Kurumsal hafıza için doküman yönetimi
Şirketlerin öncelikle kurum içerisindeki evrak envanterlerini çıkarmaları gerektiğini belirten Arşivist Dizayn Genel Müdür Yardımcısı Hakan Kaçar, “Bu işlem için uzman şirketlerden destek alabilirler. Evrak envanterini çıkardıktan sonra bu alanda çözümler üretilmeli ve çalışanların hayatını kolaylaştırıcı çözümler sunmalılar. Eğer çalışanların işleri kolaylaşır ise zaten projenin yaygınlaşması ve kullanımı ile birlikte başarılı bir proje ortaya çıkıyor” dedi.
Doxoft Genel Müdürü Alpay Göğüş, bu konuda şunları söyledi:
“Bu konuda çalışan şirketler ve sektörde uzun süredir yer alan paket çözüm şirketlerinden faydalanabilirler. Onlara özel çözüm üretilmesi pek çok şirketin başta hoşuna gitse de sonrasında verimli bir noktaya ulaşılamıyor. Bu konuda pek çok örnek mevcut. Bu sebeple başlangıçta bu konunun başlı başına çözülmesi gerekli bir alan olduğu kabul edilmeli sonra da uygun çözüm arayışına girilmeli.”
Kurumsal hafızanın gelişmesi için insan kaynakları uygulamalarına öncelik verilmesi gerektiğine değinen Easy Software Genel Müdürü Süreyya Ecevit, “Çünkü her şey insan ile gerçekleşmekte. Organizasyon yapısı sağlıklı bir şekilde kurulup yönetilirse, daha sonra geliştirilecek tüm uygulamaları kurumun taşıması çok kolay olacaktır” dedi.
Koda Bilişim Ürün Mühendisliği Bölüm Müdürü Orhan Baloğlu ise şöyle konuştu:
“Gerek kamu kurumlarının, gerekse farklı ölçeklerdeki şirketlerin beynidir arşiv. Farklı ölçeklerdeki şirketler, doküman yönetimi teknolojileriyle kendi kurumsal hafızalarını oluşturmak için öncelikle arşivlerini sayısal ortama aktarmalı ve doküman yönetimi ile bütünlüğü sağlama yönünde kurduğu köprüyle çalışmalarını tamamlamalıdır.”
Şirketlerin öncelikle kısa ve uzun vadede ne istediklerini, ihtiyaçlarını belirleyerek bir yol haritası oluşturmaları gerektiğini kaydeden Mitasan Teknik Destek Müdürü Nezih Muti, “Sonrasında bunu sağlayacak yazılım ve donanımların belirlenmesi gerekmektedir. En son olarakta tabii ki sistemin oturması ve yararlı olması adına bütün personellerin bu konuda eğitilmesi gerekmektedir. Başarı ve verim artışı ancak böyle sağlanabilir” dedi.
Piyasada büyük ya da orta ölçekli şirketlerin ihtiyaçlarını karşılayacak hazır doküman yönetim sistemi ürünleri bulunduğunu belirten Turkcell Global Bilgi Yönetim Sistemleri ve İç Denetim Müdürü Temel Tokgöz, “Şirketler öncelikle doküman yönetimiyle ilgili ihtiyaçlarının ne olduğunu belirlemeli ve bu ihtiyaçlarını karşılayacak özellikleri olan hazır doküman yönetim sistemi ürünlerini araştırmalıdır. Kendi sektörlerinde doküman yönetim sistemi kullanan diğer şirketlerden bilgi alışverişinde bulunulmalı ve en uygun çözüm satın alınmalıdır. Ancak, sadece doküman yönetim sistemi satın almak yeterli değildir. Bu sistemi etkin ve verimli işletmek ve son kullanıcıların da işlerinin bir paçası olarak kullanmasını sağlamak gerekmektedir” şeklinde konuştu.
Arşivin değeri ortaya çıkıyor
Datamarket Kurumsal Mimari ve İş Çözümleri Genel Müdür Yardımcısı Ziya Turgut Özada, “Teknoloji işin kolay tarafıdır. Uzun vadeli ve geniş kapsamlı bir strateji belirlenmelidir. Sonra şirketin önceliklerine göre gereksinimlerini net tanımlamaları durumunda kolay, kısa sürede ve uygun maliyetler ile uyarlanabilecek doküman yönetimi teknolojilerinden faydalanabilirler. Örnek olarak sadece tarama çözümü ile mevcut kâğıt ortamındaki belgeler için arşiv oluşturulabilir ve etkin arama olanakları ile belgelere erişim sağlanabilir. Artık güncelliğini kaybeden dokümanlar ayrı bir arşive atılabilir” diye belirtti.
Maddi endişeler arka plana atılmalı
Öncelikle şirketlerin kendilerini çok iyi analiz etmeleri gerektiğini ve eksikliklerini, önceliklerini belirlemeleri gerektiğini ifade eden Kets Kurumsal Satış Yöneticisi Zeynep Küpoğlu, “Bunun için gerekirse uzman şirketlerden danışmanlık hizmeti talep etmeliler. İhtiyaçları netleştikten sonra uygun çözüm ile yola devam edebilirler. Buradaki uygunluk sadece maddi olmamalıdır. Aynı zamanda çözümün müşterinin gelecekteki hedefleri de göz önüne alınarak seçilmesi gerekmektedir” dedi.
Bilginin analizi çok önemli
Navigator Genel Müdürü Cenk Taner Bıçakçı şunları söyledi:
“Kurumsal hafıza oluşturabilmek için öncelikle bilginin kurum içinde ve dışında nasıl oluştuğu analiz edilmeli. Bu bilgilerin saklama, erişim planlamalarının yapılması gerekiyor. Bundan sonraki adım ise Belge Saklama Planları ve iş akışlarına göre gerekli teknolojik altyapı yatırımının yapılmasıdır.”
İlk adım verinin analizi
Şirketlerin kurum içinde en fazla doküman ürettikleri birimleri belirleyerek analize başlaması gerektiğini belirten Aksis Bilgisayar Genel Müdürü Burak Müjdeci, “Daha sonra dokümanlarını kimliklendirerek bir doküman yönetimi sistemi üzerinde saklayarak bir sonraki adıma geçmeliler. Bu sayısal arşive süreç ve iç uygulamalar ile bütünleşmesi sayesinde her noktadan erişim ile etkin kullanım sağlanır. Bireylere bağlı bir yapı yerine merkezi olarak yönetilen bir kurumsal hafıza oluşturulur” dedi.
