Günümüzün iş akışları karmaşıklaşıyor, bunu tam anlamıyla kapsayacak çözümler gerekiyor
IBM Türk Kurumsal İçerik Yönetimi Ürün Grubu Satış Yöneticisi Fatih Kayadelen’e göre birçok kurumsal içerik yönetim çözümlerinde, belli bir seviyede iş akışları bulunuyor.
Herkes bizim “temel” dediğimiz anlamda iş akışlarını yapmaya çalışır diyen Kayadelen, günümüzde ise iş hayatının sadece bu basit iş akışlarında yürüyemeyecek kadar karmaşık olduğuna dikkate çekti. Müşterilerin çok farklı kanallardan şirketlere ulaşabildiğini hatırlatan Kayadelen, şu saptamalarda bulundu: “Bu e-posta olabilir, faks olabilir, yazılı bir dilekçe veya itiraz formu olabilir ya da müşteri çağrı merkezlerinden arayarak süreç başlatılabilir. Öte yandan etkileşimli kanallardan erişebilirler, mesela şirketlerin anında mesajlaşma kanalları varsa oralardan da ulaşabilirler. Yani bütün bu ihtimallere şirketler hazırlıklı olmalı. İleride ülkemizde elektronik imzanın yaygınlaşacağı da düşünülürse, evet kurumlar elektronik imzaları çözebiliyor olacaklar ama bunları yapmak için önce bir altyapı oluşturmak ve iş akışlarını kurgulamak zorundalar. Bir başka deyişle iş akışı deyince, kurumların aklına ilk gelen evrak akışıdır ama sadece giden-gelen evrak akışı değildir aslında. İş akışının şirket içerisindeki bütün mekanizmaları ve şirketin çalışma şeklini değiştiren bir yapısı vardır. Aslında iş akışı süreçlerine başlayan şirketler, bir yandan da kendi iş yapış şekillerini de en iyi hale getiriyor olacaklardır. Bu denince sadece, bir iş akışı yazılımı satın almak gibi düşünülmemelidir çünkü siz iş akışını kendiniz kurgularken aslında sisteminizi nasıl en iyi hale getirebileceğinize de karar veriyor olursunuz.
İş akış süreçlerinde onay mekanizmaları kritik önem taşıyor
İş akışı, onay mekanizmaları, hangi makamlardan geçileceği, ona göre mesajların atılması gibi konuları içeriyor. Onay mekanizmasından sonra bir veritabanına da yazabilirsiniz, müşteri talepleri ile ilgili işlemler başlatabilirsiniz. Aslında bizim iş süreçleri yönetimi diye adlandırdığımız bu sistem rekabet ortamının yoğun olduğu günümüz iş hayatında, şirketlerin süreçlerini ve iş akış şekillerini en üst seviyeye taşıyarak bir adım öne çıkmalarını sağlayan bir çözüm olarak düşünülmelidir.”
Sistem, kurum hafızasını düzenliyor
Doküman yönetimini kurumların hafızasını düzenleyen bir sistem olarak tanımlayan Luna Teknoloji CEO’su Sinan Oymacı’ya göre bu konuda oluşacak bir problem, şirket açısından “hafıza kaybından” farksız. Akla gelebilecek tüm iş ortamlarında bilginin değişik tür dokümanlarda saklanıp, yapılandırılmış ve yapılandırılmamış olmak üzere farklılaşan bilgi kümeleri dahilinde biriktiğini ifade eden Oymacı, şöyle konuştu: “Bu kapsamda kuruma ulaşan veya kurumdan dışarı giden dokümanların sisteme bir şekilde sayısal ortama aktarılması gerekmektedir. O zaman karşımıza ‘Doküman tarama, ayrıştırma ve otomatik tanımlama’ sistemleri çıkar. Bu sistemin akıllı ve zaman içerisinde gelen ve giden dokümanları inceleyerek kendi kendine öğrenebilen bir sisteme sahip olması önem kazanmaktadır. Bu sayede sisteme en az işgücü ile ve hatasız aktarılabilen bilgiler, iş akışı ve süreç yönetiminde kaliteyi yükseltir.”
