Uzaktan Çalışma Düzenini Tamamlayan Son Parça: Dijital Onay
Pandeminin etkisinin beklenenden daha uzun sürmesi nedeniyle uzaktan çalışmak artık bir yaşam tarzı haline gelmiş durumda. Bundan dolayı da şirketlerin iş akışlarındaki onay süreçleri için teknoloji kullanımı artmaya başladı.
Kurumsal Dönüşüm Platformu Koordinatörü M. Göker Sarp’ın verdiği bilgilere göre, onay mekanizması, hiyerarşik bir düzende maddi veya idari kriterlere göre kontrollerin yapılarak sürecin talep veya işlev doğrultusunda ilerletilmesini, damgalanmasını veya imzalanması kapsar. Bu süreçlerin birçoğu son dönemde dijital olarak kolayca yürütülmeye başlandı.
“Dijital onay sistemi ile evrakların ıslak imzayla imzalanması, saklanması ve istendiği zaman araştırılıp bulunması gibi zorluklar ve bunlarla ilgili maliyetler ortadan kaldırılabiliyor” diyen M. Göker Sarp, açıklamalarını şöyle sürdürdü:
“Dijital belgeler daha kalıcı ve taşınabilirdir. Bu nedenle, iş akışı uygulamalarının bir parçası olan dijital formları veya belgeleri onaylamak, damgalamak ve e-imza ile imzalamak çok daha kullanışlı olmaktadır. Dijital onay sistemleri ile kağıt sarfiyatının önüne geçerek doğayı korurken, işlemlerin ve prosedürlerin birkaç adımda kolayca halledilmesi sağlanabilmektedir.
Sayfalarca kağıt imzalamak veya onay vermek için ofise gitmek yerine birkaç tıkla evraklara onay verebilir ve zamandan tasarruf edilebilir.
Şirketlerin içine en çok nüfuz eden yazılımların başında ERP (Kurumsal Kaynak Planlama) sistemleri gelmektedir. ERP sistemleri tüm departmanlar tarafından uçtan uca kullanılmaktadır. Zaman içinde şirketler kullandıkları ERP yazılımlarında onay mekanizmasının bulunmaması üzerine onay fonksiyonelitesini dahil edebilmek için iş süreçleri yönetimi (BPM) yazılımlarına yönelmeyi tercih etmişlerdi. Hatta bazı durumlarda bu eksiklikten dolayı, onay süreçlerinin yoğun olarak yer aldığı satış ve insan kaynakları gibi departmanların kullandığı ERP modüllerinde ön yüz olarak da BPM yazılımlarının ekranları tercih edilmeye başlanmıştı.
BPM yazılımlarına yönelik taleplerinin artışı ile ERP üreticileri onay mekanizmalarını bünyelerine katmaya ve kendi geliştirdikleri veya satın aldıkları BPM yazılımlarını da iş uygulamaları ürün ailelerine dahil etmeye yöneldiler. Son zamanlarda e-imza yeteneklerinin de bu sistemlere kazandırılmasıyla çalışanların bu tarz işlerini bütünüyle uzaktan yürütme imkanı doğmuştur.”
