Kurumsal yapı ile tam entegrasyon esas
Tümleşik iletişim; çalışanların mobil telefonlar, masa üstü bilgisayarlar, tablet, video konferans ve web konferans araçları, anlık mesajlaşma gibi aklımıza gelebilecek her şekilde iletişim kurabilmeleri ve birlikte çalışabilmelerini sağlayan unsurlardan oluşuyor. Bu mimaride kişinin nerede olduğunun ve nasıl bir cihazdan bağlandığının bir önemi yok. Uç cihazlardaki uygulamaların çalışmasını sağlayacak ve farklı yapılarla entegrasyonlara imkan sunan çoklu konferans üniteleri, çağrı yönetim sistemleri gibi merkezi bir yapı da bulunmakta.
Cisco Türkiye İşbirliği Çözümleri Satış Yöneticisi Pınar Yıldız Budakoğlu’nun belirttiği gibi, bu hizmetleri kurumlar kendi kaynaklarını kullanarak kurup yönetebildikleri gibi, tamamen bulut mimarisini destekleyen çözümlerle bir hizmet olarak da alabiliyorlar. “Önümüzdeki yıllarda hizmet olarak bu çözümlerinin kullanımının çok daha fazla artacağını öngörmekteyiz; özellikle video konferans alanında” tespitini yapan Pınar Yıldız Budakoğlu’na göre, tümleşik iletişim çözümleri mobilite/kablosuz ağ altyapıları ve güvenlik çözümleri ile desteklenmeli. Güvenlik; ağın kendisinden başlayarak tüm kontrol noktalarını, uç nokta cihazlarını ve uygulamaları kapsamalı. “Bu çözümleri tek başına çalışacak yapılar olarak düşünmemek gerek” hatırlatmasını yapan Pınar Yıldız Budakoğlu’nun da belirttiği gibi, başarılı iletişim çözümlerini öne çıkaran unsur; kurumun uygulamaları ile entegre olarak iş süreçlerinin bir parçası haline gelebilmesi. Video konferansı işe alım süreçlerine entegre edebilmesi, eğitim amaçlı kullanım, bir ameliyat esnasında farklı lokasyonlardaki doktorların fikir alışverişi için video kullanabilmesi, perakende şirketinin tüm tedarik zinciri ile ses, video, mesajlaşma altyapısı üzerinde entegre olabilmesi, onay süreçlerine iletişim çözümlerinin entegre edilebilmesi Budakoğlu’nun paylaştığı örnekler arasında.
Kullanıcı profillerini belirleyin ve gruplandırın
Bu noktada, öncelikle kurumların dijital dönüşüm konusunda bir stratejilerinin olması çok önemli. “Bu dönüşümün başarılı olabilmesini sağlayan en önemli unsurlardan biri iletişim” bilgisini veren Budakoğlu, kurum içerisindeki kullanıcı profillerinin çok iyi sınıflandırılması ve bu profillerin günlük çalışma hayatını kolaylaştıracak araçların neler olduğunun belirlenmesi gerektiği kanısında. Örneğin; farklı lokasyonlardaki çalışanları yöneten bir satış müdürü için video kullanımı gündelik iş hayatının önemli bir parçası iken; sürekli sahada müşteri ziyaretlerinde olan bir satış müdürünün mobil iletişim çözümleri ile iş yerindeymiş gibi çalışabilmesi gerekir. Bu profillendirme yapılırken şirket kültürüne uygun hareket edilmesi, çalışanların bu çözümlerle hayatlarının nasıl kolaylaştığını, çalışma hayatlarına nasıl değer kattığını görebilmeleri de bir gereklilik. Pınar Yıldız Budakoğlu, “Kullanım kolaylığı, kaliteli bir deneyimin sunulmasını yaygınlaştırmak için en önemli kriter” hatırlatmasını yaparken, şu tespitlerini de ekledi: “Dijital dönüşüme önem veren firmaların bu süreçleri yönetebilmek için danışmanlık hizmeti almaya daha yatkın olduklarını söyleyebiliriz. Bu süreç, özellikle yeni nesil çalışan profilinin iş hayatına girmesi ile zorunlu hale gelmekte.”
Karar verme süreçleri hızlanıyor
Tümleşik iletişim teknolojileri BT maliyetlerini düşürürken, üretkenliğini ve hızını artırmak isteyen şirketler için de gittikçe daha önemli bir yatırım haline geliyor. Tümleşik iletişim araçları ile şirket çalışanları; iş arkadaşları, iş ortakları, bayiler ya da müşterilerle ister PC, ister mobil cihaz aracılığı kolayca bağlantı kurabiliyor ve gerekli bilgiyi video veya ses ile paylaşabiliyor; sanal çalışma grupları oluşturarak ekip çalışması için uygun ortamı yaratabiliyor; kurumsal ağın mobil uzantısı ile çalışanların her yerden her an üretken olmasını destekleyebiliyor, işbirliği ve iletişimi tüm uygulamalarına ve süreçlerine entegre edebiliyorlar. Pınar Yıldız Budakoğlu, elde edilen faydaları şöyle detaylandırdı:
“Bunun yanı sıra tümleşik iletişim ve işbirliği çözümleri şirketlerin çalışanlarına evden ya da her hangi başka bir lokasyondan çalışma imkanı sağlıyor. Bu da özellikle büyük şehirlerde trafikte çok daha az vakit harcanmasını ve çalışanların daha verimli olmasını sağlıyor. Seyahat gerektiren iş alanlarında normalde haftada 1 görüşme yapabilirken, video çözümleri ile haftada 3-4 toplantı yapılabilir hale geliyor. Tüm bunlar iletişimin artmasını, karar verme ve dolayısıyla pazara gidiş sürecinin hızlanmasını sağlamanın yanı sıra ciddi bir maliyet tasarrufu demek.”
