İçerik yönetim sistemleri basit uygulamalar değil
Kurumların, bilgilerinin güvenliliğini de göz ardı etmemesi hayati önem taşıyor. Koda Kurumsal Operasyon Yöneticisi Ayşegül Öztürk, “Evraklar ve evrak süreçleri kurumların en mahrem süreçleri olmakla birlikte bu tür süreçlerde güvenliği sağlayacak şirketlerle çalışmalar yapılarak mutlaka dışkaynak kullanımı tercih edilmesi gerektiğini düşünüyorum” diyor ve sözlerini şöyle sürdürüyor: “Doküman yönetim sistemlerinde olduğu gibi sayısal arşivleme konusunda da mutlaka dışkaynak kullanımı olmalıdır. Bu konuda uygulama servis sağlayıcı (ASP) şirketler var. Şirketinizin evrakları bu şirketin sunucularındaki bir arşiv sisteminde duruyor ve sizler internet üzerinden bu evraklarınıza erişebiliyorsunuz. Elbette bu sistemlerde çok özel güvenlik ve şifreleme mekanizmaları var.” Öztürk, bu sektörde dışkaynak kullanımı denince akla ilk gelen konunun servis büro hizmetleri olduğunu söylüyor. Öztürk, “Kağıt evrakların ayrıştırılması, taranması, indekslenmesi ve sayısal arşiv sistemine aktarılması işine servis büro hizmeti denir. Birçok şirket ve kurum belgelerinin önemli bir kısmını kağıt ortamında saklamakta ve yönetmekte. Bu kurumlardan bir kısmı geçmiş kağıt evrak arşivlerinde belirledikleri kriterlere göre seçilen evrakların taranıp indekslenerek bilgisayar ortamına atılmasını talep ediyorlar. Geçmiş evrakları eritmek için gereken ekipman, ekip ve beceri günlük evrakları eritmek için gerekenden çok daha fazla olabiliyor. Bu durumda kurumlar ve şirketler bu işi dışkaynak kullanımıyla çözmeyi tercih ediyorlar. Bazı kurumlar ise geçmiş evrakların eritilmesi işinde dışkaynak kullanımından o kadar memnun kalıyorlar ki, günlük evrak işlemesi işlemini de yine dışkaynak kullanımıyla karşılayabiliyorlar. Bazı sektörlerde ve bazı uygulamalarda ise günlük kağıt evrak girişi o kadar yüksek ki günlük evrak
işleyişi için de dışkaynak kullanımı kaçınılmaz oluyor” diyor.
Moreum Bilişim Satış Müdürü Mert İnceiplik, “İçerik yönetim sistemleri kavramsal olarak internet sitesinden indirip kolaylıkla tüm kurum hafızasını yönetebileceğiniz basit uygulamalar değildir” diyor. “Bunun yanında doküman yönetiminin hem bir bilgi altyapısı hem de kurum kültürü olarak oturması için yüksek tecrübe ve katma değere sahip danışmanlık hizmetinin alınması kaçınılmaz. Uzun yıllardır gözlemlediğimiz projelerde ve müşteri profillerine dair yaptığımız incelemelerde salt kendi kaynaklarıyla doküman yönetimini uygulayan kurumların başarı yüzdelerinin tek basamaklardan yukarı çıkamadığını gördük. Dışkaynak kullanımı, küçük şirketlerde bile doküman yönetimi ‘büyük kurumsal bir kavram’ olduğu için kaçınılmazdır.”
Sadece çözüm değil, bilgi ve tecrübe de lazım
Bimsa Çözüm Yöneticisi Yeliz Korkmaz’a göre bilgi ve doküman yönetimi konusu yazılım yönetimiyle sınırlı kalan bir konu değil. Gerek deneyimlerden faydalanılması, gerekse kaynakların etkin kullanımı için dışkaynak kullanımına gitmek şart. Bunun yanı sıra işletmenin mevcut kadrosunda doküman ve içerik yönetimine ilişkin bilgi sahibi olan çalışanların bulunması da bir avantaj olarak beliriyor.
Korkmaz, “KOBİ tarafında henüz bir hareketlenmeden bahsetmek doğru değil. Bu gelişmenin önümüzdeki dönemlerde yaşanacağını öngörüyoruz. Kamu tarafındaki hareketlenmeyse kanuni zaruretlerle gündeme gelecek. Büyük kuruluşlarda hareketlenme söz konusu” diyor.
KOBİ’ler çözüme daha kolay sahip olacak
Doxoft Genel Müdürü Alpay Gögüş’e göre, dışkaynak kullanımının genelde tarama işlerinde kullanıldığı sektörde bir değişim yaşanıyor. Göğüş, “Bu dikey uygulamaların farklı iş modelleriyle uç kullanıcılara ulaştırılması olarak özetlenebilir. Yani artık şirketler ve bireyler bu uygulamaları kullandıkları kadar ödeme, bulut bilişim yapısıyla kullanma gibi farklı modellere yöneliyor. Hem ücret hem de kullanım noktasında büyük avantaj içeren modeller her geçen gün daha da yaygınlaşıyor” diyor.
Göğüş, şöyle devam ediyor: “Kamu artık konuyu mutlak bir hedef olarak algılıyor. KOBİ’ler yukarıda bahsettiğim iş modelleri sayesinde çözüme daha kolay sahip olabiliyor. Ayrıca uygulamaların yaygınlaşması da farklı noktalardan bilgi aktarımı konusunda fayda sağlıyor. Sonuç olarak tüm sektör ve boyuttaki şirketlerin artan ilgisi sektöre olumlu yönde katkı sağlıyor.”
