edilecek faydalar üzerine tahminler yürütürken, pek çok ülke halihazırda e-Faturanın sunduğu avantajları görerek kayıp ve kaçağın önüne geçmek için kademeli olarak bu sistemi zorunlu hale getirdi. Pek çok şirket de, maliyet ve zamandan sağlanan tasarrufların yanı sıra diğer tüm avantajlardan faydalanmak üzere kendi inisiyatifleri ile bu süreci başlattı. Bu konuda yapılan araştırmalar, e-Fatura’nın önümüzdeki yıllarda daha da yaygınlaşacağını gösteriyor. Örneğin, e-Fatura sistemi ile 200 milyar avroya yakın tasarruf sağlayan Avrupa’da, bu yıl, piyasalardaki toplam e-Fatura hacminin yüzde 33 ortalamaya ulaşması bekleniyor. Bu örneği paylaşan KoçSistem Ar-Ge ve İş Uygulamaları Danışmanlık Direktörü Ömer Özgür Çetinoğlu şu kıyası da yaptı: “Bu oran dünya genelinde yüzde 5 iken, Türkiye’de henüz binde 5 civarında.”
e-Fatura sistemi şirketlere birçok farklı başlıkta avantaj sunuyor. Örneğin bu sistemle birlikte ticaret daha hızlı ve hatasız gerçekleşecek. Fatura bastırma, gönderme, arşiv ve depolama gibi masraflar ortadan kalkacağı için giderlerden yüzde 70’leri bulan tasarruflar sağlanacak. Faturalama süreçlerinin bütünleştirmesi ve optimizasyonu ile verimlilik artacak. Çetinoğlu nihayetinde maliyetlerin azalmasının da kârlılığa pozitif etkide bulunacağının altını çizdi. Konunun bir de ‘süreç’ bölümü var. e-Faturaya geçiş ile birlikte süreçler de kısalacak. “Şirketler, satış ve faturalama gibi iş süreçlerini elektronik ortama taşımış olacak, tahsilat ve ödeme sürecini kolayca yönetip takip edebilecekler” diyen Çetinoğlu, şöyle devam etti:
“Elektronik arşivleme imkanı sayesinde kayıp durumunda yaşanabilecek sıkıntılar ortadan kalkacak. Bunların dışında e-Fatura sistemi, anlık ve otomatik veri kaydı alınmasına da imkan sağlıyor. Şirketler e-Fatura sistemi ile hata payını minimuma indirdiği için nakit yönetimini hızlı ve kolay bir şekilde yaparken, ödeme sistemini otomatik hale getirerek nakit akışını da hızlandırmış olacaklar.”
e-Fatura, kayıtdışı ekonomi ile mücadelede oldukça önemli bir araç. Bu sistem verilerin elektronik ortama aktarılması ile GİB’in denetimini oldukça kolaylaştırıyor. Bugüne kadar insan gücüne bağlı olarak yapılan geriye dönük araştırmalar faturaların kaynağında kontrol edilmesi ile zamandan tasarruf sağlıyor, etkinliği artırıyor. Mikro Yazılımevi Genel Müdür Yardımcısı Koray Keserli, konunun ‘kayıtdışı ile mücadele’ yönüne şu sözlerle vurgu yaptı:
“Kayıtdışı ekonomi, ülke ekonomisini tümüyle etkileyen önemli bir sorun. İş güvenliğinden çalışanların emeklilik hakları kaybına, vergi kaçağından kayıtlı şirketler aleyhine yaratılan haksız rekabete kadar toplumun tümünün refahını ilgilendiren bu konuda şirketler ve sorumlu bireyler olarak birlikte hareket etmeliyiz. e-Fatura ile başlayan ve gelecekte diğer unsurları da kapsayacak e-Belge kavramı ile bu sorunun önemli ölçüde çözüleceğine inanıyoruz. Bunun yanında e-Fatura işletmelere önemli ölçüde verimlilik sağlıyor. Tüm belge hareketlerinin elektronik aktarımı ile yakın gelecekte, işletme verimliliği ve çevrenin korunması, tasarruf anlamında önemli kazanımlar elde ettiğimizi göreceğiz.”
ŞİRKETLERDE HIZ VE TASARRUF DÖNEMİ
Yeni Türk Ticaret Kanunu’na göre geliştirilen ve işletmelere büyük kolaylık sağlayacak e-Fatura uygulaması sayesinde, defterlerin kağıtlara basılarak saklanması gibi zaman ve maliyet gerektiren işlemler, artık elektronik ortamda yapılabiliyor. Netsis Müşteri İlişkileri Direktörü Tolga Gören’in de belirttiği gibi, usul ve esasları Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenerek hayata geçirilen e-Fatura ve yanı sıra e-Defter uygulamaları, şirketleri daha hızlı ve tasarruflu kılmanın yanı sıra, doğa dostu olmalarına katkıda bulunuyor. “Aynı zamanda kayıt dışı ekonominin kayıt altına alınmasını kolaylaştırıyor” yorumunu ekleyen Gören’e göre, e-Fatura uygulamasının tüm bu avantajlarıyla ekonomiye önemli katkısı olacağına inanılıyor.
SİSTEMLER ARASI İLETİŞİM DÖNEMİ
Fatura süreçlerinin elektronik ortama aktarılmasının en önemli faydası tüm aşamalarında izlenebilirliğin sağlanması ve uçtan uca süreç otomasyonunun sağlanabilir olması. “İzlenebilirlik boyutu ile gönderen tarafın faturasının hangi noktada olduğu, yerine ulaşıp ulaşmadığı ve alıcı tarafından kayda alınıp alınmadığı soruları ortadan kalkmıştır” örneğini veren Bizofis Yönetici Ortağı Tarkan Güyük’ün de dikkat çektiği gibi, bu sayede ödeme vadeleri zamanında başlarken, nakit akışlarının çok daha düzenli olması sağlanacak. Fatura sürecine ilişkin tarihlerin sayısal ortama aktarılması ile faturaların onay ve iadelerinde de kanuni yükümlülüklere uyma gereği oluştuğundan, ticari hayatın daha düzenli bir yapıya kavuşacağı kesin. Güyük’ün de belirttiği gibi, tüm paydaşların ortak alanlar üzerinden hareket etmesi ile fatura sürecinin otomasyonunda da önemli bir fayda sağlandı. Kişiler yerine sistemlerin konuşabildiği bir ortama geçiş başladı ve Güyük’e göre, bunun getireceği verimlilik artışı, yarattığı maliyetin çok üstünde olacak.
OPERASYONEL MALİYETLER AZALACAK
2014 yılında 30 bin şirketin, aşamalı olarak da şirketlerin büyük bir çoğunluğunun e-Fatura uygulamasına geçmesi, kuşkusuz ticari hayatı olumlu bir şekilde etkileyecek. “Öncelikle ülkemizin en önemli sorunlarından birisi olan kayıtdışı ekonomi oranında önemli bir düşüş olacağını düşünüyoruz” yorumunu yapan İşNet Genel Müdürü Selim Selvi, işletmeler açısından baktığımızda ise; uygulamaya kayıtlı kullanıcılar arasında faturalaşma süreçlerinin elektronik ortamlar aracılığıyla çok hızlı ve güvenli bir şekilde gerçekleşeceğine, hızlı mutabakat ve erken tahsilat olanağı doğacağına dikkat çekti. Böylece hata payının minimuma ineceğine ve yapılan hataların kolaylıkla düzeltilebileceğine, uyuşmazlıkların azalacağına dikkat çeken Selvi ekledi: “Nette Fatura platformunu iştirakimiz Softtech geliştirdi. Bu yapıyla aynı zamanda e-Fatura kullanıcıları belge bastırma, yazdırma, gönderme, arşivleme gibi operasyonel maliyetlerden önemli ölçüde tasarruf edecekler. Basılı dokümantasyonun ortadan kalkmasının çevre açısından da önemi büyük.”
KAĞIT FATURA MALİYETİ BİTİYOR
e-Fatura’nın işletmelere; hız, çeviklik, tasarruf sağladığını ifade eden Uyumsoft e-Dönüşüm Kanal Yöneticisi Volkan Şahin, aynı zamanda kayıtdışı oranının azalacağını, işletmelerin rekabette daha etkin olarak daha çok satmaya odaklanacağını söyledi. e-Fatura kullanılmasıyla, yılda ortalama 5,5 milyar TL’ye yakın tasarruf sağlanacağına dikkat çeken Şahin, “Bir adet kağıt faturanın baskı, yazdırma, posta, arşivleme maliyeti ortalama 2 TL’yi bulmakta. e-Fatura’ya geçen işletmeler, bu maliyetleri ödemeyecek. Böylece, e-fatura kullanımıyla, yılda ortalama 5,5 milyar TL’ye yakın tasarruf gerçekleşecek” bilgisini verdi.
E-FATURA İLK ADIM
e-Faturanın 2014 Ocak itibariyle hayatımıza girmesi ile birlikte kapsama giren şirketlerin hem fatura alma hem de fatura gönderme süreçlerinde yapısal olarak değişiklikler ortaya çıktı. Bu yapısal değişikliğin ülke ekonomisi ve kayıt dışı oranına etkisi öncelikle sahte faturanın önlenmesi ve milyonlarca kağıt faturanın ortadan kalkması konularında kendisini gösterecek. Ayrıca Bimsa Birim Yöneticisi Levent Şahin’in de dikkat çektiği gibi, fatura takiplerinin yapılması ve kontrollerinde sağlanacak operasyonel süreçlerde ciddi maliyet düşüşleri oluşacak. Şahin şöyle devam etti:
“e-Fatura geçiş sürecinin ardından, sürece tam adapte olup gerekli sistem altyapılarını düzgün ve doğru olarak bütünleştiren şirketlerde önümüzdeki günlerde müşteri ve tedarikçi uyuşmazlıklarında azalma, nakit akışında hızlanma, basım, kağıt ve posta giderlerinde azalma, muhasebe, teyit ve ödeme sürelerinde kısalma, yanlış bilgi girişi ve yanlış bilgiden kaynaklı düzeltme maliyetlerinde azalma görülecek. Tebliğ kapsamında şirketlerin kullanım yoğunluğunun da artması ile birlikte e-Fatura konusunda yatırım yapan şirketlerin yatırım maliyetlerini çok kısa sürede amorti edecekleri de gerçek.”
Levent Şahin’e göre, e-Fatura hizmeti veren şirketlerde ise durum, pazarın büyümesi ile birlikte ciddi iş olanakları doğuracak. Bu noktada GİB’in isteklerine tam uyumlu, sağlam altyapı, destek ve ürüne sahip olan şirketlerin piyasada zamanla birbirinden ayrışacağı görülüyor. Hizmet veren taraf olarak ‘Özel Entegratör’ tarafının yanında, müşterilere sunulan ‘Saklama’ hizmetleri de kullanım yoğunluğuna bağlı olarak ciddi iş alanları haline gelecek. “Piyasada bu hizmeti veren şirketlerin bu pazara yapacağı ve yaptığı yatırımlar beraberinde yeni iş alanları ve iş olanakları oluşturdu, pazara yeni istihdam sahaları ve olanakları sundu” diyen Şahin, e-Fatura hizmetini e-hizmetler kapsamında başlangıç olarak gördüklerini vurguladı ve ekledi: “Önümüzdeki dönemde e-Arşiv, e-Defter gibi konuların da ağırlık kazanması ile bu alanda hem bizim hem de piyasadaki diğer şirketlerin bu alanda kazanımları olacağını düşünüyoruz.”
MALİYETLER VE ÇEVRESEL ETKİLER AZALIYOR
Küreselleşme ve teknolojik gelişmelerin hızlandığı günümüz iş dünyasında, iç ve dış piyasadaki yenilikleri yakından takip etmek ve bunlara ayak uydurmak önem kazanıyor. Bu yapıda e-Fatura ve e-Defter uygulamasına geçmek isteyen şirketlere bu yolculuklarında destek olmayı hedeflediklerini söyleyen eFinans Genel Müdür Yardımcısı Okan Murat Dönmez’in de belirttiği gibi, e-Fatura uygulaması ile muhasebe ve ödeme sistemlerinin otomatizasyonu sağlanarak işlem süreleri ve maliyetleri kısalıyor, tasarruf sağlanıyor. “e-Fatura uygulamasına geçiş ile birlikte şirketlere büyük bir operasyonel kolaylık geliyor” yorumunu yapan Dönmez’e göre, e-Fatura, ticaret hayatındaki hız ihtiyacını basım, gönderim, kurye, karşılama, kontrol, kayıt, arşiv süreçlerini ortadan kaldırarak sağlıyor. Dönmez bunu şöyle örnekledi: “Geleneksel faturanın oluşturulmasından ulaşmasına kadar ortalama 5 gün geçerken, e-Fatura sisteminde bu süre yaklaşık 22 saniyeye iniyor.”
Arşiv maliyetlerini ve ibraz sürelerini de kısaltan e-Fatura ile şirketlerin tahsilat ve ödeme süreçlerindeki kısalma ile nakit akışında hız ve öngörülebilirliğe büyük katkılar sağlıyor. Dönmez bu yapıyı şöyle anlattı:
“Örnek olarak 30 bin kağıt fatura üreten bir şirketin maliyet analizini incelediğimizde kağıt fatura ile e-Fatura arasında fatura başına 2.98 TL’lik bir fark ortaya çıkıyor. Bu da 30 bin faturada 89 bin TL’lik tasarruf demek. e-Fatura ile, denetim için harcanan masraf ve süre de azalıyor. Bütün bunlara ek olarak, uygulama sayesinde basit hatalardan kaynaklanan vergi cezalarının önüne geçilebilecek, kayıtdışı oranı azalacak. Finansal ve operasyonel faydaların yanı sıra, ayda ortalama bin fatura kesen bir şirket e-Fatura ile yılda 1200 ton karbon salınımını, 4 bin 800 ağacın kesilmesini, 15 bin litre atık su oluşumu ve 156 bin kg sıvı atık oluşumunu engellemiş oluyor. e-Fatura düzenlemek kağıt faturaya göre satıcı için yüzde 57, alıcı için de yüzde 62 daha fazla tasarruf sağlıyor. Buna, görünmeyen yönetsel ve işgücü maliyetleri de eklendiğinde e-Fatura’nın işletmelere ve ülke ekonomisine ciddi faydalar sağladığını söyleyebiliriz.”
