Kurumların kültürleri ve iş süreçleri ihtiyaçları belirliyor

Kurumların ihtiyaçlarının belirlenmesi aşamasında, kurum kültür ve iş süreçlerinin oldukça etkili olduğu görülüyor. Softtech Genel Müdürü Levent Berkman’a göre, bununla birlikte, kurumun bilgi ve doküman yönetimi sistemine ayırmayı düşündüğü satın alma ve geçiş maliyetleri karar aşamasında etkili olabiliyor. Orta ve büyük ölçekli işletmelerde ve kamu kuruluşlarında ise özellikle uluslararası düzeyde tanınmış şirketlerin çözümleri daha güvenilir bulunduğu için tercih ediliyor. Kets Kurumsal Satış Yöneticisi Zeynep Küpoğlu da, kurumlar sahip oldukları bilgi ve dokümanları bugüne kadar kendilerine mahsus yöntemler ile saklamayı ve gerektiğinde erişmeyi hedefledilerse de, güncel teknolojik ve ticari gelişmeler nedeni ile mevcut çözümlerini yeniden yapılandırdıklarını belirtti. Basılı belgelerin eski yöntemlerle dosya dolaplarında saklanmasının oldukça maliyetli hale geldiğini belirten Küpoğlu, “Dosya dolaplarında saklanan belge ve bilgilere kurum çalışanlarının erişimi için harcadığı zaman, erişilen dokümanların doğru yerine konmaması ve/veya kaybı gibi nedenlerle kurumlar bilgi ve doküman yönetimi konusundaki ihtiyaçlarını daha net belirleyebiliyorlar” şeklinde konuştu.
Şirketlerin bilgiye olan ihtiyacının artışının da bilgi ve doküman sistematiğine olan ihtiyacı artırdığını belirten Treo Bilgi Teknolojileri Genel Müdürü Evren Ballı ise oluşan bilgi ve dokümanın sağlıklı, tek elden ve en doğru şekilde yapılandırılmasının büyük önem kazandığını da vurguladı.

e-İmza da bilgi ve dokümanların elektronik ortama taşınmasını gerektiriyor
E-Güven Genel Müdürü Can Orhun’a göre de bilgi ve doküman yönetiminin elektronik ortama taşınmasında elektronik imzada önemli bir aracı oluşturuyor. Elektronik imza ve ona bütünleşik uygulamaların yaygınlaşmasıyla beraber özellikle kurumsallığa önem veren kuruluşların bu teknolojiyi etkin olarak kullanmaya başladığını ifade eden Orhun, “Islak imzayla aynı hukuki geçerliliğe sahip elektronik imzanın iş süreçlerinde yaygın kullanımı bilgi ve doküman yönetiminin sayısal ortama taşınmasını da beraberinde getirdi. Bu noktada da kurumlar sayısal ortamda belgelerini güvenle saklayacakları ve paylaşabilecekleri, aynı zamanda da pratik olan yeni teknolojik uygulamalara ihtiyaç duyuyorlar” diye konuştu.

Bilgi ve doküman yönetimini farklı kategorileri barındıran bir süreç olarak algılamak gerek
Bilgi yönetiminden sözedildiğinde bu konunun içerisinde farklı kategorileri barındıran bir süreç olarak algılanması gerektiğini
belirten Birikimsis Ar-Ge Müdürü Cenk Yurduseven, bilgiyi toplamak, depolamak, yaygınlaştırmak, kullanmak
ve gelecekteki değişimlere göre bilgiyi uyarlamanın sistematik bir bilgi
yönetiminin en önemli adımları olduğunu vurguladı. Ekonomide ve ticarette yaşanan ilişki, iletişim ve
iş yapma biçimlerindeki değişim düşünüldüğünde
bir işletmenin başarılı olabilmek için bilgiyi her alanda konsolide biçimde yönetmesi gerektiğinin altını çizen Yurduseven, şöyle konuştu: “Bilgi yönetiminin ucu bir işletmenin tüm oyunculara değiyor. Bunun içinde çalışanlar, müşteriler,
iş ortakları, hisse sahipleri
v.b. tüm unsurlar var. Bu açıdan baktığımızda işletmeler, bilgi yönetiminin tüm safhalarını bütünleşik biçimde yönetebilecekleri teknolojik yaklaşımlara
ihtiyaç duyuyorlar. Artık bilgi yönetimi sürecinde tek bir veritabanı yazılımı, tek başına bir CRM çözümü, tek başına bir doküman yönetimi yazılımı yeterli değil. Çünkü bilgi gerek edinimde gerek kullanımda tüm departmanlarda başrol oyuncusu ve bu departmanlarda oluşan
bilgiler bir birinden bağımsız şeyler değil.”
Doküman yönetim sistemlerini kurum içindeki dokümanların yönetilmesini, yönlendirilmesini, çeşitlendirilmesini ve paylaşımını sağlayan sistemler olarak tanımlayan Xerox Türkiye Hizmetler ve Stratejik Hesaplar Operasyonları Satış Direktörü Gülçin Uysal da, “Bu sistemlerle dokümanın yaşam döngüsü (bir dokümanın yaratılmasından imhasına kadar geçen tüm süreç) yönetilir. Günümüzde birçok kurumda kağıt temelli iletişimin en aza indirilmesi, çalışanların ve müşterilerin dokümanların son hallerine ulaşabilmesi, doküman güvenliğinin sağlanması ve tüm bunların en tasarruflu şekilde yapılabilmesi gibi konular önem kazandıkça, bilgi ve doküman yönetimi ihtiyacı da artıyor” diye konuştu.

İyi bir DYS, kurumun Google’u işlevi görebilir

EES Genel Müdürü Haluk Safi’ye göre kurumlarda en temel sorun kurumsal hafızanın yani kişilere bağlı olarak üretilen doküman ve bilgilerin arşivlenememesi. Arşivde çoğunlukla herhangi bir durum sonucunda üretilmiş evraklar saklandığını ifade eden Safi, “Ancak kişilerin herhangi bir nedenle oluşturmuş olduğu dokümanlara genellikle o kişiden erişim sağlanabilmektedir. Ayrıca doküman yönetim sistemi ile gerek belgelerin gerekse tüm dokümanların her biri bilgiye dönüştürülerek saklanmaktadır. Doküman yönetim sistemi ile tüm bu çalışmaların arşivlenebilmesi ve istenildiğinde saniyeler içinde erişilebilmesi mümkün olacaktır. Özetle iyi bir doküman yönetim sistemi yazılımı adeta kurumun Google’u gibi işlev görebilecektir” diye konuştu.