KAĞITSIZ OFİSLER YAYGINLAŞIYOR
“Günümüzde bilgisayar ve internet teknolojilerinin gelişmesi ve şirketlerin giderek kurumsallaşması, ofis içi belge akışını değiştirerek doküman sayısının artmasına yol açtı” diyen Bimsa Çözüm Yöneticisi Hüseyin Ulutürk’e göre kurumlar bu belge ve dokümanların yönetiminde kolaylık sağlamak ve maliyetlerini düşürmek için kâğıtsız ofis uygulamalarına yöneldi. Kâğıtsız ofis kavramı ile birlikte şirket verileri ve formlarının elektronik ortama taşınır hale geldiğini ifade eden Ulutürk, “Bu sayede şirketlerin depolarında ya da arşivlerinde saklanan dosyaların; su basması, yangın gibi nedenlerden dolayı deforme olmasının veya tamamen kaybolmasının önüne geçilmiş oldu” dedi.
Haziran 2007’de yayınlanan ve Haziran 2009’da revize edilen TS 13298 standardı ile Elektronik Belge Yönetim Sistemleri’nin standart hale getirilmesi amaçlanıyordu. 16 Temmuz 2008 tarihinde 2008/16 numarasıyla yayınlanan Başbakanlık Genelgesiyle de TS 13298 Elektronik Belge Yönetimi Standartı’na uyumlu Elektronik Belge Yönetim Sistemi yazılımı kullanılmasını kamu kurumları için zorunlu hale getirildi. Bu nedenle kurumlarda Elektronik Belge Yönetim Sistemi’ne geçiş için çalışmalar yapılmaya başlandığının altını çizen Cybersoft Hypatia Grup Lideri Çağrı İnce, “Bu çalışmalar sırasında ortaya çıkan kurumların ihtiyaçları doğrultusunda Elektronik Belge Yönetim Sistemleri’nden beklentiler de giderek artmıştır. Piyasadaki ürünlerinde bu beklentiyi karşılaması gerekmektedir” şeklinde konuştu.
Datamarket Yazılım Çözümleri Uzmanı Emre Demirler ise bu konuda şunları söyledi: “Bilgi ve doküman yönetimi konusu yüzyıllardır iş hayatında önemli bir yere sahip olmuştur. Eski zamanlarda babadan oğula aktarılan bilgi, teknolojinin gelişmesi ile daha verimli bir şekilde yönetilmeye başlamıştır. Günümüzde aranılan bilgiye hızlı ulaşmanın yanı sıra, bilginin güvenliği de ön plana çıkmaktadır.”
Bilişim teknolojilerinde yaşanan gelişmeler ile kurum ve kuruluşların iş süreçleri değişime uğramaya başladı. Bilgi yönetiminin bilgiden en üst düzeyde katma değer yaratmayı sağlayacak süreç ve teknikleri içerecek şekilde gelişim gösterdiğine dikkat çeken EES Genel Müdürü Haluk Safi, “Bilgi yönetimindeki gelişmeler; kurum ve kuruluşlarımızın belge yönetimi ihtiyaçlarını tetiklemiştir. 2003 yılında e-dönüşüm Türkiye projesinin başlatılması ile 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu’nun 2004 yılında kabul edilmesiyle kurum ve kuruluşlarımızın doküman yönetim sistemi taleplerinde artış yaşanmıştır” dedi
Tak-çalıştır devri
Canon DIMS Doküman ve Görüntü Yönetim Sistemleri Satış ve Pazarlama Yönetici İbrahim Aydoğan, doküman yönetimi konusundaki son eğilim ve gelişmeleri şöyle sıraladı: “Bilgi ve dokümanlar her zaman arşiv odalarında ya da merkezi ofislerde olmayabiliyor, sahada yapılan müşteri ziyaretlerinde ya da toplantılarda ıslak imzalı dokümanların hızlı bir şekilde DYS sistemine aktarılıp sürecin başlatılmasında saatler ya da dakikalar çok önemli olabiliyor. Bu noktada Tak-Çalıştır mobil tarayıcılar yardıma koşuyor. Dizüstü bilgisayardan daha küçük boyutları, sürücü kurulumu ve elektrik prizi ihtiyacı olmayan bu cihazlar bilgi ve doküman yönetimi konusunda vazgeçilmez olmaya aday yeni bir teknolojidir.”
Düzenlemeler çözüme yönlendiriyor
e-Devlet ve bilgi edinme yasalarına dikkat çeken GGSoft Yazılım Genel Müdürü Tolga Eşiz, bu yasaların devreye girmesiyle kurumların arşivlerini elektronik ortama taşıma zorunluluğunun doğduğunu ifade etti. Bu nedenle son bir yılda, özellikle devlet kurumlarının, arşivlerini elektronik ortamda yönetmek üzere çözüm arayışını hızlandırdığını kaydeden Eşiz, sözlerini şöyle sürdürdü: “Gelen giden evrak konusunda devlet kurumları kısıtlı özellikleri olan basit çözümler kullanmaktaydı. Önümüzdeki dönemde bu ihtiyaç, elektronik arşiv ile birleşerek doküman yönetimine dönüşecektir. Özellikle kamu kurumlarında çok kullanıcılı ve milyonlarca belgenin olduğu sistemler ortaya çıkmaya başlayacaktır. Bu sistemlerin devreye girmesiyle yoğun belge üzerinde yürüyen işlemler, doğal olarak hızlanacak ve verimlilik artacaktır.”
Diğer yandan özel sektörün artan rekabet koşulları nedeniyle verimliliği artıracak her projeye yatırım yaptığını belirten Eşiz, doküman yönetim uygulamalarının bu alanların başında geldiğini kaydetti. Eşiz şunları aktardı: “Bu sistemler kurumların günlük kullandığı uygulamalarla tam bir uyum içerisinde çalışmaktadır. Kurumlar son dönemde, doküman yönetimi çözümleri üreten yerel şirketlere yönelmektedir. Yerel çözümlerin kullanıcı arayüzleri kolay ve işletim maliyetleri düşüktür. Türkiye’de öncelikli olarak bu alandaki yerel kaynakların kullanılması, paramızın yurtdışına çıkmasını önleyecektir. Yerel çözümler daha esnek, kolay kullanılabilen ve uyarlanabilen sistemlerdir. Kurumların doküman yönetim sistemi gibi çok geniş içerikleri olan sistemleri seçerken, alacakları çözümün “her türlü özelliği içermelidir” mantığından hızlıca uzaklaşmaları gerekmektedir. Karmaşık ve kullanılmayacak özellikler için yapılan yatırımlar, sadece kaos oluşmasına neden olmaktadır. Kurumun neye ihtiyacı olduğunu ve 5 yıllık dönemde neye ihtiyacı olmadığını çok iyi saptaması gerekmektedir. Amaç “Basit, sorunu çözen ve kullanılan” çözümlere yatırım yapmaktır. Fonksiyonlarının yüzde 1’nin kullanıldığı karmaşık sistemler almak değildir.”
