Şirketinize en uygun ERP hangisi?
Muhasebe, finans, stok yönetimi, ana üretim planlama, satın alma, üretim, proje yönetimi, kalite kontrol, insan kaynakları ve performans değerlendirmesi gibi belli başlı bölümlerin yanı sıra ayrıca her sektör için önemli olabilecek özel iş süreçleri bulunuyor. Şirketinize uygun ERP uygulamasını bu özel iş süreçlerini de kısacası şirketinizin ihtiyaçlarını göz önünde bulundurarak tercih etmeniz gerekiyor. Uyarlama sürecinden, canlıya geçiş aşamasına kadar her süreçte doğru adımlar atılması gereken ERP çözümleri, son yıllarda gelişmiş çözümlerle farklı uygulamaları kullanıcılara sunuyor.
ERP sisteminin seçimi, işletmenin büyüklüğüne, bu bütünleşme için oluşturulan ekibin performansına, işletmenin mevcut süreçlerini yönetme yeteneğine ve pratiğine göre değişmektedir diyen Mikro Yazılımevi ERP Ürün Sorumlusu Nur GÜNER, ilgili işletmenin büyüklüğünün, KOBİ mi büyük ölçekli şirket mi olduğu düşünülerek, uygun bir sistem seçilebileceğini ve ERP çözüm paketinin belli modülleri de devreye alınabileceğini belirtti. Seçilen ERP uygulamasının başarısı ile ilgili de şunları paylaştı: “Örneğin küçük bir şirkette belirli bir kısımda çalışacak bir uygulama olabilir veya şirket sadece finansal modülleri kullanabilir. ERP sistemlerine geçiş, aslında şirketin büyüklüğüne, proje ekibinin performansına göre değişebilmektedir. Ancak en önemli etken, şirket ERP’ye bakış açısıdır. Hızlıca büyümeyi hedef alan KOBİ’lere de oldukça uygun olan ERP sayesinde ileriye dönük hedeflerinize daha çabuk ulaşabilme görüşü ile yola çıkılmalıdır. Bu çalışmanın gerçekleştirilme amacının ve beklentilerinin tümüyle anlaşılması ve hedeflere odaklanılması oldukça büyük etkendir. Bu nedenle, şirketin ölçeğinden çok, şirketin geleceğe bakışı ve odaklanması ile ilişkilidir.”
Güner, KOBİ’lerin ERP’ye yaklaşımı ile ilgili “ERP’yi iyileştirme çalışmalarının bir parçası olarak gören ve zaman içinde gelişime açık olan KOBİ’ler de ERP sistemini oldukça fazla tercih etmektedirler” dedi.
Bir işletmenin kendilerine en uygun ERP programını seçerken özetle dikkat edilmesi gereken hususlarla ilgili ise şu açıklamada bulundu: “Öncelikle şirketin ihtiyaçlarını çok iyi analiz etmiş bir ERP seçim yöneticisi ve ekibinin oluşturulması gerekir. Bu ekip tarafından işletmedeki mevcut durum, eksikler ve hedeflerin göz önüne alındığı bir analiz çalışması yapılması ERP seçim sürecinde hangi programın şirkete daha uygun olduğunun anlaşılması açısından önemlidir. Bunun dışında piyasadaki mevcut ticari yazılım adı altında birçok yazılım olduğundan satın alınacak yazılımın bir ERP sisteminin tüm teknik özelliklerini içerdiğine dikkat edilmelidir. Bir başka dikkat edilmesi gereken husus da ERP yazılımını sağlayan şirketin satış sonrası da destek vererek hizmette devamlılığı sağlayabilecek kurumsal bir yapıda olmasıdır.
Son olarak, satın alınması düşünülen ERP programının istenilen verilere erişimi kolaylaştıran rapor çeşitliliği yüksek, kişisel taleplere cevap verecek esnek bir yapıda bulunması, çeşitli donanım ve yazılım üreticilerinin piyasaya sürdüğü ürünlerle veri alışverişine olanak sağlayan bir teknolojik altyapıya sahip olması ve şirketin tüm kurumsal bilgileri yazılım içinde bulunacağından temel güvenlik unsurlarını içermesi dikkate alınması gereken diğer faktörlerdir.”
Güner’e göre, ERP sistemlerinde de görülen en önemli aksaklık ilk canlı kullanıma geçişteki yeni bir sistemin getirdiği kullanım zorluğu gibi görülen ama zamanla kolaylıkla aşılabilen kullanıcıların yeni sisteme direnç göstermesi olmaktadır.
ERP’yi seçerken sürdürülebilir olması, son 15-20 yıldır sürdürülen performansını, şirketinizin geleceğine de yansıtacak ürün/sağlayıcılar olmasına dikkat edilmeli diyen Arete Genel Müdürü Bahadır Balibaşa, ERP sistemlerinde görülen iki temel aksaklığa dikkat çekti: “Bunlardan ilki; çok hızlı ve sindirilmeden gerçekleşen proje sürecinden sonra kullanım sıkıntılarıdır. Diğeri ise kurumun ERP altyapısına uyum için süreçlerini dönüştürmek yerine, kullandığı altyapıyı kendi süreçlerine göre esnetmeye çalışması. Her iki neden de ERP’den elde edilebilecek faydaları azaltmakta ve geciktirmektedir.”
Link Bilgisayar Genel Müdürü Murat Kasaroğlu’nun da dikkat çektiği gibi 2012 yılında Sanayi, Bilim ve Teknoloji Bakanlığı tarafından ülkemizde yapılan bir araştırmaya göre ERP kullanımı büyük ölçekli şirketlerde çoğunluktadır. KOBİ statüsünde olan şirketlerin yüzde 46,1’i bir ERP sistemi kullandıklarını, yüzde 53,9’u ise herhangi bir ERP sistemi kullanmadıklarını belirtmiştir.
Kasaroğlu’na göre, kurumlar ERP sistemini seçerken, organizasyon yapısına uygun olarak birimlerin ihtiyacını karşılayıp karşılamadığı göz önünde bulundurmalı.
ERP projesi sırasında görevlendirilecek yeterli insan kaynağının olup olmadığını hatta yönetimin ERP sisteminden beklentilerinin tamamını değerlendirmeli ve sonrasında seçim yapılmalıdır. ERP sistemi maliyetleri değerlendirilirken projenin tüm aşamaları olan analiz, hayata geçirme, yazılım geliştirme, destek ve bakım süreçlerinin tamamı ele alınmalıdır. Kasaroğlu, ERP uygulamalarında görülen aksaklıkların birçoğu şirket kültürüne ve ihtiyaçlarına uygun seçim yapılmamış olmasına bağlıyor. “Bu nedenle zaman içerisinde ERP sistemlerinin şirkete uyumsuzluğu oluşmakta ve kullanımında azalma ortaya çıkmaktadır” diyen Kasaroğlu, “ERP sistemleri, şirketlerin yaşayan bir parçası olarak görülmeli, kullanım alanı ve kullanıcı sayısı gittikçe artırılmalı, şirketin tamamında kullanılacak şekilde yaygınlaştırılmalıdır. En önemlisi de değişen rekabet şartları ve iş süreçlerine göre güncel tutulmalıdır” açıklamasında bulundu.
Netsis Yazılımdan Sorumlu Başkan Yardımcısı Medi Ventura, ERP seçim süreci ile ilgili “ERP çözümünden maksimum faydalanmanın ilk adımı doğru çözümü seçebilmekten geçiyor, neye ihtiyacınız olduğu iyi analiz edilmeli ve değişime hazır olunmalıdır. Yalnızca bugünün değil yarının ihtiyaçları da göz önüne alınarak tercih yapılması daha başarılı bir sürece girmenizi sağlayacaktır. Süreçlerin analiz edilmesi, hedeflerin ve çözüm ortağınızın çok iyi değerlendirilmesi daha az sorunla karşılaşmanızı sağlayacaktır” dedi.
“Tercih yaparken ERP çözümünün uzun vadeli bir yatırım olduğunu unutmayalım. Zamanla ihtiyaç duyacağınız destek ve hizmetler değişeceği için çözüm sağlayıcı şirketinizin ne tür destek programlarına sahip olduğu, desteğini ve hizmetlerini hangi teknoloji ve yöntemlerle size sunacağını öğrenmeniz sizi bir adım ileri taşıyacaktır” diye açıklamada bulunan Ventura, yöneticilerin ERP yatırımının önemini benimsemesi, ERP projesinin başarıyla tamamlanmasının şirket hedeflerinde yer alması ve çalışanların sürece uyum sağlamasının önemli etkenler olduğunu; ayrıca seçilen çözümün yerel mevzuata uygunluğu, esnekliği, teknolojisi, ölçeklendirilebilir olması, işletmeyle birlikte büyüyebilmesinin de projelerin başarısında rol oynadığını belirtti.
Ventura’ya göre, çok uluslu şirketlerden küçük ölçekli girişimcilere kadar ölçek ve sektör ayırt etmeksizin uygulanabilen ERP yazılımları, hızla değişen iş dünyası dinamikleri karşısında rekabet avantajı elde etmek isteyen her kuruma hizmet ediyor.
Ventura, yaşanan sıkıntılarla ilgili ise şunları söyledi: “ERP uyarlaması ile birlikte iş süreçlerini de yeniden düzenlemeye ve şirket kültürünün dışında işleyişleri uygulamaya çalışan işletmelerde, projenin uzaması ve insan kaynağının uyumu, sorun olarak karşımıza çıkıyor. Değişikliğe ve yeniliğe karşı direnç nedeniyle, ERP kullanıcıları ilk önce uygulamayı ikinci bir iş gibi görüyorlar. Ancak bu çoğu zaman projelerin hayata geçtiği zamandan kısa bir süre sonra kişilerin ERP süreçlerinin faydalarını somut olarak görmesiyle sona eriyor. ERP uygulamaları sadece bilgi işlem bölümlerinin sorumluluğu olmaktan çıkıp tüm departmanlarda aktif olarak kullanılabiliyor.”
Teknosol Bilgisayar ERP Satış Yöneticisi Filiz Kaşıkçı, zor ve sancılı bir aşama olarak tanımladığı ERP seçim aşamasının kritik önemini şu sözlerle dile getirdi: “Verilecek karar, bundan sonraki başarı veya başarısızlığı etkileyecektir. Şirketin iş süreçlerini belirlemesi ve isteklerini netleştirmesi seçimi kolaylaştıracaktır. Bu aşamadan sonra iki konu daha vardır. Birincisi ERP şirketi, ikincisi de ERP yazılımı. Genelde bu iki yapı bütünleşik görünseler de uygulamaya gelindiğinde çözümde sıkıntılar yaşanabilir.
Yeni Türk Ticaret Kanunu’nun da yürürlüğe girmiş olması da bu süreci ileri taşıyor. Orta ölçekli işletmeler ve KOBİ’ler hızlı bir arayış içine girmekteler” dedi.
Cünbül, şirketlerin ERP seçimlerinde uzman kadro ile çalışmasının önemine şu sözlerle dikkat çekti: “ERP seçiminde en çok dikkat edilmesi gereken şey, şirketlerin kendi süreçlerine en uygun yapıyı oluşturabilecek uzman bir kadro ile çalışmaktır. Aksaklıklar sadece yanlış uygulama ve özellikle geleneksel Türk sanayisinde olduğu gibi yeniliğe olan dirençten kaynaklanır. Yapı düzgün kurulursa ve çalışanın katkısı tam sağlanırsa ERP sistemleri tüm gelişmiş ülkelerde olduğu gibi büyük bir altyapı ve yetenek sağlayacaktır.
ERP uygulaması başta yöneticiler tarafından benimsenmeli
KoçSistem Ar-Ge ve İş Uygulamaları Danışmanlık Direktörü Ömer Özgür Çetinoğlu ise ERP uygulamalarını daha çok büyük ölçekli şirketlerin tercih etmesini tüm süreçlerin ele alınmasıyla önemli bir yatırım gerektiren, uzun soluklu bir uygulama olmasına bağladı ver ekledi: “Bu uygulamalar, iş birimlerinin ve BT ekiplerinin ortak hedeflerle birlikte çalışmasını gerektirir. KOBİ’ler ise daha düşük yatırım gerektiren iş uygulamalarına veya acil problemlerini çözen destek süreçlerine yardımcı BT teknolojilerine yatırım yapıyorlar.”
ERP uygulamalarındaki aksaklıklarla ilgili “Başında üst yönetimin sistemi ve projeyi sahiplenmemesi gelmektedir. Projenin kurumsal bir dönüşüm değil, bir teknoloji projesi olarak kısıtlı bakışla algılanması, ERP ile gerçekleşecek değişimin iyi anlatılamaması, projenin kapsamının ve fazlandırılmasının doğru belirlenmemesi, iş birimi kullanıcılarının projeyi sahiplenmemeleri ve değişime direnç göstermeleri, projenin geçiş sürecinin iyi planlanıp izlenmemesi, ERP desteğindeki aksamalar, ERP sistemini taşıyacak BT altyapısı için gereken yatırımın yapılmaması gibi aksaklıklarla da uygulamalar sırasında karşılaşılabilir” açıklamasında bulundu.
Şirketin yaklaşımı, tecrübesi ön plana çıkarken, ERP projesinin şirkete göre şekillendirilebilen esnek bir yapıda olması, bilgi teknolojilerini desteklemesi, web desteği sağlaması, verilere tek bir noktadan ulaşması, esnek raporlama özelliklerini barındırması, uygun donanım maliyetlerinde olması dikkat edilmesi gereken noktalardır. ERP sistemleriyle birlikte şirket iş süreçleri tekrar yargılanır bazıları da değişime uğrayabilir. Mevcut yürüyen iş akışının haricinde yeni işlemler yapmak gerekebilir. Bu sürece şirket çalışanlarının çok iyi hazırlanması gerekmektedir. Bunun yanında ERP projesinin de şirket dinamiklerine uyum sağlanabilir olması önemlidir. Aksi halde oluşturulacak yapı şirket bünyesine uyum sağlayamayacak ve proje başarısızlığa mahkûm edilecektir.”
Elan Bilişim Genel Müdürü Ömer Cünbül, “Büyük ölçekli şirketlerin yanı sıra büyüme hedefindeki KOBİ’lerin de, bu yolda stratejik kararlar vermede onlara büyük kolaylıklar sağlayacak ERP sistemlerine ilgisi gün geçtikçe artıyor. ERP sistemlerinin işletme içindeki birimlerin koordinasyonunu sağladıkları için özellikle büyük işletmeler için vazgeçilmez olduğunu vurgulayan Sentez Yazılım Genel Müdürü Bedri Dikici, “İşletmeler kendilerine uygun ERP sistemini belirlerken öncelikle gereksinimlerini doğru belirlemelidirler. Mevcut durumları ve gelişim planları doğrultusunda, kendilerini geleceğe taşıyabilecek teknoloji ve birikime sahip bir ERP sistemi seçmeleri doğru olacaktır. İşletme öncelikle kendi sektöründe deneyim sahibi, uygun referanslara sahip bir ERP sistemini belirlemeli ve gereksinimleri doğrultusunda pilot çalışmaları yapmalıdır. Planlanan yapıya uygun ortamda performans, dayanıklılık ve tutarlılık testleri mutlaka yapılmalıdır. Bir işletme için ERP sisteminin öneminin bilinciyle, sisteme seçimi yapılmadan bütün bu çalışmaların yapılması en doğru yaklaşım olacaktır” dedi.
Dikici, ERP uygulamasının şirkette yol açacağı olumlu etkilere ve olası aksaklıklara ise şöyle değindi: “ERP sistemi işletmenin iş süreçlerinin bütünleştirmesi sayesinde doğrudan performans artışı sağlamaktadır. Sistem işletmenin süreçlerine uyumluluğu doğrultusunda performansı etkileyecektir. Burada sistemde yapılan özelleştirmeler ön plana çıkmaktadır. Yapılan uyarlamaların işletmenin doğal iş akışına uyumlu olmaması durumunda performans olumsuz yönde etkilenecektir. Bu durum aynı zamanda ERP uygulamalarında görülen en önemli aksaklıklardandır. İşletme ile ERP danışmanları arasındaki iletişim sorunları nedeniyle oluşturulan eksik veya hatalı çözümler büyük aksaklıklara, performans kayıplarına neden olmaktadır.”
Uniteam İş Geliştirme ve Satış Genel Müdür Yardımcısı Duygu Demiral, “Yine bu tip yazılımları yalnız büyük ölçekli şirketlerin kullanabileceği, özellikle küçük şirketlerin uygulamakta zorlanacakları yönündeki inanışlar da aşılmış, üretilen çözümlerle çok az sayıda kullanıcıya sahip küçük işletmeler de bugün hem operasyonel hem de maddi açıdan ERP uygulamalarına sahip olabilir duruma gelmişlerdir” diyerek KOBİ’lerin ERP uygulamaları kullanımıyla ilgili olumlu görüşünü belirtti ve ekledi “KOBİ’ler için standart iş süreçlerinin yazım ile birlikte transferi, planlama ve faaliyet tarafındaki iyileştirmeler günümüzde çok daha hayati durumdadır. Bizim de hizmet verdiğimiz şirketlerden yüzde 30’u KOBİ olup bu rakam giderek yükselmektedir.”
Demiral, başarılı ERP yazılımlarının özelliklerini ise şöyle açıkladı: “ERP ile iş süreçleri adreslenir, modüler yapıdadır, bütünleşiktir, kurum sınırlarını aşar, müşteri iş ortağı ve tedarikçileri birleştirir. Uçtan uca bir ERP çözümü kurumun tüm iş fonksiyonlarını destekler. Başarılı bir ERP projesinin olmazsa olmazı ‘Yönetimin Onayıdır’. Yönetim kadrosu projeye inanmalı, ne beklediğini belirlemeli ve denetleyerek projeyi izlemelidir. Proje ekibinin takıldığı noktalarda çözümler üretmelidir. Diğer başarı unsuru proje ekibidir; ERP uygulamasını gerçekleştirecek şirket yoğun bir proje dönemi yaşayacaktır. Bu dönemde özellikle anahtar kullanıcılar aynı anda hem günlük işlerini yapacak hem de projede çalışacaklar. Bu nedenle işletmede nitelikli bir ekibin bulunması ve anahtar kullanıcıların işlerini iyi bilen, inisiyatif kullanabilen, tecrübeli, açık görüşlü çalışanlardan oluşması başarı için en önemli unsurlardandır. Ekibin diğer bileşeni olan danışman şirketin tecrübeli, çözüm üreten, başarı odaklı olması da proje başarı unsurlarından biridir. Daha önce açıkladığımız gibi hem işi hem yazılımı bilen danışmanlar projeyi doğru yönetirler.
Elbette ki vazgeçilemez diğer unsur ERP yazılımının kendisidir. Dünya çapında iş bilgisinin aktarıldığı yazılımlar tabiidir ki dünya çapında sektörün en başarılı şirketlerinin tecrübe ve istekleriyle oluşmuştur. Ölçeklenebilir olmak önemlidir. Bugün yeni kurulmakta olan bir şirket olarak ERP’den beklentiler daha az iken, şirket büyüdükçe, yeni iş alanlarına girdikçe, ERP de ihtiyaçlara cevap verebilir olmalıdır. Nitelikli ürün aynı zamanda sürekli destek alabileceğiniz bir kurumsal yapıyı da birlikte getirir. 7/24 destek verebilen bir yazılım sürekli yanınızda olduğunu hissettirir. Dünya çapında olmakla birlikte aynı zamanda yerel mevzuata cevap verebilecek bir yazılım vazgeçilmezdir.”
Navigator İş ve Bilgi Yönetim Hizmetleri Genel Müdür Cenk Taner Bıçakçı, “ERP çözümlerinin başarıya ulaşabilmesi için kendi yapınıza, var olan teknolojik sistemlerinize ve kurumsal hedeflerinize en uygun çözümü seçip hayata geçirmeniz son derece önemlidir. ERP çözüm belirleme sürecinde, zaman ve maliyet kaybına neden olmadan, operasyonel verimliliği artıracak, sistem kurulduktan sonra da etkin kullanımını sağlayacak sistematik bir yol izlenmeli, ihtiyaçlar çerçevesinde en uygun çözüm belirlenmelidir” dedi.
Bıçakçı, ERP seçim sürecinde şirketlerin yaşadığı zorlukları şu sözlerle anlattı: “ERP paketlerinin program fiyatları, kurulum sürelerinin uzun sürmesi gibi durumlar ERP uygulamalarını kullanmak isteyen şirketleri zorlayan önemli unsurlardandır. Buna görünmeyen maliyetler, eğitim gören kullanıcılar ve bu yüzden iş veriminin düşmesi, personelin daha fazla çalışmasını eklersek gerçek maliyetler çok daha yükselebiliyor. Ancak bu çoğu zaman projelerin hayata geçtiği zamandan kısa bir süre sonra kişilerin ERP süreçlerinin faydalarını somut olarak görmesiyle sona eriyor ve ERP uygulamaları sadece bilgi işlem bölümlerinin sorumluluğu olmaktan çıkıp tüm departmanlarda aktif olarak kullanılabiliyor.”
Logo Business Solutions İcra Kurulu Üyesi M. Buğra Koyuncu, ERP uygulamalarında yaşanabilecek aksaklıklarla ilgili şunları söyledi: ”ERP, BT altyapısını tek sistem altında toplamasıyla yönetimi kolaylaştırarak verimi artırmayı sağlıyor. Diğer taraftan kullanımın karışık olması, sorun gidermenin zor oluşu ve işin üzerinde kişisel kontrolün azalması nedeniyle uygulamada sorunlar yaşanabiliyor. ERP uygulamalarını hakim, nitelikli eleman yetersizliği ve iş süreçleriyle yazılım arasında görülebilecek uyumsuzluklar da sorun yaratabiliyor. Teknik anlamda problemlerin yaşanmaması için altyapının ve yazılım yerel desteğinin yeterli olması gerekiyor.”
Koyuncu ERP’nin şirkete sağladığı yararları ise şu sözlerle ifade etti: “ERP uygulaması, kurumdaki tüm faaliyetleri birbiriyle bütünleşik olarak yönetmeyi sağlar. Veriyi güvenli bir şekilde elektronik ortamda saklama ve bütünleşik yapıda sorgulayabilme olanağına sahiptir. Raporlanabilmesi sayesinde karar destek mekanizması niteliği taşır, ileri derecede güvenlik sağlar, tüm süreçlerde performans, tekrarsız bilgi girişi ve anında rapor, basım gibi olanaklarla verimi artırır.”
Koyuncu da, kurumların ERP’yi seçerken öncelikle kendi yapısından yola çıkarak ihtiyaçlarını belirlemesi ve uygulamayı önce test etmesi gerektiğine dikkat çekti ve ekledi: “Ürünün yeterliliği çok önemli bir faktör. Yani ürün, teknolojik anlamda ve altyapısıyla kurumun ihtiyaçlarını karşılayabilmeli. Uygulama satın alınmadan önce mutlaka test edilmeli, bugünkü ve gelecekteki faydası iyi araştırılmalı, altyapısı incelenmeli, sistem özellikleri belirlenmeli.”
“İhtiyaçlarınızı belirleyin”
ERP’nin artık sadece büyük ölçekli şirketler tarafından değil, KOBİ’ler tarafından da tercih edildiğini belirten Detaysoft Genel Müdürü Ozan Ersen, kurumların kendilerine uygun ERP’yi seçerken dikkat etmeleri gerekenlerle ilgili şu detayları paylaştı: “Günümüzde küresel rekabetin artması ve KOBİ’lerin var olan rekabet ortamında ayakta kalabilme şartlarından en önemlisi ERP gibi bilişim teknolojisine yatırım yapmaktan geçmektedir. Kurumlar kendilerine en uygun ERP’yi seçerken öncelikle mevcut yapılarını ve ihtiyaçları belirlemelidir. Sonrasında ise ürün ve uygulamayı gerçekleştirecek şirket seçilmelidir. ERP yazılımı gerek teknoloji gerekse altyapı olarak firmanın şu anki ve ileride doğacak ihtiyaçlarını karşılayabilmelidr. Bu açıdan ürünün geleceği araştırılmalı, altyapısı incelenmeli ve uzun vadeli desteği muhakkak sorgulanmalıdır.”
Ersen, ERP sistemlerinin uygulanması aşamasında aksaklıklarla karşılaşmamak için öncelikle kritik başarı faktörlerinin belirlenmesi gerektiğini vurguladı ve ekledi: “ERP’ler stratejik açıdan önemli ve büyük projelerdir, bu nedenle kurumlar için doğru zamanlama seçilmelidir. Üst düzey yönetimin ERP sistemlerine inanması ve tam destek vermesi gereklidir. Proje ile ilgili şirketlerde farkındalık yaratılmalı ve hedeflere ulaşmak için en üst seviye çalışandan en alt seviyeye kadar herkes işin içinde olmalıdır. ERP sistemlerinin uygulanması bir değişimdir ve “Değişim Yönetimi” prensipleri ile ele alınmalıdır.”
İşin aslı yönetişim
ERP yazılımlarının karşısında bir duruş sergileyen Ebils Yazılım Danışmanı Ahmet Esgin’e göre, işin aslı yönetişim. Yönetişim ise yönetim + iletişim + bilişim teknolojilerinin iş ile örtüştürülmesidir. Esgin, eklektik SCM, ERP, CRM, HRM, BI, BSC, CMMS, MES gibi uygulamaların yerine Kurumsal Süreçlerin Yönetişiminden bahsedilmesi gerektiğini, internet ve etrafında geliştirilen teknolojilerin; iş, ilişki, iletişim, enformasyon ve bilgi süreçlerinde yarattığı değişimi doğru algılayıp işle bütünleştirmek zorunda olduğumuzu söyledi. Tanımlanan standart uygulama çerçevelerinin, “gelen/giden”e web servislerine, B2B2C tedarikçi/müşteri bağlantılarına, finansa, kamuya bağlantılara, lojistik servislere bağlantılara, mobil uygulamalar ve GSM, SMS ile bütünleştirmelere, sosyal medya, sayısal pazarlama, itibar yönetimi etkinliklerine, web sitesinin girişimin adresi olarak dünyayla bağlantı noktasına dönüşmesine imkan vermesi gerektiğine dikkat çekti.
ERP olmazsa olmaz
ERP’yi “Bir kurumun bütününde akan tüm bilginin birbiriyle bütünlüklü biçimde kayıt ve kontrol altına alınmasını sağlayan yazılımlar” olarak tanımlayan Workcube YKB Yardımcısı Özlem Açıkel Turhan ERP’nin şirketin geleceği için önemini şu sözlerle açıkladı: “ERP tüm kurumlar için artık neredeyse olmazsa olmaz haline gelmiştir. Çünkü artık işletmeler için en büyük değer ürettikleri bilgidir. Eğer bu bilgiyi planlı bir biçimde yönetemezseniz rekabette geri kalırsınız, dünyaya açılamazsınız. ERP veya herhangi bir merkezi bilgi sisteminiz olmadığında bu bilgi excell dosyalarında, e-maillerde parça parça dağınık biçimde yaşar. Kişilerin ürettikleri kişilerde kalır. Paylaşılması yaygınlaştırılması zorlaşır. Bilgilerin ortak raporlamaları çıkamadığı için karar vericiler yanlış kararlar alabilirler.”
Doğru yazılımı seçip ve doğru ekiple çalışın
ERP ihtiyacını saptamış, ortak bir iradeyle ERP yazılımı almaya karar vermiş bir şirket için ERP seçim süreci ile ilgili “seçim süreci profesyonelce ele alınmalı, somut ihtiyaçlar ortaya konarak bunların ne ölçüde ve şekilde karşılandığı yine somut olarak değerlendirilmelidir” diyen IFS Genel Müdür Yardımcısı Göksel Sanbay, şirketin en az 10 yılını etkileyecek bir ERP uygulamasının başarıya ulaşması için 3 etken olduğunu söyledi: “ Şirketin kendisi (yani sizin ne kadar hazır olduğunuz ve proje ile birlikte harcamayı göze alacağınız ve harcayacağınız efor), alacağınız yazılımın yeterliliği, danışmanlık alacağınız ekibin yetkinliği ve proje içindeki etkinliği. Yanlış bir evliliğin ev hayatında yaşatacağı sıkıntıların türevlerini iş hayatınızda yaşayabilirsiniz. O yüzden doğru yazılım ve doğru ekip ile çalışmak son derece önemlidir.”
ERP seçimi öncesi hazırlık şart
Model Kurumsal Çözümler Genel Müdürü Atila Zeybek
ERP uygulamalarının KOBİ’ler ve şirketler tarafından kullanım yaygınlığına bakıldığındaki tabloyu şöyle yorumladı: KOSGEB verilerini de hesaba kattığımızda, bu sektörde web sitesi olmayan ve iş hacminin gerektirdiği ölçekte bir ERP çözümüne sahip olmayan KOBİ’lerin oranının yüzde 70’in üzerinde olduğunu söyleyebiliriz. Yüzde 30’luk dilimin büyük çoğunluğu da büyük ölçekli üretim ve ticari faaliyetlerini, muhasebe tarafında küçük ölçekli ticari programlarla, stok ve üretim tarafında ise bağımsız programlar ve Excel tabloları ile yönetmeye çalışıyorlar. Oysa KOBİ’lerimiz, bir program satın almak yerine, kendisine kurumsal disiplin kazandıracak olan dönüşümü baştan sona yönetecek, inceleyecek, bütünselliğe göre doğru değişikliklere karar verecek ve bunların fiilen uygulanmasını sağlayacak, işi bilen tecrübeli bir ekiple süreci tamamlamalı. KOBİ’ler, öncelikle kendilerine ait ihtiyaç listesi çıkarmalıdır. Sonra, projeye bir sponsor veya ilgili kişi atamalıdır. ERP uyarlamasının kurum içinde meydana getireceği değişiklikleri tüm proje ekibiyle önceden paylaşmalı; onlardan sorumluluk ve katılım beklendiğini mutlaka belirtmelidir. Ayrıca, ERP uyarlama sürecinde kendilerinden beklenen katkının bir ek iş olmadığını, işlerinin asli unsurlarından biri olduğunu belirtmek gerekir.”
“ERP hazırlığının ardından seçim süreci çok önemli. Ülkemizdeki başarılı olamamış ERP projelerini incelediğimizde, hem sanayi işletmelerimizin yöneticilerinde tecrübe eksikliği, hem de ERP sağlayıcı şirketlerin yaklaşımlarında ciddi istismarlar gözleniyor” diyen Zeybek bu süreç için şu önerilerde bulundu: “Dünyadaki en yaygın ve en güçlü ERP ürününün seçilmesi, en başarılı ERP uyarlamasının garantisi değildir. Çok güçlü markaların düşük bedelli tekliflerine şüpheyle yaklaşıp, içeriğini titizlikle inceleyin. Birçok ERP şirketi küçük kapsama düşük bedelli bir teklifi anahtar teslim imajıyla sunuyor. Kendilerine sorduğunuzda, “Evet anahtar teslim” denilmesine, teklif veya sözleşmeye bu ifadenin yazılmasına itibar etmeyin, ERP şirketinin teklif ve uygulama tarzını, referans şirketlerin sahipleriyle konuşup mutlaka teyit edin. Referans kontrolünü işletme sahibi olarak özellikle siz yapın; başka bir yöneticinize delege etmeyin. Çalıştığı sanayi şirketinin ihtiyacına uygun olmasa bile, kendi kariyerini ön planda tutan ve belirli ERP markalarını seçtirmek için aşırı gayret gösteren bilgi işlem müdürlerine dikkat ediniz. Seçim sürecine girmeden kaliteli bir hazırlık süreci yürütmezseniz ve projeniz başarısız olursa, seçmiş olduğunuz güçlü marka asla zarar görmez, şirketinizin başarısız olduğu ifade edilir.”
ŞİRKET KÜLTÜRÜNE UYUM ÖNEMLİ”
Microsoft Türkiye Dynamics Satış Direktörü Arzu Türker Yılmaz da her şirketin kendine özel bir yapısı bulunduğunu ERP seçilirken genelde şirketin bulunduğu durum ve kendi içinde iş süreçlerini yönetme kültürünün öneminin dikkate alınması gerektiğini vurguladı ve ekledi: “ERP seçiminde mevcut iş süreçlerinin yazılıma uyumu, uymayan noktaların geliştirme imkanının sınırları, toplam kurulum ve sürdürme maliyeti, kullanım kolaylığı, raporlama seçenekleri, destek hizmetlerinin kalite ve maliyeti, toplam donanım ihtiyacı, kurum dışı sistemler ve kullanıcılar ile bütünleştirme kabiliyeti önemli kriterler olarak öne çıkar.” Orta ölçekli ve büyümekte olan şirketler için kurumsallaşmanın sürdürülebilirlik ve rekabet açısından büyük önem taşıdığına dikkat çeken Yılmaz, ERP’nin bu sürece katkısı ile ilgili “Özellikle küçük işletmelerde kazanımlarda daha çabuk alınmakta. Örneğin bir müşterimiz, ERP geçiş sonrasında stoklarını daha doğru takip edebilmeyi başardığı ve tüketim analizlerini yapabilmeye başladığı için stoklarını yüzde 50 oranında azaltmayı başardı. Bu her ay yaklaşık 150 bin dolarlık bir kazanım demekti. Bir başka müşterimiz yurtdışı ihracat maliyetlendirmesini en güncel bilgiler ile oluşturabildiği için, yüzde 2,5 olan yanlış navlun hesaplamalarını ortadan kaldırarak, satılan malın maliyetinde yüzde 15’e yakın iyileşme sağladı.
“Her aşamada birlikte çalışabileceğiniz bir şirket seçin”
“ERP, belli bir büyüklüğe ulaşmış her işletme için mutlak bir ihtiyaçtır. Büyük ölçek firmalar, KOBİ’lere kıyasla hem iş yoğunluğundan hem de rekabete ayak uydurabilmek açısından ERP’ye yatırım yapıyorlar. “Kurumsal şirketlerde başarısını ispatlamış olan ERP sistemleri, bugün için daha pratik, basitleştirilmiş ve uygulanabilir hale getirilerek orta ve küçük ölçeğe indirgenmektedir” diyen Nebim Yönetim Kurulu Üyesi Murat Demiroğlu, KOBİ’lerin ERP kullanımı ile ilgili şunları söyledi: “KOBİ’ler de kendi satın alma, envanter yönetimi, satış, tahsilat, nakit akışı süreçlerini ölçmek ve yönetmek istiyorlar. Nakit akışını ve alacakları takip etmek, gereksiz stok tutmamak, müşterilerini ve onların ne aldıklarını anlayabilmek ve gerektiğinde SMS gibi yöntemlerle onlara ulaşıp müşteri ilişkilerini yönetmek, KOBİ’lerin öncelikleri arasında.”
Demiroğlu, bir şirketin ERP seçerken dikkat etmesi gerekenlerle ilgili detayları şöyle açıkladı: “ERP sistemlerinin bir firmada kurulması proje yönetimi süreci olarak ele alınmalıdır. Bu nedenle ERP sistemlerinin başarısı, doğru şekilde ele alınmış proje süreçleriyle büyük ölçüde ilişkilidir. Şirketler ERP çözümünü seçerken; planlamadan satın almaya, üretimden sevkiyata, tüm satış kanallarındaki uç noktalarda gerçekleşen, satıştan satış sonrası hizmetlere kadar; bir perakendeci, toptancı ya da üretici şirketin gereksinim duyacağı tüm iş süreçlerini baştan sona kapması özelliğine dikkat etmelidir. Nebim’in geliştirdiği Nebim V3 ERP çözümünün desteklediği iş süreçleri ve fonksiyonlar tasarlanırken; özellikle perakende, toptan satış ve üretim gerçekleştiren, toptan, perakende, bayi gibi çok kanallı yapıları olan, çok uluslu operasyonları hedefleyen firmaların gereksinimleri göz önünde bulunduruldu. Bunun yanı sıra şirketler ERP’ye geçiş kararı aldıktan sonra, işbirliği içerisinde olacakları kurumu yalnızca uyarlama sürecinde değil, aynı zamanda fiili kullanıma geçtikten sonra da gereksinim duyacakları her anda yanlarında bulabilmelilerdir. ERP seçerken şirketler yakın çalışmaya devam edebilecekleri bir şirket seçmelidirler ki işletme kaynaklarını verimli kullanarak rekabette bir adım öne geçebilsinler.”
Bütünleşebilen ERP yazılımlarını seçin
Marka bağımsız çalışan ERP Komitesi Koordinatörü M. Göker Sarp, şirketlere işletme süreçlerine uygun kapsamda, kullanımı basit, esnek, geliştirmeye açık, farklı ortamlardan kolay erişilebilen, maliyeti uygun, farklı platform ve yazılımlarla bütünleştirilebilen yazılımlardan birini seçmelerini önerdi ve ekledi “Bazı sistemlerdeki kişiselleştirmeler, ERP sisteminin yapısını değiştirebilir. Uyarlama kolaylığı olan yazılımlar, başarınızı ve sistem sürekliliğini sağlayan etmenlerdendir. ERP projelerinde, verimlilik ve riskler göz ardı edilerek, süreçlerin yeniden tasarlanmasına daha fazla zaman ayrılır. Böylece süreçlerin verimliliğini sağlayacak ve veri bütünlüğünü garanti edecek gerekli mekanizmalar ERP projesine dahil edilmemiş olur. Uygulamaya geçmeden önce yapılacak bağımsız analiz ve proje ekibi ile birlikte tasarlanacak olan kavramsal çözüm ve ERP öncesindeki değerlendirmeler ile süreçler içindeki güvence sistemlerinin bütünleştirilmesi başarıyla sağlanabilir. Günümüzde ERP projeleri ile birlikte sistem ve süreçler aracılığıyla üretilen bilgilerin ve dolayısıyla kurumsal sistemin güvenilirliği önem kazanmaktadır, bağımsız proje yönetimi, kurumsal uygulamaların denetlenmesi ve değerlendirilmelerine olan ihtiyaç artış göstermektedir.”
