Muhasebeye özgü butik çözüm
Küçük ölçekli şirketler için ileri seviye muhasebe bilgisi veya uzmanına gerek bırakmayan yeni bir yazılım geliştirildi.Uzmanlara göre danışmanlık faaliyetleri sırasında şirket başarısızlıklarının altında yatan nedenlerden biri de; düzgün bir muhasebe sistemi olmayışı. Bu noktada doğru bir raporlama yapılmasına olanak sağlayacak ön muhasebe yapılarının da oluşturulması önem kazanıyor. Serbest Muhasebeci Mali Müşavir Ali İhsan Bayır’ın, uzun yıllara dayanan deneyimi ve titizlikle çalışılan bir süreç ile geliştirdiği PatroFIN, özgün yapısı ile web tabanlı, gelişmiş bir ön muhasebe yazılımı olarak küçük şirketlere önemli kolaylıklar sağlayacak bir araç sunuyor. Güncellenen PatroFIN’in abonelik sistemi herkese açık. Yeni sistemde kayıt olan kullanıcının hesabı ve veritabanı anında aktif oluyor ve hemen kullanıma başlayabiliyor.
Yıllarca şirketlere danışmanlık yapan Bayır, PatroFIN’in ortaya çıkış sürecini ise şöyle anlatıyor: “Muhasebeye ilk başladığım yıllarda bir hayalim vardı. Muhasebe herkesin kolayca kullanabileceği ve faydalanabileceği bir hale nasıl getirilir? O zamanlar uçuk olan bu hayalimin, aslında çok hayati bir ihtiyaç olduğunu mesleğimin ilerleyen yıllarında tecrübe ettim. Öyle ki patronlar ve yöneticiler çoğu zaman tahminlerle varsayımlarla şirketlerini yönetiyordu. Hayati ve riskli kararlar alacaksınız. Muhasebeden rapor istiyorsunuz. Gelen borç alacak stok raporu. Neden? Çünkü ön muhasebe sadece borç-alacak muhasebesi, resmi muhasebe de sadece vergi muhasebesi olmuş. Çünkü; programlar kayıt dışında muhasebe çözümü sunmuyor. Kar/zarar ve maliyet muhasebesi gibi işlemlerse ileri seviye bilgi ve emek gerektiriyor. Bir üretim işletmesinde dört beş kişilik bir kadronun bir hafta Excel tablolarında maliyet hesaplamasıyla uğraşması söz konusu. Yereldeki birçok işletmenin (organize sanayi ölçeğindekilerin bile bazılarının) sorunu bu. Bu şirketlerin çoğunda muhasebe birimi var, lisanslı muhasebe programları da var. Hatta ERP programı alıp hala maliyetlerini göremeyen işletmeler var. Sorun şu: Bu programların hepsi geleneksel muhasebeyi bilgisayara aynen aktarmanın ötesinde bir çözüm getirmiyor. Raporlamak için illaki ileri seviye muhasebe bilgisi ve zaman gerekiyor. Her şirketin kendi bünyesinde ön muhasebesine bakan bu seviyede uzman mali müşaviri yok. Kaldı ki çoğu kurumsallaşamamış veya küçük ölçekli patron/aile şirketleri. İşte bu gerçekler beni yeniden yıllar öncesinde hayalini kurup ufak ufak üzerinde çalıştığım projeyi gündeme almaya itti. Öyle bir program olmalı ki, diye düşündüm. Kullanıcı sadece temel verileri girmeli, bu verilere göre tüm muhasebe kayıtlarını bir mali müşavir titizliği ile program anlık yapmalı. Her an her türlü raporu sunabilmeli.Öyle ki bu programı ilk okul mezunu bir patron bile kolayca kullanabilsin dedim.”
Uzun bir geliştirme süreci geçirdik
Geliştirme sürecinde Bayır, önce bu işi yapabilecek bir algoritma geliştirmesi üzerinde durmuş. Bu süreçte maliyet muhasebesi alanında önde gelen akademisyenlerle sorunları ve çözüm fikirlerini tartışmışlar. Bayır’ın bundan sonraki geliştirme süreci ile ilgili aktardıkları ise şöyle: “Teorik ve bilimsel araştırma ve geliştirme faaliyetleriyle geçti uzunca bir zaman. Web tabanlı yazmaya karar verdim. Sonra küçük küçük denemelerle kodlamaya başladık. Süreç içinde kendimize özgü bir yazılım ve veritabanı mimarimiz oluştu. Bu zorunluydu, çünkü birçok kayıt algoritma tarafından bulanık mantıkla yorumlanıyordu. Kademe kademe fikirlerimiz için hem muhasebe çözümü ürettik, hem yazılıma dönüştürdük. Çıkan ilk beta sürümleri yerelde sunucu kurarak kendi müşterilerimizde test etmeye başladık. Bu testlerde kullanıcı ihtiyaçlarını kolaylaştırılması gereken yerleri ve en önemlisi de geliştirdiğimiz algoritmanın muhasebe başarısını sürekli değerlendirdik. Karşılaştığımız her durumu yeni bir geliştirme sürecine çevirdik. Sonuçta elimizde bir yıllık testlerden de geçmiş (hala geliştirmesi devam ediyor) web tabanlı, gelişmiş bir ön muhasebe yazılımı oldu. Avrupa ve ABD örneklerini de inceledim. Birçok programı test ettim. Bulanık mantık denemeleri yurtdışında da mevcut. Ancak bulabildiğim en iyi örnekler bile şu anda bizim çözümümüzün iki üç adım gerisinde. Çünkü onlar bir noktadan sonrasını manuel kullanıcıya bırakıyor. Bizim geliştirdiğimiz algoritma da ise, dövizli işlemi, stoklu işlem, imalat, dönem sonu işlemleri tamamen sistem tarafından tutuluyor. Kısaca yıl başından yıl sonu hesap kapamaya kadar veri girişi dışında hiç bir muhasebe kaydı yapmadan dört dörtlük nizami bir muhasebe sistemine sahip olabiliyorsunuz.”
Kısa vadede ön muhasebe servisi sağlamak istiyoruz
Bundan sonraki Ar-Ge ve iyileştirme sürecine Pamukkale Teknokent’te devam edilmesi planlanan PatroFIN ile ilgili gelecek hedefleri hakkında da Bayır, “Kısa vadede başarabilirsek, küçük ölçekli şirketlere web üzerinden çok uygun fiyatlarla ön muhasebe servisi sağlamak istiyoruz.Elbette programa eklenecek sipariş yönetimi gibi bölümler var. Şu ana kadar uçtan uca muhasebe omurgasını tamamlamak için uğraştık. Bundan sonra ek özelliklere de yöneleceğiz“ diye konuştu.
Kullanım için temel bilgisayar temel muhasebe bilgisi yeterli
Bayır’ın verdiği bilgiye göre programın kullanımı için temel düzeyde bilgisayar bilgisi (facebook kullanacak kadar) ve temel düzeyde muhasebe bilgisi (hesap planına yeni hesap açacak kadar) yeterli oluyor. Kullanıcı ileri seviye muhasebe biliyorsa, daha fazla yarar sağlayabiliyor.
Bayır, program ile yapılabilecekleri ise şöyle özetliyor: “Algoritma tek düzen hesap planı düzeyinde anlık ve bütünleşik çalışıyor. Ayrıca stok kartı, cari kart açma derdi ve bunların muhasebe ile bütünleştirilmesi derdi yok. Esnek parametre yapısıyla algoritmanın şirkete göre yapılandırılması sağlanıyor. Böylece algoritma bu parametreler yardımıyla her şirkette o şirkete göre kendini yeniden modelliyor. Kullanıcı kasa, banka, çek/senet, üretim emri, alış, satış işlemlerini sisteme girdiğinde bunlara ilişkin tüm kayıtları, maliyet muhasebesini, yansıtma kayıtlarını, kur farklarını anlık ve bütünleşik olarak sistem nizami olarak muhasebeleştiriyor.Ürün ağacı ve üretim rotası tanımlanabiliyor. Sınırsız sayıda reçete ve bunların kombinasyonu oluşturulabiliyor.Sınırsız safhalı üretim tanımlanabiliyor. Dönem içi üretim maliyetleri, bu tanımlardaki kapasite ve bütçelere göre gerçekleştiriliyor. Dönem sonunda ise, gerçekleşen kapasite ve reel giderlere göre program tüm kayıtları hesaplanan maliyetten fiili maliyete dönüştürüyor. Dönem sonu işlemleri bir tık kadar kolay. Her ay sonu gelir tablosu ve bilanço sunabiliyor. Döviz hareketlerini algılıyor ve kur farkı kar/zararını kendisi anlık muhasebeleştiriyor. Dahası her para birimi için ayrı kasa hesabı açmaya gerek kalmadan tek kasa içinde sınırsız döviz takip edilebiliyor. Bunların kalanlarını, değerlerini, kambiyo farklarını biliyor.Cari hesaplarda dövizli satış ve dövizli ödeme söz konusu ise bunları algılıyor ve farklı döviz türlerine göre tasnif edip yorumluyor. Bakiye kalanını bu yoruma göre belirliyor. Esnek uçan pencere yapısı ile aynı anda birden fazla işlem üstünde çalışmaya olanak tanıyor. Sistem, sunduğu kullanım kolaylığı ile mali işlemlerin denetimini ve takibini kolaylaştırır iç denetime de olanak tanıyor. Raporlar üzerinden RightClickMenu kullanılarak ilgili raporun alt detaylarına kolayca gidilebiliyor.”
Program hakkında detaylı bilgiye de www.patrofin.com’dan ulaşılabiliyor.
