İçerik analitiği önemli bir araç
Çok karışık içerik analizlerinin yapıldığı, tamamen “içerik analitiği” (Content Analytics) denilen kavrama da dikkat çeken Kayadelen, “Bunun çerçevesinde, içerik analizi ve yönetimi de yapılabiliyor. Bunun avantajı pazarlama dâhil her alanda esneklik sağlamasıdır. Bir başka konu da güvenliktir, kurumlarda farklı seviyelerde çalışanlar vardır ve buna göre belirli doküman gruplarına ulaşılması, belirli doküman gruplarına da ulaşamaması gerekir. Bunu arkada, elektronik arşiv sistemleri ile sağlıyoruz. Bir başka deyişle doküman yönetim sistemi satın alındığında, yetkilendirme de halledilir” şeklinde konuştu.
Doğru kaynaktan alma ve doğru bütünleştirme önemli
Fiziksel dosyalama yöntemi ile bilgi ve belgelerin saklanmasında, çeşitli kayıt ve belgelerin sayıca artması, sınıflama ve sıralamanın yetersiz olması sonucunda, kayıt ve belgelerin takip edilmesi, erişilmesi ve işleme konması zorlaştığını belirten Kets Kurumsal Satış Yöneticisi Zeynep Küpoğlu’na göre iş akışı ve süreç yönetimine dahil olacak bilgi ve doküman yönetimi sisteminde önem kazanan noktaları şöyle değerlendirdi: “Doğru projelendirilmiş bir iş akışı ve süreç yönetimi uygulamasına dahil olacak bilgi ve dokümanın da doğru kaynaktan alınması ve doğru entegrasyon yapılması önemlidir. Kurumlar, bilgi akışı, veri toplama, veri işleme, veri depolama, bilgi oluşturma ve sunma gibi faaliyetleri kendi yapılarına en uygun şekilde oluşturmalıdır. Günümüzde yeni iş düzeninde kurumlar için “iş entegrasyonu” gerekli hale gelmiştir. Kurum stratejileri doğrultusunda yönetimsel yapısını, iş süreçlerini ve bilgi sistemleri altyapısını bütünleştirmek için, kendisine en uygun çözümü tercih etmelidir. Bu aşamada sektörün tecrübeli firmalarından danışmanlık hizmeti alması, doğru çözüm seçiminde önemli rol oynayacaktır.”
Doküman Yönetim Sistemleri, diğer
iş uygulamaları
ve süreçlerine altyapısal hizmet sunuyor
Softtech Genel Müdürü Levent Berkman’a göre kurumların bilgi ve doküman yönetimi olmadan yaptıkları süreç otomasyonu yatırımları yerine iş akışı ve doküman yönetiminin beraber sunulduğu çözümlere yöneldiği gözleniyor. Doküman yönetim sistemlerinin genellikle diğer iş uygulamaları ve iş süreçlerine altyapısal hizmet sunma noktasında konumlandırıldığını belirten Berkman şu değerlendirmelerde
bulundu: “Kurumların iş akışları çoğu zaman bir dokümanın kuruma ulaşması ile başlıyor ya da herhangi bir neden ile başlayan iş akışlarının çeşitli adımlarında doküman üretiliyor. İş süreciyle ilişkili bu dokümanların süreç devam ederken süreci
işleten herkes tarafından erişilebilir olması gerekiyor. Bunun yanında, iş süreci sırasında süreçle beraber gelişerek son şeklini alan dokümanın yaşam döngüsünün, sürecin
adımları ve süreç rolleri ile ilişkisinin izlenebilir olması bekleniyor. Ayrıca geçmişte tamamlanmış iş süreçleri sırasında kullanılan ya da üretilen dokümanların kurumsal hafızanın oluşturulabilmesi için kolayca erişilebilir olması gerekiyor. Bu nedenle, belge ve doküman yönetimi olmayan süreç otomasyonlarında önemli bir parçasının eksik kaldığı, kurumların bilgi ve doküman yönetimi olmadan yaptıkları süreç otomasyonu yatırımlarını çöpe atarak iş akışı ve doküman yönetiminin beraber sunulduğu çözümlere yöneldiği gözleniyor. Kurum içerisinde, doküman yönetim sistemleri genellikle diğer iş uygulamaları ve iş süreçlerine altyapısal hizmet sunma noktasında konumlandırılıyor. Bu konumlandırma yapılırken kurum içerisinde belirlenmiş altyapı ve güvenlik standartlarını destekleyecek bütünleşme servisleri diğer uygulamaların hizmetine sunuluyor. İş süreçlerinin herhangi bir adımında veya süreç başlangıcı öncesinde kullanıcı ya da bilgi sistemleri tarafından oluşturulan bilgi ve doküman yönetimi ve iş süreçleri yönetimi sistemlerinde saklanıyor ve kurum içerisindeki tüm iş uygulamalarının hizmetine sunuluyor.”
Sigma Genel Müdür Yardımcısı Sırma Ataç da, kurumsal dokümanların, evrakların ve bunlara ilişkin süreçlerin; bütünleşik bir doküman ve süreç yönetimi uygulaması ile elektronik ortamda yönetilmesinin sağlanması gerektiğini belirterek şöyle konuştu:
“İş akışı ve süreç yönetimi kapsamındaki süreçlere ilişkin formlar ve dokümantasyon elektronik ortama taşınarak, süreçlerdeki verimliliğin artırılması, maliyetlerin denetlenmesi ve denetim ve uyumluluk gereksinimlerinin karşılanması sağlanır. Bunun için kurumsal içerik, doküman yönetimi ve arşiv yönetimi süreçleri oluşturulur. Bilgi ve doküman yönetimi uygulamaları; yazışmaları ve belgeleri verimli bir biçimde üretmek, uygun koşullarda hizmete sunmak, yönetmek ve arşivlemek için oluşturulur. Gereksiz belge üretimi önlenir ve tüm kurumsal yazışma ve arşiv süreçlerinin merkezi olarak yönetimi sağlanır. Bu sayede, iş süreçlerinin çevrimiçi olarak izlenebilmesi, süreç verimliliğinin ölçümlenmesi ve artırılması olanaklı hale gelir. Kurumlar iş ihtiyaçlarını elektronik ortamda yönetebilmek için farklı uygulamalar kullanmaktadır. İş uygulamaları, iş süreçleri yönetim platformuna taşınarak otomasyonun gerçekleştirilmesi sağlanır.”
İş akış uygulamalarının kullanımı ile süreç optimizasyonu sağlanabilir
Xerox Türkiye Hizmetler ve SAO (Stratejik Hesaplar Operasyonları) Satış Direktörü Gülçin Uysal’a göre doküman yönetim sistemlerinin bir parçası olan iş akış uygulamalarının kullanımı ile süreç optimizasyonu sağlanabiliyor. İş akış uygulamaları ile kurumlarda yönetimsel süreçler (masraf formları, izin formları, seyahat formları) ile kurumun ana işinin bir parçası olan süreçlerin (sigortacılıkta hasar bildirimlerinin yönetilmesi ya da bankacılıkta kredi kartı başvurularının değerlendirilmesi gibi) kurum uygulamalarına bütünleştirilerek yönetiminin sağlanabildiğini belirten Uysal, “Doküman yönetim sistemleri kurumun diğer sistemleri ile bütünleştirilerek uygulamaya konuyor. Bunun sonucunda, kurum çalışanları milyonlarca bilgi ve belge içinden doğru bilgi ve belgeye hızlıca ulaşabiliyorlar” diye konuştu.
Sistemlerde beklentilerin doğru belirlenmesi önem taşıyor
Bilgi ve doküman yönetimi sistemlerinde klasik yapılanmanın bir dosya sunucusu ile tüm bu süreçlerin şirket için iş veya departmanlara göre ayrımının sağlanması olduğunu belirten Treo Bilgi Teknolojileri Genel Müdürü Evren Ballı, şu değerlendirmelerde bulundu: “Günümüzün yeni yapılanmasında süreçlerimizi yapılandırmadan önce neye, nasıl ulaşmak istediğimizin kararını vermemiz büyük önem taşımakta. İş akışlarının takibinde işin nerede olduğunu görmek ne kadar önemli ise; süreç takibinde de işin hızlanması ve doğru bilgi ile devamı açısından o derece önemli olmalı. Bu yüzden beklentilerimizi doğru belirlemeli ve kağıt üzerinde yazılamayan herhangi bir sürecinde bilgi işlem tarafından yapılmasını beklememeliyiz.”
