Mobil uygulamalar ve web tabanlı çözümler öne çıkıyor
Dijital Yazılım Genel Müdürü Hakan Kaçar’a göre her alanda değişen ihtiyaçlara bağlı olarak
kurumlar için sunulan teknolojilerin sürekli yenileniyor olması gerekiyor. Son zamanlarda özellikle bilgi ve doküman yönetimi konularında ön plana çıkan uygulamaların mobil uygulamalar olduğunu ifade eden Kaçar, doküman yönetim sistemlerinin artık yeni nesil mobil telefonlarla bütünleşik çalışması gereğinin ortaya çıktığını belirtti. EES Genel Müdürü Haluk Safi ise son dönemde bilgi ve doküman yönetimi uygulamalarında web tabanlı çözümlerin tercih edilmesinin kaçınılmaz göründüğünü belirterek şöyle konuştu: “Kurumlarda özellikle karar vericiler için bu daha da elzem bir ihtiyaçtır. Her zaman makamlarında bulunamayacakları için birçok işi bekletmek yerine bulundukları herhangi bir yerde sistem üzerinden gerekli onayları vererek işin yürümesini sağlayabilecekler. Diğer taraftan onay bekleyen çalışan açısından da evrakının hangi aşamada olduğunu görebilme şansı doğmaktadır. Böylece sistem içindeki herkes işini hedeflediği ve tamamlaması gereken sürede sonuçlandırabilme olanağını yakalayacaktır. Web tabanlı ve diğer iletişim araçlarıyla (e-posta, faks) bütünleşik çalışabilen çözümler günümüz beklentilerini en iyi şekilde karşılamaktadır.”
Bilişim Sanayi Pazarlama ve Satış Müdürü İlker Tabak da kurumların boyutuna göre uygulamaların web tabanlı olmasının önem kazandığını belirterek şu saptamalarda bulundu: “Lisans edinerek çözüm sahibi olmak isteyen kuruluşların gelecekte lisans kiralama yöntemini benimseyeceklerini düşünüyorum. Diğer taraftan belgenin fiziksel ortamdan elektronik ortama taşınması sırasında hukuki sorular öne çıkıyor. Islak imzalı kişisel belgelerin, örneğin dava dilekçeleri, savunmalar, itiraz yazıları gibi, kullanıcıların özlük haklarını doğrudan ilgilendiren belgelerin elektronik ortamdaki sürümlerinin hukuki geçerliği sorgulanıyor. Yasalar buna izin verse de kullanıcıların bunu yorumlaması ve uygulamaya alması, alışkanlıkların bırakılması ile sağlanacaktır. İş uygulamalarının ürettiği belgeler ile belge yönetim sistemlerinin kullandığı veriler birbirini bütünler bir yapıda oluyor. Bunun için web servisi gibi altyapılar ile bütünleştirme sağlanmaktadır. Kurum içinde üretilip saklanan belgelerin kurumlar arasındaki dolaşımı konusunda DPT Bilgi Toplumu Dairesi tarafından yapılmakta olan standart belirleme çalışmaları sonlanınca kağıtsız ofislerden kağıtsız ülkeye doğru adım atılacak.”
En uygun çözümler donanım ve yazılım çözümlerinin birlikte sunulduğu sistemler
Canon Hızlı Doküman Tarayıcı Grubu Ürün Destek Uzmanı Sinan Karabacak’a göre kurumlar, dokümanlarını güvenli olarak elektronik ortama aktarılabilmesini hedefliyor.
Gelinen noktada da kullanılacak sistemlerde en uygun çözümlerin donanım ve yazılım bütünleştirmesinin birlikte sunulduğu sistemler olduğunu belirten Karabacak,
“Elektronik arşivlemenin kullanılmaya başlandığı kurumlardan bankaları örnek vermek gerekirse; daha önceden müşterilerinden başvuru sırasında alınan belgelerin merkeze gönderilmesi ve saklanması yüksek maliyetler ve zaman kayıplarına yol açıyordu şu anda kullanılan elektronik arşivleme sistemlerinde ise sağlanan avantajlar ise belge ve bilgi kaybının önlenmesi, başvurulardaki onay süreçleri kısalması, şubelerdeki müşterilerin daha az sıra beklemesi, geriye dönük belge araştırmasının daha kolay yapılması ve müşteri mutluluğunun artırılması olarak sıralanıyor” diye konuştu.
