Yeni ihtiyaçlar, bilgi ve doküman yönetiminin sınırlarını genişletiyor
Kurumlar, hem ekosistemleriyle daha hızlı ve doğru paylaşım yapmak hem de kurum hafızasına katkıda bulunmak üzere bilgi ve doküman sistemi yatırımlarına artırıyor. Bu alanda kamu başta olmak üzere elektronik doküman yönetimine geçilmesi konusunda yasal zorunluluklar da devreye girerken ve bilgi ve doküman yönetimi sistemleri kurumun iş hedeflerine uygun, süreçleri adresleyen yapılara dönüşüyor.
Yeni uygulamalar için iş akışı mantığı öne çıkıyor
Anadolu Bilişim Hizmetleri Ürün Geliştirme ve İş Sistemleri Müdürü Atakan Karaman’a göre bilgilerin farklı farklı ortamlarda üretimi, gerekli durumlarda bilginin bir anda ve birden fazla kişi ile paylaşımı gibi çeşitli ihtiyaçlar, doküman yönetimini sadece tek bir kağıdı dosyalama ve arşivleme basitliğinin çok ötesine taşıyan kapsamlı bir çözümü gerektiriyor. Bu teknolojilerin artık belli bir olgunluğa ulaşsa da gelinen noktanın yetersiz kalabildiğini de belirten Karaman, burada önem kazanan bir nokta olduğuna dikkat çekti. Burada önemli olan hususun gelen ve giden bilginin aynı kağıt ortamdaki iş akışı gibi elektronik ortamda da belli bir iş akışı mantığıyla hareket etmesini sağlamak olması gerektiğini vurgulayan Karaman, “Günümüzde işi sadece doküman yönetimi olan şirketler, kendi özel çözümlerini bir hizmet gibi sunabilmektedirler. Bu şirketler özellikle sizin adınıza kağıt ortamda gelen/ giden evraklarınızı elektronik ortama aktarıp, tek bir arayüzden bu evraklara erişebilmenize olanak sağlamaktalar” diye konuştu. Birikimsis Ar-Ge Müdürü Cenk Yurduseven ise son dönemde bilgi yönetiminde en önemli kavramın konsolidasyon noktasında olduğunun belirtti.
Teknoloji dünyasının gelinen noktada konsolidasyon ve internet kavramını bir arada barındıran çözümlerle işletmelerin ihtiyaçlarına ancak cevap verebilir hale geleceğini belirten Yurduseven’e göre yüzde 100 web tabanlı ve bütünleştirilmiş yazılımlar bilgiyi edinmede, depolamada, yorumlamada, yaygınlaştırmada ve uyarlamada tüm işletme birimlerine tek ve ortak bir platform sunarak, işletmeleri rekabette öne çıkaracak konsolide bilgi ihtiyacına tam anlamıyla cevap verebiliyorlar” dedi.
Kurumsal içerik yönetim çözümlerine ulaşmak gerekiyor
Şirketlerin içerik yönetim çözümleri ile kendi sistemlerini bütünleştirmeleri gereğine dikkat çeken IBM Türk Kurumsal İçerik Yönetimi Ürün Grubu Satış Yöneticisi Fatih Kayadelen de, bilgi ve doküman yönetimi konusunda şu noktalara dikkat çekti:
“Bir içerik yönetim sisteminde bulunan belgeler, bir şirket veya bir banka sözleşmesi olabilir ya da bir araç kiralama şirketinin müşteriye imzalattığı sözleşme olabilir. Telefon operatörlüğü sözleşmesi de yine, son tüketiciye imzalatılan bir belgedir. Bu verilere zamanında ulaşabilmek için şirketlerin kurumsal içerikli yönetim çözümlerini kendilerine uyarlamaları gerekir. Bazı durumlarda bunu kendi içlerinde yapmaya çalışırlar ama her türlü detaya bu çözümler ile inemeyebilirler, çünkü bunu sağlayabilmek gerçek anlamda bir know-how, yani teknik bilgi gerektirir. Artık sadece yazılım demek yeterli değildir, bir de çözüm sunmak gereklidir. Kurumların içerisinde de bu kurumsal içerik yönetim çözümlerine ulaşmak gerekiyor. Sadece doküman yönetim sistemi satarak müşterilerimize ve onların da müşterilerine yine çok fazla artılar sağlayabiliriz fakat doküman yönetim sisteminin başına ve sonuna eklenecek ek özellikler sunan yazılımlarla tüm bu süreci çok daha esnek, çok daha müşteri odaklı hale getirebilmek mümkün olabilir. Bu neden gerekli? Çünkü bugün müşteriler bir an önce sorusuna cevap almayı, çağrı merkezlerinde 15-20 dakika bekletilmemeyi ve hemen hizmet almayı talep ediyor. Hız ve doğru bilgi çok önemli. Herhangi bir kurumun başka bir kurum veya şahıs ile ilgili birden fazla sözleşmesi varsa ve bunlardan sadece bir tanesi şu anda aktifse, bunun sistemde bilgi olarak tutulması gerekir. Çünkü şirket, sistemindeki karışıklık veya eksiklikten dolayı, aktif olmayan bir sözleşmenin hükümlerine dayanarak yaptırıma kalkarsa konu çok farklı noktalara gelebilir. Bu konuyla ilgili olumsuz geri dönüşler olabilir. Davalara maruz kalabilir, para kaybedebilirler, prestij kaybedebilirler. Maddi kayıptan daha önemli olan ise müşteri gözündeki güven imajının zedelenebilmesidir.”
Bütünleştirebilme, elektronik formlar oluşturabilme, hazır iş akışları açılım sağlıyor
Belge yönetim sistemlerinin kurumların en değerli varlığı olan bilginin gerçek anlamda potansiyelini ortaya koymasını sağladığını belirten Microsoft Türkiye Bilgi Çalışanı Çözümleri Yöneticisi Onur Görür’ e göre bu sistemler olmadan bu değerli varlık, tek tek çalışanların bilgisayarlarında dağınık dosyalar halinde ve doğruluğu denetlenemeyen bir sayısal malzeme yığını olarak bulunabilir. Çeşitli amaçlarla çoğaltılan ama buna karşı devamlılığı ve doğruluğu takip edilemeyen belgelerin de genelde kurum içindeki ömürlerinin onları ilk üreten çalışanların çalışma süreleri kadar olacağını belirten Görür, şöyle konuştu: “Oysa belge yönetim sistemleri tüm bu dağınıklığı ve karmaşayı bir disiplin altına alır. Kurum içinde üretilen belgelerin çevrimiçi ortamda paylaşımını sağladığı gibi söz konusu belgelerin kurum içinde dolaşımını ve kullanım döngüsünü izler. Çeşitli takımların üzerinde çalıştığı belgelerin ihtiyaca göre sınıflandırılmasını sağladığı gibi hızlı arama özelliğiyle de kullanıcılara tutarlı bir erişim yöntemi sunar. Tümleşik hak yönetimi sayesinde dolaşımdaki belgelerin fikri haklarının korunmasını sağlar. Çözümlerde masaüstü uygulamalarıyla büyük ölçüde bütünleştirme, elektronik formlar oluşturabilme olanakları da önemlidir. Diğer taraftan hazır iş akışları da önem kazanmaktadır.”
En uygun çözümler donanım ve yazılım çözümlerinin birlikte sunulduğu sistemler
İş akışlarını sayısal ortama taşımış kurumların bilgi ve doküman yönetimi sistemlerine daha fazla ihtiyaç duyduğu saptamasında bulunan Softtech Genel Müdürü Levent Berkman, kurumların artık etkin bilgi yönetimine odaklandığını belirtti. Mobil teknolojiler ve internet erişiminin yaygınlaşması, bilgi ve dokümanlara yer ve zaman bağımsız erişimin iş sürekliliği açısından bir zorunluluk haline gelmesinin kurumları bilgi ve dokümanlarını etkin yönetmeye yönelttiğini dile getiren Berkman, şu değerlendirmelerde bulundu:
“Kurumların iş akışları çoğu zaman bir dokümanın kuruma ulaşması ile başlıyor ya da herhangi bir neden ile başlayan iş akışlarının çeşitli adımlarında doküman üretiliyor. İş süreciyle ilişkili bu dokümanların süreç devam ederken süreci işleten herkes tarafından erişilebilir olması gerekiyor. Bunun yanında, iş süreci sırasında süreçle beraber gelişerek son şeklini alan dokümanın yaşam döngüsünün, sürecin adımları ve süreç rolleri ile ilişkisinin izlenebilir olması bekleniyor. Ayrıca geçmişte tamamlanmış iş süreçleri sırasında kullanılan ya da üretilen dokümanların kurumsal hafızanın oluşturulabilmesi için kolayca erişilebilir olması gerekiyor. Bu nedenle, belge ve doküman yönetimi olmayan süreç otomasyonlarında önemli bir parçasının eksik kaldığı, kurumların bilgi ve doküman yönetimi olmadan yaptıkları süreç otomasyonu yatırımlarını çöpe atarak iş akışı ve doküman yönetiminin beraber sunulduğu çözümlere yöneldiği gözleniyor.”
